Hoe zorgt u voor een nauwkeurigheid in de kosten van uw werk

Veel kleine en middelgrote bedrijven maken de fout om geen baankostenplan te gebruiken of een te bouwen die kwetsbaar is voor onjuiste gegevens of onvoldoende gegevens. Met een stevig baankostenplan is het makkelijker om de voortgang van het totale project te analyseren, kijk naar elke stap en identificeer alle gebieden die verbetering nodig hebben. Grote tijdsverschillen en ontsporingen kunnen gemakkelijk worden vermeden met een goed plan. Ook, met een goed baankostenplan met maatregelen om de nauwkeurigheid van de gegevens te verbeteren, geeft een bedrijf de overhand tegen concurrenten.

Wanneer het correct is uitgevoerd, levert een baankostenplan de volgende voordelen op:

• Accurate melding tijdig.
• Weet waar en hoe de kosten worden opgelopen.
• Het vermogen om kosten te volgen en te vergelijken met werkbudgetten en projecties.
• Het vermogen om wijzigingen direct aan te brengen, zoals ze nodig zijn.
• Een database van informatie uit eerdere projecten om te gebruiken voor meer nauwkeurigheid in toekomstige projecten.
• Een kans om de status van taken die betrokken zijn bij het project en het algemene project op een hoog niveau te controleren.

Actieve planning voor jobkosten

Hoewel een budget de financiële ruggengraat van elk project is, ontvangt het niet altijd voldoende planning en monitoring. Veel kleinere bedrijven stellen slechts een dollarbedrag of een bereik voor het totale project in. Taken kunnen niet goed onderzocht worden om rekening te houden met mogelijke kostenverschillen in vergelijking met ramingen.

Ook worden budgetten doorgaans verwaarloosd als het project vordert.

Het is belangrijk om de begroting te controleren en regelmatig aanpassingen aan te brengen. Plan om dit te doen, en heb zowel een opening- en sluitingsbudget.

Wanneer het budget is ingesteld, is het tijd om de nodige stappen te ondernemen om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen. Dit zijn enkele beste praktijken voor het implementeren van een stevig werkkostenplan dat fouten opslaat en de juiste data-opname garandeert.

1. Track kosten grondig

Een van de grootste fouten die door veel kleinere bedrijven gemaakt wordt, volgen de gegevens niet grondig. Voeg dat toe aan een plan dat niet solide gebouwd is, en er is een recept voor een ramp. Stel je voor het sluiten op een baan en ontvang dan een rekening van een verkoper met een steile late vergoeding. De late vergoeding komt met een extra strafheffing, en het totaal voor de ongekalculeerde fout is genoeg om een ​​duidelijke duik in de totale winstgevendheid van het project te leggen.

Ontwikkel een systeem voor het registreren van geprojecteerde uitgaven, en zorg ervoor dat u deze bijhoudt tijdens de fases van het project. Er moet een systeem zijn met data- en kostencontroles voor elke fase van een groot project. Zorg altijd voor een duidelijke foto van de kosten en bestel de bestellingen.

2. Ontwikkeling van een veranderingsproces

Wanneer taken overlappen en de tijd beperkt is, kunnen budgetwijzigingen plaatsvinden maar niet gedocumenteerd worden.Dit kan het resultaat van het project en de voorspelde winst beïnvloeden. Als er gedurende het hele proces een wijziging van het budget plaatsvindt, documenteer ze onmiddellijk.

Dit helpt alle betrokkenen de werkelijke werkkosten te begrijpen en zorgt ervoor dat de onderneming de planning van het project betaalt. Ontwikkel een systeem voor het documenteren en bewaken van veranderingsorders voor alle betrokken partijen.

3. Gebruik dagelijkse tijdschema's

Werkuren die onjuist gedocumenteerd zijn, laat of niet, kunnen het budget opvangen wanneer het project is afgerond. Stel je voor dat je werkuren herzien en opmerkt dat er een paar werknemers zijn afgeschreven op taken, maar ze hebben hun uren voor die dag niet ingelogd en dit patroon gebeurt meerdere malen in het hele project.

Mensen kunnen onmiddellijk met een project bezig zijn en vergeten hun tijd te documenteren. Zorg ervoor dat elke persoon een dagelijks tijdschrift gebruikt en een hoofdlijst heeft voor een manager of supervisor die elke dag gebruikt voor het verifiëren van tijdschriftinzendingen. Het is veel beter om dagelijks tijd eerder dan wekelijks te documenteren om de juistheid te voorkomen en later later financiële verliezen te voorkomen.

4. Vergelijk de ramingen van de werkelijke kosten

Veel kleine bedrijven maken het fout om alleen schattingen te verkrijgen bij het begin van een project.

Naarmate het project vordert, kunnen er problemen ontstaan ​​die de noodzaak van kostenaanpassingen rechtvaardigen.

De leveringskosten voor bepaalde artikelen kunnen oplopen, en sommige projecten kunnen meer leveringen vereisen dan de oorspronkelijke schatting. Deze veranderingen resulteren in een hogere totale kosten, en het kan een groot nadeel zijn als het aan het einde van het project een verrassing is. Zorg ervoor dat de geschatte kosten in lijn zijn met de werkelijke kosten.

