Hoe de werkgeversverplichtingen op vakantiepartijen te beperken

De toenemende erkenning dat alcoholverbruik bij organisatorisch gesponsorde gebeurtenissen aanzienlijke juridische aansprakelijkheid creëert, heeft invloed gehad op die traditionele instelling, de feestdag van het bedrijfsleven, maar deze impact is niet per se doordringend of ernstig.

In een uitgebreid onderzoek van 2015 over werkgevers bleek dat de meerderheid van de organisaties (59 procent) van plan waren om alcohol op hun vakantie of op het einde van de jaarpartij te serveren.

En slechts de helft van deze werkgevers (47 procent) zei dat ze het alcoholverbruik zouden willen regelen door middel van methoden zoals:

• drankjes of een drankje maximaliseren (71 procent van de respondenten in dit categorie),
• alleen bepaalde soorten alcohol (25 procent),
• met een geldbalk (18 procent) of
• andere (11 procent).

Bovendien blijkt uit het SHRM 2015-onderzoek dat het hele jaar door een derde van de organisaties (33 procent) een formeel of informeel beleid heeft dat alcohol op werkgerelateerde gebeurtenissen toelaat. (Elke werknemer moet bepalen of het drinken van alcohol bij bedrijfsevenementen voor hen is.)

Bedrijven plannen en plannen vakantiefeesten met de beste voornemens om hun werknemers te belonen, moraal te versterken en teamgeest aan te moedigen. Maar deze bijeenkomsten, vooral wanneer alcohol wordt geserveerd, kan veranderen in een omgeving voor ongewenste seksuele vooruitgang en potentieel illegaal personeelsgedrag als de werkgever niet voorzichtig is.

Dat is vooral het geval wanneer het feestfeest op een off-site plaatsvindt (die volgens de SHRM 2015-opname in bijna 67 procent van deze functies is). In een sociale omgeving buiten de werkplek kan een werknemer waarvan de remmen worden verlaagd door alcoholverbruik zich inzetten voor gedrag dat hij of zij nooit zou overwegen om op het werk te doen.

Werkgevers zorgen maken zich uit van intimidatie naar werknemers slachtoffers

Feestdagen brengen vaak meer dan gewoon dronken high jinks. Vrolijk kan soms betekenen dat de lijn wordt overschreden, variërend van het beledigen van een collega om de wet te overtreden. Bovendien, in de real-time sociale media omgeving van vandaag, kunnen dronken shenanigans op een feestdag snel online worden gepost voor de hele wereld om te zien.

De eerste twee acties die een werkgever nodig heeft voor het vakantiefeest moet zijn, herinneren werknemers dat respect en professionaliteit niet alleen van toepassing zijn op de arbeidstijd, maar ook op bedrijfsgebonden evenementen zoals kantoorpartijen. En ten tweede moeten werkgevers een social media beleid vaststellen dat werknemers verbiedt om foto's of video's zonder toestemming van het management in sociale media te plaatsen.

Dit zijn twee goede eerste stappen, maar veel meer moet worden gedaan om de ernstiger juridische problemen aan te pakken.

Werknemers zijn beschermd tegen seksuele intimidatie en discriminatie op grond van titel VII van de Burgerrechtenwet van 1964, die betrekking heeft op werkgevers met 15 of meer werknemers (inclusief vaste deeltijdse). Titel VII bevat twee vereisten voor gedrag om potentiële aansprakelijkheid voor onwettige intimidatie te veroorzaken:

• Het gedrag moet ongewenst zijn; en
• Het gedrag moet voldoende ernstig zijn of doordringend.

Het hoeft niet beide te zijn. Gedrag is niet illegaal omdat het ongeschikt is of een collega voelt oncomfortabel. Echter, zelfs een enkele, extreem ernstige incident van intimidatie kan voldoende zijn om een ​​titel VII-overtreding te vormen, vooral als de intimidatie fysiek is.

Dus, als een incident op kantoorpartij volgt op eerdere incidenten van wangedrag, kan het het bewijs vormen dat nodig is om de "ernstige" of "doordringende" drempel te bereiken die de basis legt voor een titel VII-claim.

Een tweede belangrijke juridische aansprakelijkheid wordt gecreëerd door dronken rijden na een werkgeversgebonden vakantiefeest. In een 2013-rechterlijke beslissing die aanzienlijke publiciteit kreeg, keerde een appèlhof van Californië de rechtsbijstand van het gerechtshof om summier oordeel voor de werkgever.

Zij vonden dat een medewerker die alcohol op een bedrijfsponsored event heeft verbruikt en na het vertrek een andere auto heeft geslagen en de bestuurder vermoord heeft gemaakt aansprakelijkheid voor de werkgever.

"Het is niet relevant dat de verwachte effecten van de nalatige gedraging van de werknemer (hier het auto-ongeval) zich op een moment voordoen, waarbij de werknemer niet langer binnen de werkingssfeer van zijn of haar dienstverband was gewerkt", aldus de rechtbank.

Proactieve stappen om te overwegen bij de feestdag

Gezien deze juridische risico's moeten voorzichtige werkgevers deze zes aanvullende proactieve stappen nemen om hun litigieuze aansprakelijkheid te verminderen. Belangrijke voorbeelden van acties die worden aanbevolen voor werkgevers om te overwegen, zijn:

• In het algemeen zijn er schriftelijke anti-intimidatiebeleid opgesteld, duidelijk vermeld in werkboekhandboeken en publiceren dat beleid voorafgaand aan de feestdag.
• Stuur een memo aan het onthouden van medewerkers om verantwoordelijk te zijn voor het feest, duidelijk uit te spreken van een gebrek aan tolerantie voor elk ongepast gedrag, waaronder dronkenheid.
• Voer de klerencode van de werkplek op het feest in om ongewenste of suggestieve kleding te voorkomen en laat de medewerkers van tevoren uw verwachtingen kennen.
• Maak deel aan het feest vrijwillig en stel niet voor dat het bijwonen van een persoon in het bedrijf zal behoren.
• Als alcohol wordt geserveerd, stel je vooraf een toon van moderatie door middel van interoffice memo's, e-mails, vergaderingen, REPLACEs in paychecks of andere communicatie, en benadrukken dat buitensporig alcoholgebruik niet wordt geduld.
• Beperk het aantal dranken of de tijdsduur gedurende welke alcohol wordt geserveerd, en bied aanzienlijke niet-alcoholische alternatieven. Serveer veel eten en zorg ervoor dat het alcoholgebruik niet de focus is van het evenement.

Zulke stappen zijn geen garantie tegen vakantiefeestproblemen, met name als er besloten wordt om alcohol te serveren.Maar ze kunnen de basis vormen van een werkgever voor een effectieve verdediging tegen aansprakelijkheid als problemen zouden moeten komen.