Voltooi formulier I-9 Verificatie van werkverplichtingen

Vorm I-9 wordt gebruikt om de geschiktheid van werknemers te verifiëren om in de VS te werken. Immigratie Hervormings- en Beheerswet (1986) vereist dat werkgevers de werkcapaciteit van alle medewerkers op het werk verifiëren. Verificatie omvat zowel identiteit als werkcriteria. De werknemer verklaart de geldigheid van de informatie door documenten te verstrekken en de werkgever bevestigt de documenten te hebben beoordeeld. Werkgevers zijn verplicht het formulier in geval van inspectie te houden.

Vorm I-9 is ook de basis voor verdere verificatie door de werkgever, met behulp van het E-Verify-systeem.

Voordat u begint met het invullen van formulier I-9

Heb u kopieën van formulier I-9 bij de hand voordat u begint met het inhuren van uw eerste medewerker. Zorg ervoor dat u de meest recente versie van formulier I-9 hebt. Het huidige formulier, met vervaldatum 3/31/2016, moet door de werkgevers worden gebruikt om na 7 mei 2013 werk te verifiëren.

Kopieën van formulier I-9 (PDF-formaat) zijn verkrijgbaar op de website van de Amerikaanse douane- en immigratiedienst (USCIS). Dit formulier kan online ingevuld worden, dan afgedrukt worden voor handtekeningen.

Vorm I-9 moet op het moment van huur worden afgerond en u (de werkgever) moet alle formulieren I-9 voor alle werknemers houden. Als het formulier volledig is ingevuld en u door de werknemer gepresenteerde documenten heeft geaccepteerd, kan u de werknemer ontslaan als u erachter komt dat de werknemer zijn of haar werkcriteria niet heeft voorgesteld of indien de formulieren die door de medewerker zijn voorgelegd niet geldig zijn .

Afronding van sectie 1 - Medewerkersinformatie en attesten

Sectie 1 wordt door de werknemer ingevuld. De werknemer moet naam, naam, naam, adres en geboortedatum bevatten. De werknemer moet Social Security Number bevatten, maar dit nummer is optioneel, tenzij uw bedrijf het E-Verify-systeem gebruikt.

De werknemer verklaart dan zijn of haar status - een van de volgende:

burger van de Verenigde Staten

niet-burgerlander van de Verenigde Staten

wettelijke vaste verblijfplaats (inclusief Alien #) > Alien die bevoegd is om te werken (inclusief Alien # of Toelating #) tot (met inbegrip van vervaldatum, indien van toepassing)

Iemand kan de medewerker helpen bij het invullen van sectie 1 van formulier I-9. De sectie

Preparer en / of Translator Certification moet door de helper worden ingevuld. Zorg ervoor dat u de naam en het adres van de helper afdrukt. Afronding van sectie 2: Werkgeversbeoordeling en verificatie

Sectie 2

wordt door de werkgever ingevuld. U moet de nodige documenten beoordelen om zowel (a) identiteit en (b) werkcriteria van de werknemer te verifiëren. Houd er rekening mee dat documenten in lijst A, zoals een paspoort in de VS, beide identiteit en werkcriteria controleren. Documenten in lijst B verifiëren identiteit en documenten in lijst C verifieer werkcriteria.U moet één document van elk van lijst B en lijst C hebben als u geen document uit lijst A. aanvaardbare documenten

A

lijst van aanvaardbare documenten op de I- 9 formulier. Meer informatie over aanvaardbare documenten, inclusief voorbeelden van documenten, vindt u in het USCIS Handbook for Employers. Een opmerking over sociale zekerheidskaarten: U kunt geen gelamineerde sociale zekerheidskaart of een sociale zekerheidskaart aanvaarden, waarin staat: "niet geldig voor werkgelegenheidsdoeleinden." Afdrukken van de socialezekerheidsadministratie die sociale zekerheidsinformatie voor een werknemer tonen, zijn niet aanvaardbare vervangingen voor een sociale zekerheidskaart.

Documenten die u ter verificatie hebben gepresenteerd, moeten overeenstemmen met de door de werknemer aangewezen subsidiabiliteitsstatus. Als de door u aangeboden documenten niet in overeenstemming zijn met de door de werknemer aangestane status, kunt u ze niet accepteren. Bijvoorbeeld, als een medewerker verklaart dat hij of zij een Amerikaanse burger is, maar wel een groene kaart toont, kan u het document niet accepteren.

