Tips voor het voorbereiden van uw evenementenwebsite voor speciale evenementen

Congratulations! Je hebt je pre-event plan voor je speciale evenement gepland en uitgevoerd en nu is de dag van het evenement zelf aangekomen.

Dit is een kritische fase van het proces dat elke gebeurtenisplanner speciale aandacht moet schenken aan - de gebeurtenis site klaar om ervoor te zorgen dat het hele ding zonder een hek gaat.

Autoverhuur

U moet ervoor zorgen dat uw website duidelijk de parkeerplaats van uw speciale gebeurtenissen markeert en dat de deelnemers een duidelijke kaart van de beschikbare parkeerplaats hebben ontvangen, met inbegrip van de voorkeursuitgangen en de gebieden die het dichtst bij uw evenement liggen registratie bureau.

Vergeet niet om details van toegankelijke parkeerplaatsen op te nemen.

Tip: Als er geen parkeerplaats is die specifiek afgebakend is voor toegankelijk parkeren, is het een goed idee om uw eigen buurt zo dicht mogelijk bij de ingang te creëren. U kunt dit doen met verkeerskegels en gevaarlint indien nodig.

Als het parkeren moeilijk is, moet u gedetailleerde instructies voor uw afgevaardigden hebben. Zorg ervoor dat u parkeerklerkers of duidelijke bewegwijzering hebt.

Veiligheid

Als u van plan bent om een ​​beveiligingsteam op de site te hebben, is het belangrijk dat ze precies weten wat hun taken zijn en wat u van hen verwacht te doen.

Zorg ervoor dat u een schriftelijke reeks instructies geeft die gedetailleerde situaties aanduiden waarin ze naar verwachting moeten ingrijpen of beheren. Zichtbare beveiliging kan bijvoorbeeld een belangrijke "comfortfactor" zijn voor deelnemers bij een evenement, maar slecht rijdende beveiliging kan serieus terugvuren. Maak geen risico op het creëren van een negatieve indruk - ga alleen overeen met gerenommeerde beveiligingsbedrijven en zorg ervoor dat u referenties grondig controleert.

Registratie

Eerste indrukken tellen. De efficiëntie (of anderszins) van uw registratie van het evenement regelt de toon voor de gebeurteniservaring van de rest van uw deelnemers.

Houd er rekening mee dat als je registratieproces zuigt en je afgevaardigden met tijd op hun handen staan ​​en een mobiele telefoon bij de hand hebben, er een echt gevaar bestaat dat ze de ervaring met hun collega's of sociale media delen.

Hier vindt u een aantal tips die eventplanners kunnen gebruiken om u te helpen bij het negeren van negatieve feedback in dit cruciale stadium van de procedure:

• Biedt voorregistratie in de dagen voor uw evenement. Dit eenvoudige idee kan veel van de druk uitoefenen op de dag van het evenement zelf.
• Uw registratiepersoneel moet uw evenement binnen weten en in staat zijn om eventuele vragen die snel en efficiënt opduiken te beantwoorden.
• Biedt verfrissingen en hapjes in het registratiegebied en zorg ervoor dat u genoeg zitplaatsen en tafels heeft zodat mensen tota-zakken kunnen verkennen en zelfs wachten tot collega's of vrienden komen.
• Toon instructies voor het downloaden van uw app voor mobiele evenementen om ervoor te zorgen dat de afgevaardigden hun ervaringservaring kunnen plannen.

Audio / Visueel

Praat met je hoofdtelefoonluidsprekers, presentators en sponsors om zeker te zijn dat je de benodigde benodigdheden voor presentatieapparatuur volledig heeft.

Als ze van hun eigen laptops slides willen presenteren, zorg er dan voor dat alle benodigde aansluitingen op zijn plaats zijn. Je zou deze presentaties een paar dagen eerder moeten hebben beoordeeld!

Uw team

Doe goed door met uw evenementenploeg om ervoor te zorgen dat iedereen snel is en dat er geen lastminute of twijfel bestaat over wat er van hen verwacht wordt.

Tip: Het is een goed idee om in dit stadium een ​​pre-con (pre-conference) voor het speciale evenement uit te voeren, inclusief een herhaling van alles wat nodig is om het evenement succesvol te maken.

Denk als een deelnemer

Zorg er ten slotte voor dat je jezelf in de schoenen van je aanwezigen zet en het hele evenement vanuit hun perspectief overwegen.

Heb je alles bedekt om hun ervaring zo glad en naadloos mogelijk te maken? Is er iets te verwarren of slecht uitgelegd? Zijn er voorlopige leemten in uw planning (wees hiervoor voorbereid)?

Ongeacht welke maat uw speciale evenementen zijn, deze 6 tips om uw evenementenwebsite voor te bereiden voor speciale evenementen kunnen u helpen met engagement, marketing en netwerken. Het succesvol maken van uw evenement begint met het juiste plan.