Moet ik een wereldwijde documentvernietigingsbedrijf gebruiken

Wereldwijd worden wetten steeds strengder over identiteitsdiefstal, en de behoefte aan systematische documentvernietiging neemt toe. Systematische documentvernietiging is vooral belangrijker en wordt verplicht door federale en lokale wetten voor bedrijven of bedrijven die zich bezighouden met gevoelige en privé persoonlijk identificeerbare informatie (PII). PII bevat in het algemeen informatie zoals naam, socialezekerheidsnummer, adres, e-mailadres en telefoonnummer dat gebruikt kan worden om een ​​individu te identificeren.

Dit leidt ons tot het onderwerp van dit artikel, het dilemma van het aannemen van een papierafbraak of documentvernietigingsdienst die bedrijf aanbiedt of de taak verrichten om de documenten te vernietigen door het bedrijf dat de documenten genereert.

Het kennen van de volgende voor- en nadelen van het gebruik van een documentvernietigingsdienstbedrijf moet u helpen om een ​​perfecte beslissing te nemen:

- 9 -> Voordelen van het gebruik van documentvernietigingsbedrijf

Veiligheid en gemak

Het gebruik van een documentvernietigingsbedrijf voor systematische documentvernietiging wordt beschouwd als beveiligd en handig, omdat de meeste documentvernietigingsdiensten die bedrijven zijn goed uitgerust met geavanceerde documentvernietigingstechnologieën en nemen volledige verantwoordelijkheid.

Het gebruik van een documentvernietigingsbedrijf is veilig en veilig omdat ze alles voor de bedrijfsautoriteit doen. De meeste documentvernietigingsdiensten die bedrijven aanbieden, zullen u een doos geven waar u alle ongewenste papier en schijven opslaat (die gevoelige informatie bevat) en ze zullen de documenten uit de doos verwijderen en vernietigen.

Alles gebeurt voor u, waardoor het volledig veilig is.

Het aannemen van een bedrijf is handig omdat geen van uw medewerkers aan het proces moet deelnemen, anders dan een aangewezen persoon die het hele proces waarneemt om ervoor te zorgen dat het bedrijf dat u aanneemt, de opdracht uitvoert volgens uw eis.

Het huren van een documentvernietigingsbedrijf is handig, vooral als de hoeveelheid te vernietigen documenten enorm is. Als uw bedrijf documentvernietigingstechnologieën wil kopen, zal het extra personeel nodig hebben om de baan te verrichten. Als u uw bestaande mannelijke krachten wilt gebruiken, kan het heel erg uitdagend zijn. Documentvernietigingsdiensten kunnen regelmatig of slechts eenmaal per jaar worden genomen. Het nemen van regelmatige diensten zegt bijvoorbeeld maandelijks, is goed als de hoeveelheid te vernietigen documenten groot is.

Beweeglijk met lokale documentvernietigingsrecht

Bedrijven voor documentvernietigingsdiensten zijn goed op de hoogte van lokale wetten inzake documentvernietiging. Dus, als u een documentvernietigingsdienst onderhoudt, kunt u er zeker van zijn dat u de lokale wetten nakomt.Aan het einde van het proces, zal de document vernietiging bedrijf u een certificaat van vernietiging. Dit certificaat moet u helpen bij de juridische procedure in geval uw bedrijf wordt beschuldigd van schending van de vernietigingswetgeving van documenten. Documentvernietigingsdiensten kunnen worden gecontroleerd en gecertificeerd door de National Association for Information Destruction (NAID). Dus, als de dienst van een document vernietiging bedrijf niet veilig is, kunnen ze deze certificering verliezen.

Milieuvriendelijk De meeste documentvernietigingsbedrijven claimen hun Green Business. Omdat ze ervoor zorgen dat de documenten systematisch worden gerecycleerd of gecomposteerd om zo weinig mogelijk milieueffect te hebben.

Nadelen van het gebruik van documentvernietigingsmaatschappij De kosten van het gebruik van documentvernietigingsbedrijven kunnen negatief zijn voor kleine bedrijven die kleine hoeveelheden documenten produceren en zouden als zodanig de documenten intern kunnen vernietigen. Het gebruik van een documentvernietigingsbedrijf moet minder noodzakelijk worden geacht wanneer uw bedrijf niet met PII omgaan. In dat geval is het gebruik van een documentvernietigingsbedrijf mogelijk niet verplicht.

Voordelen en nadelen van het bedrijf zelf Wanneer een bedrijf niet met PII omgaan, is het altijd een goed idee om te gaan voor kosteneffectieve manier om het document door het bedrijf zelf te vernietigen als de optie echt kost effectief.

Het kan kosteneffectief zijn wanneer het werk kan worden gedaan door bestaande werknemers en met minimale investering in technologie. Maar meestal is investering in de technologie kostbaarder dan het betalen van bepaalde kosten slechts eenmaal per maand voor documentvernietigingsdiensten. Maar hoe duur of kosteneffectief jezelf doet, hangt af van hoe je het hele ding doet. Hier is een succesverhaal van het doen van documentvernietiging door een bedrijf zelf: aan de andere kant is hier hoe een kantoorverdeler meer kan kosten dan u denkt:

Als een bedrijf met PII gaat, wordt het moeilijk om het niveau te waarborgen van veiligheid en veiligheid die kan worden gevolgd met het nemen van diensten van een documentvernietigingsbedrijf. En wanneer een bedrijf het werk zelf doet, zal er niemand zijn om document vernietiging certificaat te leveren.