Strategieën voor het optimaliseren van betaalbare rekeningen

Voor veel bedrijven krijgt de afdeling Betalingsafdeling niet veel aandacht, tenzij er iets mis gaat. Er is echter veel te winnen van de betaalde afdeling die goed beheert is. Omgekeerd, er zijn veel problemen die kunnen komen van degene die gewoon lijmt. Deze afdeling heeft vaak een enorm effect op de cashflow van een bedrijf en er zijn kansen die kunnen worden opgedaan of verloren gaan door gebruik te maken van betalingsovereenkomsten met leveranciers.

Een goed beheerde afdelingsafdeling moet kunnen profiteren van volumekortingen en kortlopende kortingen, alsmede het bepalen van de beste manier om het meeste geld beschikbaar te houden voor een bedrijf voor andere uitgaven en investeringen. Deze afdeling moet ook kunnen garanderen dat leveranciers hun verplichtingen nakomen op basis van afspraken en contracten. Als de volumes of kwaliteitsnormen niet worden voldaan, worden problemen opgelost en worden passende corrigerende maatregelen genomen.

Betaalbare problemen met gemeenschappelijke rekeningen

Hoewel er veel mogelijkheden zijn om kosten te besparen en geld te vrijmaken, zijn er ook een aantal obstakels die bedrijven tegenkomen wanneer ze proberen deze doelen te bereiken. Canons 2014 Accounts Payable Optimization Study toonde aan dat papierverwerking een van de grootste bronnen van problemen voor veel organisaties was, waarbij de tijd die het kost om de facturering van papier het grootste probleem op te lossen.

Andere belangrijke bronnen van bezorgdheid waren:

• Zorg ervoor dat betalingen op tijd worden gemaakt
• Het invoeren van de factuurgoedkeuringsprocedure
• De beste betalingsvoorwaarden verkrijgen bij leveranciers en ervoor zorgen dat de verplichtingen zijn ontmoet aan beide kanten
• Omgaan met een verscheidenheid aan leveranciersboekhouding en facturatiesystemen
• Opnemen en verifiëren van de beveiliging van data en transacties

Veel van de genoemde problemen worden slechter gemaakt of gecreëerd door een vertrouwen op papierfacturering. Verloren papierwerk is een veel voorkomend probleem in veel organisaties, wat leidt tot late of gemiste betalingen. Bovendien, terwijl een aantal bedrijven geïnteresseerd zijn in het digitaliseren van hun papierwerk, stuurt de meerderheid van de leveranciers nog steeds papieren facturen of verzenden ze per fax.

De meeste kleine bedrijven hanteren hun eigen betaalbare papierwerk, en veel hiervan wordt handmatig gedaan. Omdat er maar weinig leveranciers zijn overgestapt op elektronische facturering, besteden de meeste organisaties grote hoeveelheden mankracht aan het handmatig invoeren van gegevens en het maken van digitale kopieën van documentatie.

Het gebruik van papieren documentatie vertraagt ​​vaak het goedkeuringsproces van de factuur, omdat kopieën moeten worden gemaakt en ter beoordeling aan de betreffende leden van het management moeten worden bezorgd. Wanneer papierwerk niet gemakkelijk toegankelijk of beschikbaar is in een digitaal formaat, is het een uitdaging om gegevens te analyseren en ervoor te zorgen dat de beste betalingsovereenkomsten worden bereikt en dat aan de verplichtingen wordt voldaan.Op tijd en vroege betaling kunnen kortingsafspraken gemakkelijk verloren gaan als bedrijven niet in staat zijn betalingen te doen wanneer dat nodig is, dus kwesties met betrekking tot papierwerk kunnen kostbaar zijn.

Verbeteringen en optimalisatie

Vanwege het feit dat een aantal problemen met betrekking tot het goed functioneren van crediteurenafdelingen dezelfde oorzaken hebben, zijn er ook enkele aanpassingen die organisaties kunnen doen die zorgen voor veel zorgen op hetzelfde moment. Drie van de meest effectieve manieren waarop bedrijven hun crediteurenafdelingprocessen kunnen stroomlijnen zijn:

• Gebruik objecttekenherkenning om papierwerk te digitaliseren
• Profiteer van online portals die toegankelijk zijn voor leveranciers
• Beheerworkflows maken

OCR

Hoewel veel bedrijven routinematig gebruik maken van scanners om digitale kopieën van papierwerk te maken, houdt dit meestal alleen in het maken van een afbeelding van een document dat op een computer is opgeslagen. Dit betekent dat informatie nog steeds handmatig in een database moet worden ingevoerd, dus terwijl het verlies van records minder van een probleem is, is het nog steeds tijdrovend.

