Wat u moet weten over Pre-congr vergaderingen

Vergadering- en evenementplanners houden naar verwachting een "pre-con" -vergadering met de manager conferentiediensten in hotels, conferentiefaciliteiten, congrescentra en elders vóór een geplande conferentie.

Het is in wezen de conferentie vóór de conferentie.

Voor degenen die geen frequente vergaderingen plannen, kan een pre-con vergadering in het begin ongemakkelijk of ongemakkelijk lijken, omdat deze nieuwe termen of taal kan bevatten, zoals 'gebeurtenis-hervatting' of 'banketgebeurtenisorder'.

< ! --1 ->

Wat moeten evenementplanners verwachten van een Pre-con?

Een pre-con is een vergadering die wordt gehouden met leveranciers en leveranciers van evenementen waar het evenement of programma gepland staat. Het wordt meestal een of twee dagen voorafgaand aan het evenement gehouden en verschilt van de doorloop die plaatsvindt op de dag van een evenement.

Sommige mensen kunnen pre-con vergaderingen associëren met het plannen van grotere conferenties, conventies, congressen en incentiveprogramma's. Het is echter ook gebruikelijk om een ​​pre-con vergadering te houden voor seminars en andere speciale evenementen.

Wat te verwachten tijdens een Pre-Con-vergadering

De pre-con vergadering biedt de evenementplanner de mogelijkheid om alle uiteindelijke logistiek voor een bepaald programma te bekijken bij het leveranciersmanagementteam dat bij het programma is betrokken.

Doorgaans wordt een pre-con vergadering gecoördineerd en gepland door de conferentiedienstenmanager van de locatie. Hij of zij zal managers uit verschillende gebieden die bij het evenement zijn betrokken uitnodigen om de logistiek van hun specifieke rol voor een evenement te beoordelen.

Dit is een uitstekende tijd voor de vergadering of evenementplanner om een ​​band op te bouwen met alle betrokkenen.

Tijdens de pre-con is het aangewezen dat de evenementenplanner enkele van de belangrijkste doelstellingen van het evenement benadrukt, waaronder belangrijke informatie over de organisatie die het evenement host, belangrijke berichten die tijdens het evenement worden overgebracht en belangrijke VIP's.

Pre-Con is het juiste moment om het evenement opnieuw te bekijken

Een gebeurtenis-CV wordt ook wel eventspecificatie genoemd. Het bevat alle relevante informatie over een programma of een evenement, inclusief details over het programma zelf. Deze items kunnen enkele of alle van de volgende items bevatten: datums, tijden, contacten, deelnemersprofielen, contactpersonen voor noodgevallen, eten en drinken, transport, verzendinformatie, facturering, audio / visuele en andere speciale behoeften.

Elke afdelingsmanager zal zijn of haar begrip van de gebeurtenis herzien, inclusief relevante details en hun gebruikelijke bedieningsprocedures. Ze zullen ook hun begrip van het evenementcontract en de eerder gedeelde informatie over de banketbijeenkomsten beoordelen.

Planning- en evenementplanners moeten onthouden om tijdens deze periode gedetailleerde vragen te stellen met betrekking tot de gebeurtenisspecificaties, zoals personeelsniveaus en de namen van de belangrijkste contactpersonen tijdens het evenement in alle weergegeven gebieden.De belangrijkste elementen van de pre-con discussie kunnen een beoordeling zijn van:

• Vereisten voor voedsel en drank
• Vereisten voor de gastruimte-lijst (indien van toepassing)
• Vereisten voor exposities en beurzen
• Vergaderruimte en beursruimte vereisten (plattegronden)
• Technische vereisten, zoals elektriciteit en telecommunicatie
• Details over bewegwijzering

Dit is het ideale moment om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen. Hoewel ze het misschien niet altijd leuk vinden, verwachten de meeste leveranciers en leveranciers redelijke (en onredelijke) wijzigingen. Als de pre-con is gepland in een tijd dat de installatie aan de gang is, is het natuurlijk aan te raden een vroege inspectie van de ruimte uit te voeren om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt.