Hoe u een voorstel voor gebeurtenisplanningsdiensten wilt schrijven

Het is belangrijk om een ​​succesvol evenementenplanningsproces te beheren om te weten hoe u een plan voor het planning van evenementen wilt schrijven. Elk bedrijf dat een dienst verkoopt, moet een soort zakenvoorstel voorbereiden bij het presenteren van hun bedrijf en diensten aan een potentiële klant. Maar evenementenplanningstjenester zijn uniek en het voorstel dat u maakt, moet de aangepaste diensten weerspiegelen die u zal aanbieden.

Hier zijn enkele handige tips om een ​​effectief evenementplanning voorstel te schrijven.

Wat is een voorstel voor evenementenplanning?

Een voorstel voor evenementenplanning service is een uitgebreid voorstel dat het evenement en de diensten die u zal verstrekken schetst. Dit voorstel is uw kans om uw zaken, vaardigheden, ideeën en visie van het evenement aan een potentiële klant te verkopen. Het is ook ontworpen om u te presenteren als de beste persoon om het evenement uit te voeren, een die de klant kan vertrouwen. Voorstellen moeten goed geschreven zijn, grondig onderzocht en de nodige gegevens verstrekken zodat de klant kan voorstellen wat u in gedachten heeft.

Neem de snelkoppeling niet

Templates volop voor allerlei zakelijke documenten, van servicevoorstellen en facturen, boekhoudkundige documenten en kostenrapporten. Met behulp van deze sjablonen kan u zeker helpen u een voorstel snel en efficiënt op te stellen. Maar weerstaan ​​de verleiding om een ​​generieke sjabloon te downloaden, vul de lege ruimtes in en stuur het af als representatie van uw bedrijfs- en evenementenplanning.

Uw evenementenvoorstel is een afspiegeling van u, uw evenementenplanningshandel en de diensten die u verstrekt. Omdat het plannen van een evenement vereist is dat dit evenement wordt aangepast aan de behoeften en de budget van uw klant, moet uw voorstel een persoonlijk en uniek evenement weerspiegelen. U kunt een sjabloon gebruiken als algemene handleiding om uw gebeurtenisvoorstel te starten, maar pas het aan en sluit de individuele diensten in die voor elke klant zijn opgenomen.

Eerste stap: de vergadering

De eerste stap is om met uw potentiële klant te ontmoeten om te bespreken wat ze in gedachten hebben voor dit evenement, wat het doel is, het aantal gasten en wat ze willen bereiken. Naast datum, tijd en gewenste locatie, let op eventuele ideeën over thema, horeca, algemene esthetiek, kleuren of sfeer die tijdens deze vergadering besproken worden.

Aan de slag met het evenementaanvraag

Dus je had een eerste ontmoeting met je cliënt en had een idee van wat ze in gedachten hebben voor hun evenement. En u heeft een paar algemene sjablonen gedownload om u te beginnen met het schrijven van het voorstel. Nu kunt u staren op een leeg computerscherm en u zich afvragen wat u in uw evenementenplanningsproject moet opnemen.

Elk voorstel moet met de klant in gedachten worden geschreven.Maar doe niet alleen al de ideeën die ze met u hebben gedeeld tijdens uw afspraak herstellen en simpelweg een prijskaartje voor uw diensten aan te passen om precies te leveren wat ze zojuist hebben beschreven. Evenementenplanning is een servicebedrijf en het is die service, persoonlijke touch en creatieve aanpak die een evenement niet alleen succesvol maar onvergetelijk maakt. En evenementen die gedenkwaardig zijn, kunnen veel meer bijdragen aan het genereren van nieuwe klanten voor uw bedrijf.

Bereid uw voorstel daarom voor in een toon en stijl die u en uw zaken weerspiegelt.

Presenteer je evenement idee op een zodanige wijze dat het voor je cliënt duidelijk is dat je hun gedachten, verwachtingen en zorgen in je aanpak bij dit evenement opneemt. Het begrijpen van de behoeften van uw klant is van groot belang en het vervoeren van dit in uw voorstel kan het verschil maken tussen hen die u of iemand anders aan het huren hebben.

Inbegrepen in een evenement voor de planning van gebeurtenissen

Inleiding

Begin met een korte inleiding van u en uw evenementenplanning. Inclusief bijzonderheden, zoals hoe lang je in zaken en je professionele achtergrond bent geweest.

Event Description

Dit volgende gedeelte is een samenvatting van het feitelijke gebeurtenis. Dit moet de gegevens bevatten die tijdens uw afspraak zijn verstrekt, zoals het doel van het evenement, het algemene tijdschema, het aantal gasten en mogelijke locaties.

Diensten verleend

Dit gedeelte is bijzonder belangrijk.

De klant zal moeten weten - welke diensten u voor dit evenement zal voorzien. Een checklist met kogelpunten is een geweldige manier om de verschillende diensten te tonen die zijn opgenomen. Dit werkt goed voor kleinere functies zoals bruidsdouches of feestelijke diners en is gemakkelijk voor de klant om te zien wat u zal doen en welke verkopers u zal gebruiken. Voor grotere gebeurtenissen die meerdere functies hebben, zoals een cocktailuur of een lunch, kunt u secties voor elk aspect van het evenement maken en vervolgens de diensten vermelden die in elke sectie worden opgegeven.

Toon je werk

Als je eerder soortgelijke gebeurtenissen hebt gepland, voeg foto's van deze gebeurtenissen toe om je werk te laten zien. Deze visuals kunnen de klant letterlijk helpen om te zien wat u kunt doen.

Geld, geld, geld

Terwijl de opdrachtgever het lezen van uw voorstel kan inlichten over alle details en afbeeldingen van het evenement dat u voor ogen stelt, verandert deze mentaliteit meestal versnellingen als het gaat om het gedeelte dat over geld gaat. Vaak is het een abrupte stop. Om dit te voorkomen moet u de taal of de toon van uw voorstel niet plotseling veranderen in alle zaken en feiten. Benoem deze sectie "Voorgestelde kosten" en blijf door de aspecten van dit evenement door de klant te begeleiden door de kosten zorgvuldig te formuleren. Help uw cliënt uw voorstel als een reeks stappen zien, elk met verschillende diensten en aanverwante kosten.

Geef een gedetailleerde samenvatting aan die de prijs voor elk item en de doelstelling vermeldt. Bijvoorbeeld, als u tafellinnen huurt, vermeld u dat als een aparte kosten. Als u servers aanstuurt, geeft u het aantal servers, kosten per uur en totale kosten voor de duur van het evenement op.Gebruik deze methode voor elk regelitem, omschreven elk, zodat de klant het evenement verder kan voorstellen en de verwante kosten begrijpen.

Nadat deze secties zijn gespecificeerd met hun kosten, verhaalt u ze onderaan uw voorstel om een ​​totale kosten van het evenement te vermelden. Als u een korting aanbiedt voor het vroegtijdig boeken, lijst ze onder dit laatste nummer.

Afsluiting

Het laatste stuk van uw voorstel is een dank voor hun overweging. Geef contactgegevens, inclusief website, e-mailadres en telefoonnummer, zodat potentiële klanten met u kunnen komen met vragen of, nog beter, om u voor de baan te huren.