Betalen in contanten aan werknemers en onafhankelijke aannemers

Bepaalde typen bedrijven verkopen het grootste deel van hun verkopen met contant geld. Veel van deze "cashbedrijven" betalen hun werknemers en niet-werknemers ook contant.

Hoewel het niet illegaal is om werknemers en onafhankelijke contractanten contant te betalen, is het om veel redenen geen goede zakelijke praktijk. Sommige bedrijven gebruiken contant geld om werknemers te betalen in een poging om loonbelasting te vermijden, en sommige werknemers vragen om contante betalingen om inkomstenbelastingen te ontduiken.

Dit artikel bespreekt juridische en fiscale kwesties en federale wetten met betrekking tot inkomstenbelasting, loonheffingen en andere belastingaangelegenheden.

Loon- en belastingaangelegenheden bij het betalen van werknemers in contanten

• Werkgevers moeten loonbelasting (federale en staat inkomstenbelasting en VAIS (sociale zekerheid / Medicare) belasting) inhouden van werknemersbeloningen;
• Werkgevers moeten ook de loonbelasting, inclusief het gedeelte van de VAIS belastingen en werknemers en de werkgever, aan de IRS rapporteren. Andere werkbelastingen moeten worden betaald op werknemersinkomsten, inclusief werkloosheidsbelastingen, en het compensatiefonds voor overheidswerknemers. betalingen
• Werkgevers moeten het inkomen van werknemers elk jaar op formulier W-2 melden. Dit omvat contante inkomsten.
• Werkgevers moeten het werkaanbod van nieuw aangenomen werknemers verifiëren, met behulp van formulier I-9 of het E-Verify-systeem. Deze verificatie plaatst de werknemer in het federale systeem en als deze werknemers contant worden betaald, kunnen kruiscontroles bij bureaus pogingen onthullen om loonbelasting te voorkomen door contant te betalen.

Effect van contante betalingen op werknemers

Werknemers die contant zijn betaald en geen vastgehouden VAIS-belastingen hebben, worden inkomsten uit sociale zekerheid geweigerd die mogelijk zijn gebruikt bij het berekenen van hun potentiële voordelen voor de sociale zekerheid.

• Ook werknemers die niet "op de loonlijst staan" komen niet in aanmerking voor werknemerscompensatie of werkloosheidsuitkeringen.
• CPA Gail Rosen zegt dit over het contant betalen van werknemers:

Het illegaal contant betalen van werknemers kan naast belastingproblemen ook tot ernstige problemen leiden. Wanneer een werknemer "niet in de boeken" is, kun je plotseling voorwaardelijke verplichtingen hebben die echt rampzalig kunnen zijn.

Als een werknemer tijdens het werk gewond raakt en in het ziekenhuis terecht komt, wordt hem gevraagd of hij zich tijdens het werk pijn heeft gedaan. Als de gewonde werknemer ja antwoordt, dan zijn ze gedekt onder de werknemersvergoeding. Je hebt een serieus probleem, als je geen compensatie betaalde voor arbeiders, omdat je ze contant betaalde. Hetzelfde geldt voor het niet betalen aan het fonds voor arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. Als u bijvoorbeeld de werknemer ontslaat en werkloos wordt, krijgt u auditors bij u aan de deur.
Betaalde kinderen, partners of gezinsleden betalen

Het loon van kinderen jonger dan 18 jaar die in uw bedrijf werken, is onderworpen aan dezelfde bronbelasting, loonbelasting en werkbelastingverplichtingen als andere werknemers.Als u uw eigen kinderen aanneemt, zijn ze mogelijk niet onderworpen aan VAIS-belastingen, maar hun lonen moeten aan de IRS worden gemeld. Lees meer over het inhuren van uw kinderen als werknemers.

Als u uw echtgenoot of andere gezinsleden inhuurt om voor uw bedrijf te werken en contant te betalen, kan deze persoon ook de voordelen van de sociale zekerheid ontnemen.

En alle andere hierboven genoemde kwesties, waaronder uw wettelijke verantwoordelijkheid om loonheffingen te melden en te betalen, zijn van toepassing.

Onafhankelijke contractanten betalen in contanten

Veel bedrijven betalen contractmedewerkers (tijdelijke arbeidskrachten, zomerarbeiders, terwijl betalingen aan onafhankelijke contractanten minder problemen hebben dan die aan werknemers), twee zaken zijn vermeldenswaard:

Betalingen aan contractmedewerkers moeten jaarlijks worden gerapporteerd op formulier 1099-MISC en

• U moet het ID van de belastingplichtige verifiëren voor onafhankelijke contractanten; als de ID van de belastingplichtige niet kan worden geverifieerd, moet u een back-up houden van de vergoeding van de aannemer.
• Contante betalingen aan verkopers en anderen met wie u zaken doet moet nog steeds worden onderbouwd als u wilt dat deze contante betalingen worden afgetrokken als uitgaven voor uw bedrijfsbelastingaangifte. Zelfs kleine betalingen in contanten moeten worden betaald via een klein kasfonds, met de juiste documentatie.

De informatie in dit artikel is NIET bedoeld om werkgevers te helpen bij het ontwijken van belastingen.