Outsourcing Tips voor succes

Ondernemers en kleine ondernemers zijn altijd op zoek naar creatieve manieren om meer van hun bedrijfsdoelen voor minder geld te bereiken. Eén strategie die u kan helpen tijd, geld en frustratie te besparen terwijl u start en uw bedrijf opbouwt, is om zoveel mogelijk werk uit te besteden aan bekwame, maar kosteneffectieve externe dienstverleners.

In mijn werk met Elance Online - een online marktplaats die kleine bedrijven helpt om bijna elk type project uit te besteden - heb ik met tientallen kopers gepraat die projecten met succes hebben uitbesteed, zo divers als administratieve ondersteuning, bedrijfsstrategie, grafisch ontwerp, webontwerp en -ontwikkeling, schrijven en zelfs softwareontwikkeling.

Wanneer ik praat met kopers die de kunst van het effectief beheren van externe dienstverleners onder de knie hebben, komen dezelfde thema's steeds weer terug. Ik heb hun advies gedistilleerd in de volgende 'Top 10 beste praktijken' voor het werken met externe serviceproviders. Het volgen van dit advies kan u helpen het maximale uit uw relaties met externe leveranciers of aannemers te halen - of u nu op het web zoekt naar serviceproviders of offertes van leveranciers vraagt ​​en evalueert op de 'ouderwetse' manier.

1. Definieer duidelijk het bereik en de planning van uw project

Dit lijkt vanzelfsprekend, maar elk succesvol uitbesteed project begint altijd met een duidelijke verklaring van wat u hoopt te bereiken. Definieer eerst uw projectvereisten. Serviceproviders hebben nauwkeurige, volledige informatie nodig om u realistische voorstellen te doen en om u een redelijke prijs aan te bieden. Wees specifiek over de deliverables die u van de leverancier verwacht.

Geef verkopers zoveel mogelijk informatie over wat u nodig heeft en de manier waarop u het werk gedaan moet hebben. Wees ook duidelijk en realistisch over uw planningsvereisten - projectplanningen kunnen een enorme impact hebben op projectkosten.

2. Evalueer een serviceprovider zoals u een voltijdse werknemer zou inhuren

Wanneer u voorstellen van serviceproviders evalueert, wees dan niet bang om vragen te stellen.

Net zoals het inhuren van een fulltime medewerker, is het selecteren van een leverancier een zeer subjectieve ervaring. Controleer hun referenties en vraag om feedback van andere klanten die hun diensten hebben gebruikt. Neem deel aan een dialoogvenster - als u zich zorgen maakt over de specifieke mogelijkheden van een leverancier, kunt u uw bezorgdheid uiten. Stoof er niet alleen maar over en hoop op het beste.

3. Zoek naar specifieke ervaring past bij

Idealiter heeft de serviceprovider die u selecteert specifieke ervaring met het type project dat u uitvoert. Je wilt niet iemands 'cavia zijn. "Dit is vooral cruciaal bij het uitbesteden van complexe technische projecten zoals softwareontwikkeling.Als u bijvoorbeeld iemand zoekt om een ​​toepassing voor de Palm PDA te ontwikkelen, moet u ervoor zorgen dat ze daadwerkelijk commerciële projecten op dat platform hebben voltooid voor andere tevreden klanten. Dit advies geldt ook voor andere soorten projecten. Als u een businessplan nodig heeft voor het openen van een winkel, krijgt u de beste resultaten als de consultant die u inhuurt verifieerbare ervaring heeft in de detailhandel.

4. Kies geen leverancier die uitsluitend op prijs is gebaseerd

Hoewel het misschien verleidelijk is, kies nooit een leverancier die uitsluitend op prijs is gebaseerd. Ervaren kopers die veel projecten hebben uitbesteed en honderden voorstellen hebben geëvalueerd, raden bijna altijd het beste en goedkoopste bod af.

Kopers melden dat hun meest succesvolle projecten degenen zijn waarvan zij vinden dat de leverancier een balans biedt van goede resultaten en goede resultaten.