5. Monitorkosten door het project

Het is makkelijk om kostenwijzigingen, extra kosten en fouten te overzien als het project vordert. Er zijn apps en softwareprogramma's die waarschuwingen geven wanneer bepaalde taken nog niet zijn gefactureerd of wanneer de projectie kosten onder de werkelijke kosten dalen. Stel je voor dat je een project aflegt en dan realiseert dat een grote baan niet is gefactureerd. Dit is slechts een van de vele mogelijke manieren om geld te verliezen.

Een tracking programma is een waardevol onderdeel voor elk belangrijk project en kan professionals helpen aanpassingen aan te brengen om op budget te blijven en bij te houden met facturering. Als een programma ook een mobiele app heeft, maakt dit het gemakkelijk om kosten te volgen en bij te werken of om rekeningen overal te verzenden. Het is altijd beter om taken te voltooien als ze zich in gedachten houden in plaats van ze af te zetten tot ze terugkomen naar het kantoor.

6. Minimaliseer codering foutrisico's

Veel bedrijven gebruiken boekhoudsoftware voor het invoeren van alle kosten. Het gebruik van een buitenlandse boekhoudkundige dienst om kostenrapporten te verwerken en alle gedetailleerde taken van boekhouding is een groot voordeel en de meest accurate manier om de financiën te volgen. De professionals die deze diensten uitvoeren, moeten echter nauwkeurige gegevens hebben voor optimale financiële resultaten.

In veel gevallen invoeren projectarbeiders de verkeerde codes in interne rapportagesystemen.Wanneer deze onjuiste codes worden overgebracht naar externe accountantsafdelingen, worden ze verkeerd geregistreerd en kunnen ze problemen veroorzaken. Hetzelfde geldt bij interne boekhoudafdelingen, maar kan het bedrijf ook meer tijd en geld kosten om de fouten te vinden.

Als een coderingssysteem problemen veroorzaakt, is het tijd om het opnieuw te evalueren en een eenvoudiger of duidelijker systeem op te zetten. Alternatief, gebruik elektronische codering met een verificatieprompt voor elke invoercode die aangeeft wat de code betekent en zorgt ervoor dat de gebruiker deze informatie bevestigt alvorens het in te dienen.

7. Weet wie veranderingen doet

Elke professional begrijpt het belang van aansprakelijkheid. Echter, zelfs professionals kunnen hun fouten niet bezitten als er kans bestaat om dit te doen. Wanneer meerdere partijen aan een project werken, is het belangrijk om te documenteren wie taken uitvoert, wie gegevenswijzigingen maakt, die financiële prognoses verandert en aankopen doet. Dit maakt het gemakkelijker voor alle partijen om te weten wie voor verschillende problemen moet contacteren en identificeert ook wie kritieke fouten kunnen maken.

Hoewel fouten het resultaat van het project nog steeds kunnen beïnvloeden, moeten de mensen die hen maken, worden geïdentificeerd om hen te helpen hun fouten te begrijpen en noodzakelijke veranderingen aan te brengen om dezelfde problemen in de toekomst te voorkomen. Met behulp van softwareprogramma's waarbij gebruikers moeten inloggen om een ​​van deze belangrijke veranderingen te maken, is het een goede start.

Gegevens nauwkeurigheid en jobkosten is een teampoging

Het belangrijkste advies om te onthouden bij het gebruik van deze handelingstips is om het project een teampoging te houden. Iedereen moet bijdragen aan de nauwkeurigheid van de gegevens voor het optimale resultaat van een project. Definieer de taken van elk departement of werkgroep en identificeer hoe deze plichten en data-nauwkeurigheid betrekking hebben op het algemene financiële succes van het project.

Maak een presentatie waarin wordt beschreven hoe elk onderdeel van het team functioneert. Ontmoet met iedereen voordat het project over deze punten gaat en om ervoor te zorgen dat iedereen hun rol en de rollen van anderen begrijpt.

Een belangrijk onderdeel van het opbouwen van een sterk team en het helpen ervan om te zorgen voor nauwkeurigheid van gegevens in de kosten van het werk vraagt ​​hun hulp. Het is eenvoudig om de teams te vertellen over hun plichten en financiële projecties. Om gewaardeerd te voelen, om hun rol beter te begrijpen en actief willen deelnemen, moeten ze betrokken zijn.

Stel een brainstormsessie in wanneer u met alle teamleden ontmoet. Vraag hun input en bouw een actieplan op basis van ieders inzicht en suggesties. Aangezien niet alle teams die bij een project betrokken zijn, de taken of uitdagingen van andere teams volledig begrijpen, kan deze oefening een lange weg voor het oplossen van mogelijke obstakels, verborgen kosten en andere problemen opleveren.

Al deze zorgvuldige stappen verbeteren de nauwkeurigheid van de gegevens, bouwen een stevig werkkostenplan en dragen bij aan een succesvol algehele project.