Aanvragen formulier W-9 van onafhankelijke aannemers

U kunt formulieren 1099-MISC niet invullen aan uw leveranciers of onafhankelijke contractanten, tenzij u eerst een ingevuld formulier W-9 van elk van hen krijgt. U moet de naam, het adres en de belastingbetaler identificatienummer weten van elke leverancier of aannemer die 1099-MISC nodig heeft.

Wie moet formulieren 1099-C uitgeven?

De instructies voor formulier 1099-MISC van de Internal Revenue Service leggen de verschillende situaties uiteen die een bedrijf vereisen om Forms 1099-MISC uit te geven.

U moet dit formulier invullen, verzenden en uitgeven aan alle leveranciers of aannemers, niet werknemers - aan wie u gedurende het jaar $ 600 of meer betaald heeft.

Een medewerker is iemand met wie u of uw bedrijf controleert. Als u iemand betaalt om uw telefoons te beantwoorden, is hij waarschijnlijk een medewerker omdat u zijn uren heeft ingesteld en bepaalt wat hij moet doen terwijl hij op de klok staat. Werknemers hebben geen 1099-MISC-formulier nodig.

Als u iemand betaalt om uw kantoor schoon te maken als u niet open bent voor zaken en hij aankomt en dit soms naar zijn goeddunken overlaat, is hij waarschijnlijk een onafhankelijke aannemer en vereist hij Form 1099- MISC. De Interne Revenue Service legt de fijnere punten uit om onafhankelijke contractanten tegen werknemers te identificeren.

Uitzonderingen op de contractant / leveranciersregel

U hoeft 1099-MISC-formulieren niet uit te geven aan C- en S-bedrijven of aan entiteiten van wie u producten koopt, zoals goederen die u later verkoopt.

Betalingen aan contractanten en verkopers via debetkaart, creditcard of via derden, zoals PayPal, zijn ook vrijgesteld. De IRS maakt gebruik van een andere methode om deze transacties te volgen.

Wanneer vraagt ​​u een voltooid formulier W-9?

Het is een goede praktijk om te vragen dat een onafhankelijke aannemer een voltooid formulier W-9 levert zodra het bedrijf weet dat het hem 1099 zal uitreiken.

Maar soms laten we deze verzoeken dalen tot januari wanneer we ' kijk eens over onze boekhouding en realiseer dat we er niet omheen zijn gekomen.

Als u een 1099-MISC moet uitgeven en geen ingevuld W-9-formulier heeft op het bestand, zeg iets als: "Hey, ik zal eind januari 1099-MISC uitzenden en Ik realiseerde me dat ik geen W-9 van je heb. Kun je iemand invullen en naar mij sturen? ' Dit laat de aannemer weten dat de informatie op het formulier W-9 gebruikt zal worden om een ​​specifiek belastingdocument te genereren.

Moedig mensen aan om u hun voltooide Form W-9s op een veilige manier te sturen. Een voltooide W-9 bevat gevoelige informatie, zoals een persoon's socialezekerheidsnummer. Deze gegevens moeten zo privé en veilig mogelijk worden gehouden om het risico van onjuiste gegevens te beperken. Het versturen van een ingevulde formulier W-9 als een onveilige bestandsbijlage bij een e-mail wordt niet aanbevolen.Vraag het per mail, handlevering of als een wachtwoord beveiligde bestandsbijlage aan een email te ontvangen.

OPMERKING: Belastingwetten veranderen periodiek en de bovenstaande informatie geeft mogelijk niet de meest recente wijzigingen weer. Raadpleeg alstublieft een belastingpersoon voor het meest recente advies. De informatie in dit artikel is niet bedoeld als belastingadvies en vervangt geen belastingadvies.

Lees verder:

• Meer informatie over formulier W-9
• Download een leeg formulier W-9 van de IRS (pdf)
• Download de instructies voor aanvragers van formulier W-9 van de IRS (pdf)
• Hoe formulier 1099-MISC voor 2013 wordt voorbereid (over bedrijfsrecht en belastingen)