De juiste bedrijfsbrievenindeling

Het gebruik van een zakelijke letterindeling in uw zakelijke communicatie zorgt voor een gevoel van professionaliteit en het opzetten van de juiste eerste indrukken. Als u leert hoe u een bedrijfsbrievenindeling kunt maken, kan uw bedrijf van 'amateuruur' naar de echte bedrijfsstatus gaan.

Juiste bedrijfsbriefindelingen

Zakelijke brieven in de Verenigde Staten, gebruiken vier gemeenschappelijke letterindelingen. Variaties verschillen voor andere landen, zoals de datum is gecomponeerd in een andere stijl.

Alle juiste zakelijke letterformaten zijn acceptabel, maar het blok komt vaker voor.

Blokletterindeling: Het algemene bloklettertype is opgemaakt met al uw tekst gelijk met de linkermarge. De alinea's worden verdubbeld en alle regeltekst wordt één regelafstand weergegeven. De marges zijn een standaard tekstverwerker-instelling van één inch. (zie de afbeelding van Block Letter Format).

Semi-blokletterindeling: Voor de semi-blok is het enige verschil tussen het semi-alternatieve blok en in tegenstelling tot het feit dat de hoofdtekst uitgelijnd is, de eerste regel van elke alinea is ingesprongen.

Alternatieve blokletterindeling: De alternatieve blokletterindeling verplaatst het retouradres, de datum, de afsluiting, de naam, de titel en de handtekening aan de linkerkant van de pagina.

Vereenvoudigd letterformaat: Dit formaat heeft dezelfde eigenschappen van de blokletter met één uitzondering, de begroeting of groet wordt geëlimineerd. Dit is een handig formaat als u niet weet dat het geslacht van de ontvanger mannelijk of vrouwelijk is, of mevrouw of mevrouw.

Secties van een zakelijke brief

• Retouradres: Als u briefpapier van het bedrijf hebt, kunt u dit overslaan deze sectie. Vermeld uw volledige bedrijfsadres en de juiste wettelijke bedrijfsnaam. U kunt ook uw e-mailadres of telefoonnummer vermelden indien nodig door uw ontvanger.
• Datum: Volg het formaat van de maand, de dag en het jaar. Breng uw datum actueel naar de werkelijke verzenddatum van de brief.
• Naam en adres ontvanger: Vermeld de volledige naam en het volledige adres van de contactpersoon waarnaar u de brief verzendt. De titel van de persoon kan worden toegevoegd samen met het telefoonnummer indien nodig.
• Begroeting: Gebruik voor de begroeting de officiële naam van de persoon en eindig met een dubbele punt voor uw zakelijke brief.
• Onderwerp: Het onderwerp van de brief geeft duidelijk aan dat de ontvanger snel weet waar uw brief over gaat.
• Body: Je letter moet beginnen met een algemene introductie van wie je bent en het lettertype. Neem specifieke paragrafen op rond het probleem of probleem. Sluit het lichaam met een oproep tot actie. Elke zakelijke brief moet kort en bondig zijn, rekening houdend met de beperkte tijd van uw lezer.
• Afsluiting: Hier kunt u elk formeel formaat kiezen zoals "Vriendelijke groeten" of "Vriendelijke groeten."
• Handtekening: Onderteken uw naam als dezelfde als in uw brief. Naam en titel: vermeld uw volledige naam en functie.
• Encloses en CC: Als u extra documenten verzendt, voeg dan een bijlage toe en als iemand anders een kopie van de brief ontvangt, voeg dan cc toe. of carbon-kopie van de andere ontvanger of ontvangers.

U kunt het hele proces van het maken van een goed geformatteerde zakelijke brief vereenvoudigen door uw tekstverwerkingsprogramma te gebruiken.

In Microsoft Word kunt u de letterwizard gebruiken door naar de functie "Extra" te gaan, "Brieven en verzendingen" te selecteren en op de Letter Wizard te klikken. De wizard vraagt ​​u door elk veld en biedt u de mogelijkheid een indeling te kiezen.

Het juiste zakelijke lettertype gebruiken is één stap om uw bedrijf professioneler te maken. Neem de tijd om de juiste indruk te maken met uw bedrijf.