Uitstekende cheques: Wat ze zijn en wat te doen

Uitstaande controles zijn niet zo groot als ze klinken. Een uitstaande cheque is een cheque die is geschreven maar nooit voor betaling wordt aangeboden. Met andere woorden, de ontvanger heeft nooit de cheque gedeponeerd of gehaald, dus de cheque is er nog ergens.

Deze uitstaande items kunnen boekhouding nachtmerries veroorzaken, en resulteren in onopgeëiste zaken die uiteindelijk aan de staat moeten worden overgedragen.

Waarom zijn er uitstekende controles?

Wanneer u per cheque betaalt, dient uw begunstigde de cheque te storten of contant te betalen om op de betaling te innen.

De bank van de begunstigde zal geld aanvragen bij uw bank en de transactie is voltooid wanneer uw bank geld verzendt naar de bank van de begunstigde (of op de rekening van de begunstigde als u dezelfde bank of kredietunie gebruikt).

Als de ontvanger van een cheque er nooit iets aan doet - of als de cheque is verloren of vernietigd - heb je nog steeds het geld in je account. Een uitzondering op dit scenario is wanneer u online rekeningbetaling via uw bank gebruikt: de fondsen worden vaak afgetrokken wanneer de cheque wordt afgedrukt, maar de gelden worden teruggestort op uw rekening als de ontvanger de betaling binnen een bepaalde tijd niet stort .

Opgeblazen accountbalans: aangezien u dat geld nog steeds hebt, kunt u denken dat u het kunt uitgeven. Helaas behoren de fondsen echt aan iemand anders. Als ze de cheque storten wanneer u het niet verwacht, komt u op minder geld dan u dacht, eventueel uw rekening en stuitende cheques overdragen.

Bedrijfscontroles: Bedrijven houden vaak op de hoogte van uitstaande items en volgen de betaalbare betalingen. Maar bedrijven hebben ook te maken met onopgezette eigendomswetten. Als betalingen aan medewerkers of verkopers onbeschadigd zijn, moet u uiteindelijk dat overgelaten onroerend goed overstappen naar uw staat (enkele jaren in de meeste staten, maar controleer dan bij lokale regelgevers).

Als u de situatie niet goed behandelt, breekt u de wet.

Wat te doen over uitstekende cheques

Wees proactief over uitstekende cheques en laat de zaken zo snel mogelijk opruimen. Veronderstel niet dat het uw gelukkige dag is en dat u het geld voor andere doeleinden kunt gebruiken. Je bent nog steeds het geld verschuldigd, en je moet het vroeger of later betalen (of het gaat naar de beoogde begunstigde of aan de staat). Gebruik een boekhoudsysteem dat onbeschadigde cheques aftrek uit uw beschikbare fondsen.

Bel of schrijf: als u merkt dat een cheque niet is neergelegd, neem dan contact op met uw ontvanger. Een simpele telefoontje of e-mail is prima - controleer gewoon om ervoor te zorgen dat ze de betaling hebben ontvangen en vraag of ze de cheque zullen storten. Als dat niet lukt, is het een goed idee om een ​​brief te sturen die hen op de hoogte stelt dat de cheque niet is verwerkt, en zij zouden u op de hoogte moeten stellen als ze de betaling niet hebben ontvangen.

Als u een sjabloon nodig hebt, gebruik dan onze -exemplaar Letter for Outstanding Checks.

Zorg ervoor dat u alle communicatie over de openstaande cheques documenteert. U moet wellicht aan de regelgevers bevestigen dat u redelijke pogingen heeft gedaan om de betaling te voltooien, maar de begunstigde heeft ook niet samengewerkt of het was onmogelijk om de begunstigde te contacteren.

Moet je nog een cheque schrijven?

Zodra u met uw begunstigde bent gesproken, kunnen zij u verzoeken om een ​​andere cheque te sturen, die ze zullen beloven om snel te storten.

Voordat u dit doet, vraag hen om de oude cheque indien mogelijk te retourneren. Dit elimineert de mogelijkheid dat zij (opzettelijk of onbedoeld) beide cheques storten.

In sommige gevallen moet u een nieuwe controle uitgeven zonder de oude cheque terug te krijgen. De cheque kan om welke reden dan ook zijn verdwenen, en uw begunstigde heeft een nieuwe nodig. Dit stelt u in een lastige situatie omdat u twee cheques voor een enkele betaling heeft. Als de oude cheque wordt afgezet, kan uw bank de cheque honoreren, en u betaalt uiteindelijk dubbel. Banken zullen over het algemeen niet meer dan 6 maanden geleden de cheques hebben geschreven, maar het gebeurt vaak genoeg dat je voorzichtig moet zijn (zelfs als je '90 dagen' of iets soortgelijk op je cheques wilt afdrukken ').

Als het bedrag groot genoeg is om problemen te veroorzaken (of als u de begunstigde niet vertrouwt), vraag u uw bank om de betaling te stoppen op de oude cheque.

Deze aanpak is niet perfect, maar het kan u helpen beschermen. Stop betalingsverzoeken kostprijs, en ze duurt maar 6 maanden, dus dit kan je meerdere keren doen.

Waarom worden cheques niet gehaald?

Er zijn verschillende redenen dat cheques niet worden neergelegd. De eenvoudigste reden hiervoor is dat uw begunstigde het niet heeft bereikt om de cheque te verwerken. Misschien hebben ze het geld niet dringend nodig, en hebben ze het druk gedaan om andere dingen te doen.

Controles kunnen ook weggevallen worden in stapels papier of achter de bureaus vallen. Nogmaals, als het geld niet erg belangrijk is voor de begunstigde, wordt het niet opgemerkt. Uiteindelijk kunnen cheques in de mail teruggestuurd worden als het adres van de begunstigde is gewijzigd, maar dat proces kan verrassend lang duren.

Controles uitgegeven aan u

Als een cheque aan u is uitgegeven en het nog steeds uitstaande is, neemt u contact op met de cheque-uitgevende instelling en vraagt ​​u om een ​​vervanging. U moet mogelijk de originele cheque terugsturen of documenten ondertekenen, waarbij wordt gezegd dat de cheque is verloren of vernietigd (en dat u niet beide cheques probeert te plaatsen). Als u de uitgevende instelling niet kunt vinden, controleer dan met het verlaten eigendomsprogramma van uw staat.