Slimme ideeën voor een effectieve registratietabel

Registratie is het eerste contactpunt met uw gasten, en een vlotte incheckprocedure houdt de opwinding hoog en stelt de toon voor een geweldig evenement in. Aan de achterzijde kan een ongeorganiseerde en tijdrovende ervaring de hele menigte laten mompelen tot je evenement opkomt. Met zoveel rijden op de registratietafel, wilt u het voor de eerste keer goed vinden. Volg deze checklist van essentieel belang om ervoor te zorgen dat u goed begint.

Groter is beter

Eenvoudige wiskunde vertelt ons dat grote menigte meer mannelijke krachten nodig heeft als u lange lijnen wilt vermijden. Ik adviseer een bediende voor elke honderd gasten, en een drijver voor elke tweehonderd gasten. Voor zover de tafel nodig heeft, neem twee agenten per acht voet tafel aan en voeg een extra tabel toe aan deze berekening voor benodigdheden en werkruimte.

Verbonden blijven

U wilt niet door de hallen rijden, die op zoek zijn naar een stopcontact of internetverbinding, dus zorg ervoor dat u deze lijnen vooraf op uw tafel loopt. U wilt ook een laptop meenemen, zelfs als u niet van plan bent het te gebruiken. Online toegang kan handig zijn als u e-mails moet controleren of hulpverleners moeten vinden naar en van de locatie. Last but not least, controleer de verlichting situatie. Als de gang dim is, dan wil je misschien een paar bureaulampjes toevoegen om te helpen bij het lezen van uw lijsten.

Vergeet niet kantoorbenodigdheden

Elke planner moet een pakbox hebben, gevuld met kantoorbenodigdheden, zoals tape, schaar en een assortiment markers.

Andere opmerkelijke items voor uw verpakkingslijst zijn blanco nametags, tabelnummers en gereserveerde tekens om te gebruiken indien nodig. Ja, uw locatie heeft toegang tot de meeste van deze dingen, maar de tijd en frustratie die u bespaart door ze naast u te hebben, is onbetaalbaar.

Antwoorden verhogen

Een van de grootste verstoringen voor uw "registratie ritme" zal de barrage zijn van eenvoudige vragen van zowel vrijwilligers als deelnemers.

U kunt voorkomen dat deze vragen de registratielijn vertragen door een helptabel op te zetten. U zult verbaasd zijn over hoeveel efficiënter inchecktafel kan lopen als u een toegewijde persoon heeft die vragen beantwoordt zoals 'waar is de badkamer? "

Blijf open

Het is essentieel om tijdens het evenement minstens één persoon bij de registratietafel te houden. Je wilt niet een relatief klein probleem om sneeuwbal in iets groter te maken omdat niemand beschikbaar was om te helpen. Dit gebeurt meestal wanneer gasten gedwongen worden elders te zoeken wanneer je team niet kan worden gevonden. Het duurt maar een slechte tijdsbesteding in de badkamer om een ​​ongeduldige deelnemer naar de keuken te sturen om een ​​salade zonder uien te vragen!

Hou je vrienden dicht

Er zijn een paar contactnummers die je goed wilt krijgen voordat het evenement opkomt. De eerste is het mobiele nummer voor uw locatiecoördinator. Er zal geen tijd zijn om het gebouw te schuren als de papieren handdoeken in de badkamer lopen, dus dit nummer is absoluut noodzakelijk. Een ander goed nummer voor voedselgerelateerde problemen is dat van de catering manager. Eindelijk, bevestig de beste noodnummers voor de politie en brandweer. Sommige hotels hebben hun eigen beveiligingspersoneel die vaak de beste contactpunten zijn in deze situaties.

Registratietabellen moeten meer dan een welkomsttekst en een naamlabel bevatten. Vanuit het gastperspectief vertegenwoordigen zij het klantenservicecentrum voor uw evenement. Maar om aan deze verwachting te voldoen, moet u voorbereid zijn. Immers, als de gasten het niet kunnen regelen, dan gaan de rest van uw planningspogingen onopgemerkt.