Hoe u financiële journaalinzichten goed wilt aanpassen

De twee methoden om de financiële foto van een bedrijf op te nemen zijn boekhoudkundige en periodieke boekhouding. Bedrijven die gebruik maken van de geldmethode recordkosten en inkomsten wanneer geld wordt betaald of ontvangen. De geldmethode is de eenvoudiger van de twee; Het werkt op dezelfde manier als een persoonlijke cheque. De opbrengstmethode past inkomsten en uitgaven aan op de juiste periode door gebruik te maken van journaalboekingen om bepaalde activiteiten op te nemen.

Dit geeft een nauwkeuriger beeld van hoe het bedrijf presteert, maar het is ook meer tijdrovend. Het voorbereiden en plaatsen van journaalposten is een van de activiteiten die moeten worden uitgevoerd bij het gebruik van de opbrengstmethode. Als de journaalposten mislukt of onjuist worden voorbereid, kan de nauwkeurigheid van de jaarrekening ernstig worden beïnvloed.

Soorten journaalaanvragen

Er zijn veel verschillende situaties die een aanpassingsjournaalboeking nodig hebben. De meeste kunnen echter ingedeeld worden in een van de zes categorieën.
1. Opgebouwde uitgaven rekordkosten die u hebt aangegaan, maar waarvoor u niet betaald hebt. Voorbeelden van opgelopen kosten zijn onder meer: ​​

• Goederen of diensten die u heeft ontvangen maar waarvoor de leverancier nog geen factuur heeft ingediend
• Wisselingen voor nutsbedrijven, zoals elektriciteit, telefoon, internet service of water
• Belastingen of andere jaarlijkse betalingen
• Payroll, als werknemers uren hebben gewerkt in een periode die niet zal worden betaald tot de volgende periode

• In afwachting van kredieten, zoals een leverancierskrediet voor retourzendingen

2. Uitgestelde of voorafbetaalde kosten wijzen uit op kosten die u heeft betaald voor welke diensten nog niet zijn geleverd. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan de verzekeringsuitkeringen voor een jaar van tevoren op hun voertuigen maken, of het kan kwartaallikse huurbetalingen op hun gebouw overdragen.

3. Inventarisaanpassingen zijn een gemeenschappelijk type tijdschriftinvoer. Typisch zijn journaalposten bereid om de verkoopkosten af ​​te stemmen met het aantal verkochte eenheden gedurende de periode. De meeste bedrijven registreren alle aankopen op een inventarisrekening die op de balans staat en vervolgens een dagboekrekening opstellen om de kosten van de in de periode verkochte eenheden over te dragen naar een rekening dat in de winst- en verliesrekening staat.
4. Noncash-transacties weerspiegelen activiteiten die geen invloed hebben op de cash van het bedrijf. Voorbeelden van deze soorten journaalposten omvatten afschrijving en afschrijving, reserves die zijn opgeslagen om voorraad in het magazijn te beschadigen of om kosten te verdelen tussen locaties of afdelingen.
5. Opgebouwde omzet of inkomsten weerspiegelt transacties waarvoor u de goederen of diensten heeft geleverd, maar geen betaling heeft ontvangen. In de meeste bedrijven zullen de debiteuren de grootste deel van deze categorie weerspiegelen.Opgebouwde opbrengsten kunnen echter ook andere items omvatten, zoals rente verdiend in een periode die de bank niet zal posten tot de volgende periode.
6. Uitgestelde ontvangsten weerspiegelen ontvangen betalingen waarvoor het werk of de goederen niet zijn afgeleverd. Bijvoorbeeld, een klant kan vooraf betalen voor een aangepaste bestelling die twee maanden zal duren om te voltooien.

De noodzaak om journalboekingen aan te passen

Het primaire doel van het aanpassen van dagboekinvoeren is om inkomsten en uitgaven te vergelijken in de periode waarin ze zich voordoen. De volgende voorbeelden kunnen helpen aantonen hoe dit bijbehorend principe meer nauwkeurige financiële overzichten kan leveren.
• Uitgaven worden in de juiste periode herkend. Stel dat een bedrijf een vijfjarig servicecontract aankoopt om preventief onderhoud op zijn verwarmingssysteem te dekken. Het contract kost 5 000 dollar, waarvan de verkoper het bedrijf verplicht heeft vooraf te betalen. Onder de geldmethode zou het bedrijf de hele $ 5, 000 in een periode opnemen, de kosten zouden worden overschat en de winsten zouden onderschat worden. Onder de aanwasmethode wordt slechts $ 1, 000 per jaar opgenomen als een uitgave.
• Inkomen wordt in de juiste periode opgenomen. De arbeid, de materialen en de overheadkosten om een ​​product of dienst aan de klant te leveren, komt overeen met de omzet.

