Hoe een aanvraag voor voorstel of RFP wordt ingediend

Een verzoek om een ​​voorstel, soms wel een RFP of RFQ voor "offerteaanvraag", is een document dat een bedrijf uitmaakt wanneer het een product wil kopen en het wil zijn specificaties verkrijgbaar maken voor de openbaar. Dit is meestal het geval wanneer meerdere bedrijven op het werk of het werk boden en het vraagt ​​om meer concurrerende prijzen. Maar uw inspanning kan biddingen veroorzaken die verspillen van uw tijd, of slechter, geen biedingen, als u de RFP niet correct voorbereidt.

Hier gaat het om succesvol succes.

Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld

Tijd nodig: Vaak duurt meerdere dagen

Hier is hoe:

1. Doe je huiswerk: Bepaal wat je nodig hebt, wat je wilt en wat is mogelijk voordat u begint met het schrijven van uw RFP. Geef geen RFP uit voor een machine die 1, 500 widgets per uur kan produceren als u nooit meer dan 25 per maand heeft verkocht. Er is geen zin in het uitreiken van een RFP voor een vliegende auto wanneer een boodschapper net zo snel op een fiets door het verkeer kan komen.
2. Tussen uw wensen en behoeften onderscheiden: Als u een applicatie wilt kopen die foto's tussen hoofdkwartier en uw bestelwagens kan verzenden op de baan, kunt u het aantal beelden dat u per seconde nodig hebt, opgeven, de maximale grootte van de afbeeldingen die u nodig hebt, en de nodige resolutie. Zeker, het kan leuk zijn om die afbeeldingen in kleur te hebben, maar is dat echt nodig? Als u echt een bepaald specifiek nodig hebt, gebruik woorden als "wil", "zal" en "moet". Dit geeft aan dat dit de eisen is. Specificaties die slechts 'wil' zijn, moeten worden geïdentificeerd door woorden als 'may', 'can' en 'optional'.

1. Beslis hoe de winnaar zal lijken : De voorstellen die u krijgt in reactie op uw RFP zullen verschillen. Elk antwoordend bedrijf heeft verschillende sterke en zwakke punten. Sommigen zullen zich richten op de laagste kosten. Anderen zullen zich op de beste kwaliteit inzetten. Nog anderen bieden een complete feature set aan. Beslis voor wat u zoekt - de laagste kosten, de snelste levering of een combinatie van de twee.

1. Organiseer het document : Alles wat je voor zaken schrijft, moet veel gedacht worden en moet georganiseerd worden. Een overzicht is een goede plek om te beginnen. U heeft op zijn minst secties nodig voor een introductie, eisen, selectiecriteria, tijdlijnen en proces. Veel van deze secties hebben subsecties.
2. Schrijf de introductie : Hier wordt u uitgelegd aan potentiële bieders waarom u de RFP publiceert en wat u hiermee wenst te bereiken. De introductie kan ook een samenvatting bevatten van de hoofdpunten uit de overige afdelingen, inclusief de vervaldatum. De introductie van een RFP voor een beeldtransmissie systeem kan zoiets als volgt lezen: "XYZ Company verzoekt voorstellen voor een zeer betrouwbaar, makkelijk te gebruiken systeem waarmee beelden van het hoofdkantoor kunnen worden verzonden naar bestelwagens waar dan ook in het grootstedelijk gebied.Responsieve biedingen moeten ontvangen worden tegen maandag 5 maart 2007 om 8 uur PST. "
3. Verplichte eisen : Dit gedeelte is een van de belangrijkste en meestal duurt het meest. de grootte en de duidelijkheid van de te verzenden afbeeldingen en de benodigde snelheid. Wees specifiek, maar vertel de bieders niet hoe u wilt dat het werk wordt bereikt, tenzij dat essentieel is. U kunt dit onderdeel onderverdelen in een systeem. voorbeeld: a) beeldgrootte en kwaliteit b) transmissie (die zowel de gewenste snelheid als eventuele vereisten kan bevatten die de transmissie veilig maken) en c) gewenste opties (waar u de gewenste kleur wilt opgeven).
4. selectiecriteria < : Hier vertellen u de bieders hoe u het winnende bod selecteert. U kunt zo veel of zo weinig als u wilt. Het is een goed idee om een ​​zin in te vullen zoals: "De winnende bieder zal geselecteerd uitsluitend door het oordeel van XYZ Company. "Sommige overheid RFP's zijn erg sp ecific over selectiecriteria, maar de meeste commerciële RFP's zijn minder nauwkeurig. U wilt wellicht een spreadsheet aanmaken die de prijzen toewijst aan elk van de categorieën een bepaald aantal punten, dan moet een team het beste 'bod' kiezen van degenen met de top drie scores. Tijdlijnen
5. : Deze sectie vertelt bedrijven die willen aanbieden op uw RFP, hoe snel zij moeten handelen en hoe lang het proces naar verwachting zal gaan. Wees redelijk als u uw deadlines stelt. Vraag geen voorstellen voor complexe systemen dan geef de bieders slechts een paar dagen om te reageren. Geef meer tijd om een ​​bod voor te bereiden als uw RFP groot is, als uw gewenste aankoop ingewikkeld is, of als u een gedetailleerder antwoord nodig hebt. Dit is ook waar u de bieders kunt vertellen hoe lang het evaluatieproces zal duren, wanneer ze worden meegedeeld als ze succesvol zijn en hoe snel ze moeten leveren. Proces:
6. Gebruik deze sectie om uit te leggen hoe het proces zal werken, van het verzenden van de RFP om het contract toe te kennen en het werk te starten. Deze sectie kan zeggen: "Biedingen zijn verschuldigd op de datum vermeld in stap 8 hierboven. Alle biedingen worden beoordeeld om te controleren of ze voldoen aan alle eisen en reageren. Alle reactieve biedingen worden gescoord in X-categorieën (u kunt de categorieën noemen als u wenst) en de top drie biedingen worden beoordeeld door het voorstelsteam om de winnende bieder en een plaatsvervanger te selecteren. Onderhandelingen met de winnende bieder zullen naar verwachting binnen twee weken een contract toegekend worden. " Besluit hoe u uitstuurt De RFP
7. : De meeste RFP's worden uitgezonden, maar ze hoeven niet te zijn. U kunt een RFP per e-mail sturen, of u kunt het op de website van uw bedrijf plaatsen. Zorg ervoor dat u de naam of het nummer dat de bieders moeten gebruiken, opgeven om de RFP te identificeren waaraan zij reageren. Besluit wie de RFP ontvangt:
8. U heeft wellicht al de leveranciers geïdentificeerd die u wilt kopen. Uw bedrijf kan zelfs een lijst van aanvaardbare verkopers hebben. Zo niet, kunt u mogelijke verkopers vinden via uw professionele netwerk, door online te zoeken of door vertrouwde verkopers van andere materialen te vragen voor hun aanbevelingen.Beperk je lijst niet van wie je RFP ontvangt aan alleen "grote" bedrijven of "gevestigde" verkopers. U vindt misschien betere ideeën en zelfs betere prijzen van kleinere verkopers die vaak meer geïnteresseerd zijn in het winnen van uw bedrijf. Stuur de RFP.