5. Portfolio's en voorbeelden controleren

Onderzoek het eerdere werk van de leverancier (hun "portfolio") en zorg ervoor dat hun vorige werk aan uw verwachtingen voor kwaliteit en stijl voldoet. Als u de portefeuille, referenties en eerdere ervaring van een leverancier hebt geëvalueerd en nog steeds niet zeker bent van hun mogelijkheden, kunt u ze vragen om een ​​snel model te maken of een basisplan voor een werkplan op te stellen. Een serviceprovider die echt uw bedrijf wil winnen, kan u misschien een ruw concept geven, zodat u een beter begrip krijgt van hun aanpak bij het oplossen van uw probleem.

Overschrijd echter nooit de grens tussen het vragen om een ​​mock-up en erop aandringen dat een verkoper u voorziet van voltooid werk "op spec. "Geen enkele gekwalificeerde professional verwacht gratis te werken.

6. Begin klein

Start bij het eerste contact met een serviceprovider met een project dat relatief klein en eenvoudig van opzet is. Dit geeft je een beter idee van de stijl en mogelijkheden van de provider voordat je een "missiekritiek" project aan hen toevertrouwt.

7. Verbind betaling met duidelijk gedefinieerde projectmijlpalen

Zorg dat u een werkplan voor uw uitbestede project met duidelijk gedefinieerde mijlpalen definieert, net zoals u duidelijk moet zijn over de projectomvang. Geplande checkpoints waar u de status van het project bekijkt terwijl het werkt, is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat u uw laatste deadline haalt en dat het eindproduct voldoet aan uw normen. Bind de betaling van de leverancier aan deze mijlpalen.

Een goede richtlijn voor IT- en softwareontwikkelingsprojecten is om niet meer dan 20% tot 30% van de totale projectprijs vooraf te betalen, terwijl de rest van de toegekende betalingen gebaseerd zijn op de voltooiing van 3 of 4 mijlpalen.

8. Overleg eigenaar over het werk vooraf

Zorg ervoor dat u voor elk type uitbesteed project duidelijk bent wie het resulterende werkproduct en alle belangrijke componenten van dat product bezit.

Zorg ervoor dat de serviceprovider begrijpt hoe u de deliverables wilt gebruiken die zij overeenkomen te bieden. De ontwikkeling van een aangepaste softwareapplicatie voor uw persoonlijk gebruik zou bijvoorbeeld wezenlijk verschillen van de ontwikkeling van een toepassing die u van plan bent te verpakken en opnieuw te verkopen.

9. Vergeet de ondersteuning niet nadat het project is voltooid.

Voor technologieprojecten is het een goed idee om een ​​garantie- of ondersteuningsclausule op te geven, zodat u zeker bent van een bepaalde hoeveelheid voortdurende ondersteuning door de leverancier nadat het project is voltooid. Het is veel gemakkelijker om een ​​ondersteuningsclausule te onderhandelen voordat de serviceprovider met het werk begint, in plaats van na de voltooiing van het project. Zelfs creatieve of zakelijke diensten kunnen profiteren van een ondersteuningsclausule. Stel dat u een aantal bedrijfsaanpassingen moet wijzigen op basis van feedback die u van potentiële investeerders krijgt. Of misschien vindt u dat u dat snazzy nieuwe logo nodig hebt, geleverd in een nieuw type bestandsformaat. Het opgeven van een bepaald bedrag aan gratis ondersteuning of het onderhandelen over gereduceerde prijzen voor toekomstige wijzigingen kan u later tijd, geld en hoofdpijn besparen.

10. Schrijf het schriftelijk

Tijdens een serviceverbinding kan de reikwijdte van het project, de deliverables of zelfs de overeengekomen prijs veranderen.

Zorg ervoor dat u schema-, scope- of betalingswijzigingen duidelijk doorgeeft aan uw serviceprovider en ontvang een schriftelijke bevestiging van hen dat zij de wijzigingen begrijpen en ermee instemmen. Bewaar op dezelfde manier alle wijzigingen in overeenkomsten die door de serviceprovider zijn aangevraagd en of u die wijzigingen accepteert of verwerpt. Bewaar kopieën van alle e-mailuitwisselingen die u hebt.

U hebt altijd toegang tot de allerbeste expertise zonder dat u daarvoor fulltime personeel in dienst hoeft te nemen. Door gefocust te blijven op uw kerncompetenties en deskundige freelancers in te schakelen voor uw andere behoeften, kunt u concurreren met de leveringscapaciteiten van grotere organisaties terwijl u uw onafhankelijkheid behoudt.