Stel voor dat een klant vooraf $ 500, 000 betaalt voor een bedrijf om een ​​product te produceren volgens zijn specificaties. Het duurt twee jaar om de bestelling af te ronden. Het bedrijf koopt de benodigde materialen, betaalt haar medewerkers en beslaat de voorzieningen, computerondersteuning en andere kosten. Onder de geldmethode kreeg het bedrijf schijnbaar een meevaller toen het $ 500.000 kreeg, maar voor twee jaar zal het zijn uitgaven overschatten, waardoor het lijkt dat het bedrijf niet zo veel verdiend als het is of mogelijk laat zien dat de het bedrijf verliezen geld.

Een regelboek invoeren

Tijdschriftboekingen vereisen een begrip van hoe de boekhoudsystemen werken. Zij hebben altijd invloed op ten minste twee accounts, en de debieten en kredieten zullen netto naar nul bedragen. De volgende voorbeeldjournaalposten kunnen nuttig zijn.
1. Een bedrijf ontvangt een zending kantoorbenodigdheden op de laatste dag van de boekhoudperiode, maar de factuur van de leverancier is niet aangekomen. Volgens de bestelling moet de factuur voor $ 200 zijn. De tijdschriftinvoering zou de rekening voor kantoorbenodigdheden in rekening brengen met een bedrag van $ 200 en kredietopgegeven kosten voor $ 200.
2. Een klant maakt een aankoop van $ 500 en brengt het op haar rekening. Ze heeft 30 dagen om de betaling te verrichten. De dagboekinvoering zou een debiet aantonen op debiteuren van $ 500 en een inkomen van $ 500.
3. Na ontvangst van een zending van 10.000 items en het plaatsen van de kosten van 100.000 dollar op de voorraadrekening, verkoopt een bedrijf 1, 000 van de producten gedurende de periode. De dagboekinvoer zou zijn om de verkoopkosten voor de verkoop van de goederen te debiteren voor een waarde van 1.000 items, dat is $ 10.000, en de voorraadaccount voor $ 10.000 in rekening brengen.
Een gebied dat vaak verwarring veroorzaakt bij het opstellen van journaalboekingen is dat sommige accounts normaal gesproken een kredietbalans hebben en andere hebben normaal gesproken een debetbalans. Het type account bepaalt het normale saldo.
• De activa hebben meestal een debetbalans. De activa omvatten contanten, debiteuren en inventaris.
• Contra-activa zijn credit-balance accounts. Voorbeelden van contra-activa zijn reserves voor inventarisafschrijvingen en vergoedingen voor dubieuze debiteuren.
• Verplichtingen hebben normaal gesproken kredietbalans. De verplichtingen omvatten opgelopen kosten en onbetaalde belastingen.
• Inkomstenrekeningen tonen typisch kredietbalans. Inkomstenrekening omvat verkoop, rentevergoeding en overige opbrengsten.
• Uitgaven hebben normaal gesproken debetbalans. Uitgaven kunnen verkochte kosten van goederen omvatten, lonen, bedrijfskosten en overheadkosten.

Ga als volgt te werk om een ​​dagboekinvoer te maken.

1. Overweeg welke accounts worden beïnvloed. Er zullen minimaal twee accounts zijn, maar het journaalboekje kan veel meer betrekken.
2. Overweeg het doel van de journal entry om te bepalen welke accounts moeten worden gecrediteerd en welke zouden moeten worden gedebiteerd. Bijvoorbeeld, wanneer een aansprakelijkheid wordt opgelopen, moet de aansprakelijkheidsrekening een krediet zijn, dus de verrekeningsrekening of accounts moeten gedebiteerd worden.
3. Bereid een geschreven of getypte invoer in om de dagboekinvoer te documenteren. Zorg ervoor dat het totaal van alle betalingen gelijk is aan het totaal van alle credits.
4. Postjournaalboekingen indien nodig. Tijdschriftstukken moeten worden geplaatst voordat de boeken voor de periode worden afgesloten of financiële staten aan beleggers of kredietverstrekkers presenteren, maar het kan ook voordelig zijn om ze te posten alvorens belangrijke financiële beslissingen of verplichtingen te nemen.
Het aanpassen van journaalboekingen kan vrij complex zijn. Aanvankelijk kunnen ze verschrikkelijk lijken op degenen die niet in het boekhoudkundig beroep zijn. Met de praktijk worden ze echter veel makkelijker voor te bereiden en minder tijd nodig om te voltooien.