Object karakterherkenning, of OCR, behelst het scannen van een document en het ophalen van data van het. Deze gegevens kunnen automatisch aan een database of spreadsheet worden toegevoegd. Het OCR-proces helpt het probleem van handmatige gegevensinvoerfouten te verminderen en laat informatie toe zodra het papierwerk is ontvangen. OCR kost ongeveer dezelfde tijd voor een werknemer als het scannen van een document om een ​​afbeeldingsbestand te maken, en het vereist over het algemeen geen extra stappen. Per Gartner zijn organisaties die 80 procent of meer van hun facturen kunnen posten zonder dat een medewerker direct betrokken moet zijn.

Leveranciersportalen

Het stroomlijnen van het proces voor het invoeren van facturen en gegevens in een gecentraliseerd systeem, stelt bedrijven in staat om een ​​online portaal aan te maken of te profiteren die een bedrijf en haar leveranciers toelaat om orders bij te houden, facturen te bekijken en te zien wanneer betalingen zijn gemaakt. Door deze gegevens beschikbaar te maken voor een aantal personen in een organisatie, kan de afdeling crediteuren goed toezicht houden en kan het de tijd die het kost om facturen goed te keuren, versnellen. Als de leveranciers toegang krijgen tot het portaal, kunnen deze bedrijven facturen inleveren en betalingen bijhouden, en worden zich op de hoogte gesteld van problemen met leveringen ontvangen of facturatieproblemen.

Werkstromen en processen vaststellen

Een organisatie beslist echter om hun gegevensbeheersingsinspanningen te beheren. Het is belangrijk dat er een gevestigde procedure bestaat om accounts en betalingen te beheren. Hiermee kunnen bedrijven ervoor zorgen dat de operaties werken en alternatieven vinden als ze lastig zijn of leiden tot fouten of vertragingen. Volgens Deloitte moeten deze processen aangeven wat de crediteurenafdeling doet wanneer zij een factuur ontvangt, hoe gegevens worden ingevoerd en gedeeld en wat het proces is om facturen goedgekeurd te krijgen. Er moeten ook richtlijnen zijn voor het bepalen van de beste manieren om verschillende soorten leveranciers te betalen.

Terwijl veel leveranciers kortingen bieden voor betaling binnen 30 of 90 dagen, is het wellicht niet de korting de moeite waard als dit de cashflow van een organisatie belemmert. Het is ook essentieel dat er een manier is om te verifiëren dat zowel het bedrijf als de leveranciers voldoen aan de voorschriften van een contract of overeenkomst. Het opzetten van workflows om met deze problemen om te gaan, kan organisaties helpen de juiste keuzes te maken.

Wanneer leveranciers niet op tijd leveren, in voldoende hoeveelheden of in passende hoeveelheden voorraad, kunnen bedrijven geen facturen betalen totdat deze zaken zijn opgelost. Een workflow kan van cruciaal belang zijn om vast te stellen wat er moet gebeuren als deze problemen zich voordoen. Daarnaast moeten betalingen aan leveranciers ook tijdig worden gedaan om te voorkomen dat kortingen worden verloren of sancties worden opgelegd voor late betalingen. Elke leveranciersovereenkomst moet worden gedocumenteerd en bijgewerkt wanneer dingen veranderen, en processen moeten ervoor zorgen dat elke account op de juiste manier wordt afgehandeld.

Het creëren van workflows kan ook een bedrijf helpen:

Outsourcing

Het digitaliseren van records, het implementeren van OCR en het gebruik van een portal waaraan leveranciers toegang hebben, zijn mogelijk niet iets dat nodig is voor kleinere bedrijven, maar organisaties mogen niet aannemen dat de kosten verhinderen dat een bedrijf er voordeel van kan maken. Hoewel de kosten voor het opzetten en onderhouden van elektronische systemen voor veel kleine en middelgrote organisaties onbeweeglijk zijn, is het vaak niet nodig om dit te doen. Er zijn verschillende externe providers waar organisaties deze taken aan kunnen uitbesteden. Organisaties kunnen uitbestede hulp krijgen voor alles van het opzetten van een OCR-proces om een ​​bedrijf te helpen creëren van workflows voor het analyseren van leverancierscontracten.

Hoewel organisaties de kosten van het uitvoeren van een verscheidenheid aan IT-systemen op zichzelf niet kunnen betalen, is het vaak betaalbaar om een ​​derden te verwerken. Bedrijven zullen de kosten moeten vergelijken van het gebruik van externe partijen om deze systemen te ontwikkelen tegen de potentiële besparingen en waarde van het vrijmaken van geld, maar outsourcing maakt het mogelijk om organisaties te profiteren van technologie en systemen die normaal te duur zouden zijn.

• Zorg ervoor dat de bestellingen worden aangemaakt voor elke nieuwe bestelling
• Controleer of facturen overeenkomen met producten die ontvangen zijn en contractuele afspraken nakomen.
• Controleer records om ervoor te zorgen dat betalingen worden gemaakt, dat ze op tijd worden gemaakt en dat ze niet gedupliceerd worden
• Bepaal de beste methode om facturen te betalen, zoals via EFT's of creditcards, om kosten te verlagen