De Top Skills Office Managers hebben bij voorbeelden nodig

Kantoorbeheerders dragen er zorg voor dat het hele kantoor of complex van kantoren goed verloopt. Het kan ook betekenen dat er administratieve medewerkers worden beheerd en gecontroleerd. Kantoorbeheerders hebben meestal geen gespecialiseerde opleiding nodig, maar hebben veel ervaring opgedaan in zowel administratieve als managementrol.

Als u op zoek bent naar dit soort werk, kunt u uw kansen dramatisch verbeteren door te weten welke van uw vaardigheden en ervaringen u tijdens het applicatie- en interviewproces kunt benadrukken.

Gebruiksvaardighedenlijst gebruiken

Kijk over deze lijst met gezocht vaardigheden. U vindt dat u meer van hen hebt dan u dacht dat u had. Gebruik de namen van uw relevante vaardigheden als sleutelwoorden in uw cv en omslagbrief, zodat de aansturing supervisor duidelijk kan zien dat u heeft wat ze zoekt. Zorg ervoor dat u de jobomschrijving zorgvuldig doorleest, zodat u weet welke vaardigheden het belangrijkst zijn voor uw toekomstige werkgever. Ook het onderzoek van het bedrijf helpt.

Als je klaar bent voor je interview, bereid je tenminste één specifiek voorbeeld van een tijd aan, demonstreer je elk van de vaardigheden die je verwacht te bespreken. Verwacht niet dat ze uw woord voor deze dingen nemen.

U kunt ook onze lijsten van vaardigheden, die per functie en soort vaardigheden worden vermeld, bekijken.

Voorbeelden van Office Manager Vaardigheden

Niet alle office manager functies vereisen precies dezelfde vaardigheden. Veel zal afhangen van hoeveel kantoorassistenten u moet toezien, hoeveel mensen het kantoor gebruiken dat u beheert en welke soorten software en andere systemen uw werkgever gebruikt.

Maar er zijn enkele vaardigheden die vrijwel alle effectieve kantoorbeheerders hebben en kunnen niet zonder.

Administratieve vaardigheden
Als kantoorbeheerder bent u verantwoordelijk voor het uitvoeren van diverse administratieve taken. Dit zijn onder meer het huren en ontslaan van werknemers, het uitvoeren van prestatie evaluaties, het trainen van nieuwe medewerkers en het toezicht op anderen.

Goedkeuring van formele rekwisities, het uitvoeren van algemene bedrijfsvoering en het behoud van papierwerk en persoonsgegevens kunnen ook in uw jurisdictie vallen.

Je moet ook plannen, de leiding nemen over de verwerking van mail, plannen en vergaderingen bijwonen. U kunt worden aangespoord om conflictoplossing uit te oefenen, werk te delegeren en ook beleid en beslisser te zijn.

Analytische vaardigheden
Een deel van je werk zal zijn om manieren te vinden om je werk beter te kunnen doen. Als u ondoeltreffendheid kan identificeren in hoe uw kantoor loopt en oplossingen biedt, kunt u wellicht uw werkgever veel geld besparen en uw collega's veel verergering redden. Een grote kantoormanager zal zich altijd voor alle processen, praktijken en procedures vragen, "is dit zinvol?Is dit het beste dat we kunnen doen? "Hier is een lijst van analytische vaardigheden die u op uw CV kunt opnemen.

Aandacht voor detail
Als de kantoormanager stopt de buck met u. U bent verantwoordelijk voor het tijdig bestellen van de juiste kantoorbenodigdheden, voor het accuraat en op een georganiseerde manier vastleggen van platen en voor het bijhouden van de behoeften en problemen van iedereen in het kantoor. Als u het goed doet, lijkt het kantoor zichzelf te rennen. Als u een klein detail mist, kunnen andere mensen hun werk niet kunnen doen.

Communicatievaardigheden
Net als kantoorassistenten, bent u vaak een van de eerste mensen die bezoekers zien, en u kunt soms de enige zijn die ze ziet, als de professional van wie het kantoor dit is, komt uit. Je moet dus fungeren als een effectieve receptioniste, terwijl je tegelijkertijd je andere taken uitvoert.

U kunt ook het belangrijkste verbindingspunt zijn tussen alle verschillende personen die het kantoor gebruiken, en mogelijk tussen uw kantoor en anderen binnen dezelfde organisatie. Je moet wellicht conflictoplossing beoefenen. Je zal zeker werk moeten delegeren. Al dat levert veel communicatie op, zowel schriftelijk als mondeling, die te allen tijde nauwkeurig, efficiënt, vriendelijk en professioneel moeten zijn.

Computervaardigheden
Het is belangrijk dat kantoorbeheerders een breed scala aan computervaardigheden hebben.

De specificaties zullen afhangen van uw werkgever, maar omvatten gegevensinvoer, spreadsheets en algemene IT-taken.

Het beheer van kantoren kan een enorme verantwoordelijkheid zijn. Kantoorbeheerders werken over het algemeen op de hoogte van een organisatie, met hun handen in elk aspect van het bedrijf. Als deze centrale rol een beroep doet op je, raadpleeg onze vaardighedenlijst om te zien of het een carrière voor u kan zijn.

Financiële aangelegenheden
Uw verantwoordelijkheden kunnen boekhouding, facturering, budgettering en boekhouding omvatten. U kunt ook verplicht zijn om loon, kleinkast en QuickBooks te behandelen. Kwartaallijkse en halfjaarlijkse rapporten kunnen ook binnen uw bereik van plichten vallen. Tenminste, als uw kantoor helemaal geld behandelt, bent u uiteindelijk verantwoordelijk voor het goed verhandelen.

Leiderschapskunde
Als supervisor van wat een grote groep kantoorassistenten kan zijn, Ik moet iedereen motiveren en gecoördineerd houden. Je moet teamwork laten gebeuren. Uw baan omvat het instellen van een standaard voor het werk van anderen en ervoor zorgen dat aan deze normen is voldaan. Leiding betekent vaak dat andere mensen in hun carrière groeien en mensen helpen om zelf te beginnen en goed met elkaar te communiceren.

Sociale vaardigheden
Interpersoonlijke vaardigheden spelen een grote rol in office manager. Je moet een positieve houding hebben, bezoekers begroeten en samenwerken.

Diverse krachten
Kantoorbeheerders hebben vaak een diverse vaardighedenset die hen helpt om hun werk te doen. Dit houdt in dat u aandacht besteden aan detail, over het algemeen flexibel bent over welke taken u moet uitvoeren en betrouwbaar zijn.

Office managers moeten ook netwerken, logische denkers, multi-taskers en probleemoplossers zijn. Tijdbeheer en organisatie moeten de tweede natuur zijn voor mensen die in deze rol dienen.