Tips voor het opsporen van uw bedrijfsvergadering

Ben je de planner van de maandelijkse of periodieke bedrijfs- of afdeling vergadering? Ze kunnen dodelijk saai zijn als je niet voorzichtig bent. Je weet hoe het gaat. Een heleboel pratende hoofden staan ​​om mensen bedrijfsinformatie te geven.

Mensen zijn geïnteresseerd, maar de meest effectieve bijeenkomsten geven hun aandacht aan doordachte vragen en antwoorden, audiovisuals en participatie. Deze tips geven u succes.

• Start je bijeenkomsten, presentaties en trainingen met een ijsbreker of opwarmingsactiviteit. In een grote vergadering of een korte ontmoeting kan de ijsbreker een enkele vraag zijn die mensen aan het denken en met hun buurman denkt. Stel als voorbeeld een vraag aan die mensen ertoe brengt om hun handen op te halen. De lengte van de ijsbreker hangt af van de lengte van uw vergadering, dus plan verstandig.

• Diversificeer uw presentatiemethoden. Als elke luidspreker naar het publiek spreekt, in lezingformaat, nodigen zelfs geïnteresseerden snel aan. Vraag mensen om in kleine groepen te praten.
  Gebruik audiovisuele materialen zoals video's, dia's en PowerPoint-presentaties en afbeeldingen. Als u over een nieuw schilderingsproces praat, laat uw medewerkers voor en na geschilderde onderdelen zien. Sla rond positieve klantenquêtes en commentaarkaarten.
• Nodig gastsprekers uit voor deelname en opwinding van het publiek. Uw klanten hebben veel te zeggen aan uw werknemers over hun behoeften en kwaliteitseisen. Een klantorganisatie die partners met non-profitorganisaties heeft, heeft gastsprekers van de organisaties die hun donaties ontvangen. Sprekers van organisaties die uw medewerkers financieel ondersteunen zijn dynamiet.
• Vragen aanmoedigen om een ​​dialoog aan te gaan. Vraag de mensen om hun vragen vooraf te schrijven voor de vergadering en tijdens de vergadering. Laat tijd toe voor vragen die naar elke luidspreker worden gericht, zoals u ook bent.
  Als u de vraag niet onmiddellijk en correct kunt beantwoorden, vertel de mensen dat u met hen terugkomt als u het juiste antwoord hebt. Als vragen de tijd overschrijden, scheduleer je een afspraak over het onderwerp.

• Een vaak over het hoofd gezien, maar cruciale, succesvolle ontmoetingsmethode is om elke spreker te vragen elke vraag te herhalen hij of zij wordt gevraagd. De persoon die de vraag vraagt, weet dan dat de spreker de vraag begreep. Andere mensen die de vergadering bijwonen kunnen de vraag horen en kennen, niet alleen de vraag, misschien niet correct, van de reactie van de spreker.
• Doelstellingen voor uw periodieke vergadering vastleggen. U kunt elk aspect van het bedrijf niet op een uurvergadering presenteren. Dus, beslis de belangrijke, tijdige problemen en besteed de ontmoetingsperiode op hen. Neem ook rekening met de belangen van de meerderheid van de deelnemers.
  Houd er rekening mee dat u andere methoden hebt om bedrijfsinformatie te communiceren, waaronder dergelijke programma's zoals Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-mail en IM. De communicatie van strategische bedrijfsinformatie hoeft niet plaats te vinden op een vergadering.
• Formuleer de agenda zorgvuldig. Identificeer de behoeften en belangen van de meerderheid van de deelnemers. Begin met het goede nieuws dat de aanwezigen goed voelt.
  Verander de volgorde van de sprekers op de agenda elke maand. U wilt niet dat mensen vervelen door samenzijn. Verdeel de benodigde items over de agenda zodat mensen het einde van de vergadering niet afstemmen, of denk dat de laatste items minder belangrijk zijn.
• Een artikel in het Wall Street Journal, enkele jaren geleden, verklaarde dat de Amerikaanse managers 80% van de tijd zouden verspillen in vergaderingen als ze twee dingen correct hebben gedaan. De eerste was altijd een agenda. De tweede was om tijdig te beginnen en eindigen op tijd . Ik voeg eraan toe dat je elke spreker de hoeveelheid tijd nodig heeft die nodig is om hun onderwerp te dekken. Houd ze op hun tijdslimiet - mooi.
• Organiseer de fysieke omgeving zodat mensen de inhoud van de vergadering attent maken. Niemand mag achter of aan de zijkant van je luidsprekers zitten. Zorg ervoor dat er zitplaatsen zijn voor alle aanwezigen, en als er aantekeningen nodig zijn, moet er ook een oppervlak op worden geschreven. Zorg ervoor dat visuals zichtbaar zijn en dat mensen kunnen horen. U kunt wellicht een microfoon gebruiken. U kunt rekwisieten of monsters rond de kamer voor het bekijken bekijken.
• Onderschat nooit de kracht van voedsel op een vergadering. Eten ontspant de sfeer, zorgt ervoor dat mensen zich comfortabel voelen, mensen helpen om positieve energieniveaus te behouden en de camaraderie van het team op te bouwen. Zorg ervoor dat u voldoet aan de diverse behoeften van uw groep met het voedsel dat u serveert. Bijvoorbeeld, geef fruit en yoghurt naast donuts aan. Bied vegetarische en kosher-hotdogs aan met de reguliere Franken.

Wat u nodig heeft voor een succesvolle ontmoeting:

• Speakerstand of tafel
• Microfoon
• Agenda
• Visuele hulpmiddelen

Meer Met betrekking tot vergaderingen

• Een effectieve ontmoetingsagenda ontwikkelen > Vergaderleider: rollen en verantwoordelijkheden
• Wat zijn vergaderingen en wie registert hen?
• Wat is het doel van een team?