Vervaldatums van documenten

Sommige documenten, zoals een paspoort of werkvergunning, hebben vervaldatums. Documenten die zijn verlopen, zijn niet aanvaardbaar voor verificatie. Als een document in de toekomst afloopt, moet u het accepteren, maar maak een notitie van de vervaldatum in uw medewerkersrecordsysteem. Als een document afloopt en de werknemer geen nieuw document geeft met een toekomstige vervaldatum, dan is deze werknemer niet meer in staat om in de VS te werken. Als uw bedrijf wordt gecontroleerd, kunt u onderhevig zijn aan boetes en boetes om deze persoon te blijven gebruiken .

Alleen originele documenten

Alle ingediende documenten moeten originelen zijn. Fotokopieën zijn niet aanvaardbaar. Als u een vraag hebt of een document een kopie is, zoek dan een stempel of zegel van een Amerikaanse overheidsinstelling of van een staat, provincie of gemeentelijke overheidsinstantie.

Als een document een andere naam heeft dan de naam die de medewerker op de I-9 geeft, vraag dan de vragen. Lichte spellingvarianten van namen zijn aanvaardbaar zolang het document echt lijkt en het heeft betrekking op de persoon.
Nadat u de documenten hebt beoordeeld en een redelijke bepaling heeft gemaakt dat zij beide (a) echt (niet kopieën of anderszins twijfelachtig zijn) en (b) betrekking hebben op de genoemde werknemer, moet u onder de schade van de meineed dat tot de beste van u weten, is de werknemer bevoegd om in de VS te werken. Inclusief de datum waarop de werknemer voor uw bedrijf begon te werken. Teken, datum, druk uw naam en titel en vermeld het adres van het bedrijf.

Sectie 3 Bijwerken en herverificatie

Sectie 3 wordt gebruikt om informatie te updaten over documenten die zijn verlopen en het mogelijk maakt dat een nieuwe vervaldatum van het document wordt toegevoegd aan het formulier.

Kopieën van documenten bijhouden

Als uw bedrijf het E-Verify-systeem gebruikt, houd u fotokopieën van alle documenten. Als u geen E-Verify gebruikt, hoeft u geen kopieën van documenten te houden. Als u kopieën houdt, doe dit voor ALLE medewerkers.

Nadat formulier I-9 is voltooid - Wat moet u doen

U als werkgever moet een kopie van een ingevuld formulier I-9 voor alle werknemers bewaren. U hoeft dit document niet in te dienen bij een Amerikaanse overheidsinstantie.

De gegevens in dit artikel zijn bedoeld om u als werkgever te helpen bij het begrijpen van de eisen voor het invullen van het I-9 formulier. Ze zijn niet bedoeld om inclusief te zijn. Zorg ervoor dat u het gehele I-9-document doorleest om ervoor te zorgen dat u dit document volledig en volledig invult.

Fouten corrigeren

Correcte fouten op formulier I-9 in hetzelfde waren zoals u andere belangrijke documenten zou hebben. Gebruik geen whiteout of probeer de fout te wissen. De standaard procedure voor het corrigeren van fouten in belangrijke documenten is:

Lijn door de onjuiste informatie (zorg dat de informatie nog steeds kan worden gelezen)

• Maak de wijziging
• Datum en begin de wijziging.
• Tips voor het invullen van formulier I-9

U kunt als werkgever een werknemer of iemand anders aanwijzen om de werkgever delen van het I-9-formulier af te ronden. Maar de INS zegt: "Als iemand anders de formulier I-9 namens u invult, moet hij of zij volledige I-9-verantwoordelijkheden dragen."

1. Een medewerker kan hulp krijgen bij het afronden van sectie 1. Zorg ervoor dat de helper de "Voorbereider en / of Vertaler certificatie" blok en heb de medewerker teken.
   Meer informatie - antwoorden op vragen over I-9 formulier

2. Bekijk dit artikel met antwoorden op algemene vragen over formulier I-9 en verificatie in aanmerking voor werkverplichtingen
   U bent verplicht de privé-informatie die door medewerkers wordt verstrekt op de I-9 formulier en op ondersteunende documenten. Gebruik deze informatie alleen voor I-9 doeleinden en sla de documenten op een veilige, veilige locatie, zoals een vergrendeld bestandskist waaraan slechts een paar vertrouwde personen de sleutel hebben.

3. Sommige Amerikaanse arbeidsbureaus kunnen de werkgelegenheidsbestedingen verifiëren en de werknemers die zij aan u sturen, certificeren. Zorg ervoor dat u in dit geval een kopie van de certificering van uw staat krijgt.