Hoe geautoriseerde CFO's gebruik maken van online boekhouddiensten

Online boekhoudoplossingen maken gebruik van de cloud computing omgeving om de informatie te verzamelen en te correleren die een bedrijf nodig heeft om zijn financiën te beheren. Deze software platforms vereenvoudigen het boekhoudproces, minimaliseren de tijd die wordt besteed aan gegevensinvoer en verhoogt de efficiëntie over het algemeen. Veel bedrijfseigenaren en CFO's profiteren van deze voordelen door slimme implementatieprocessen te volgen om de perfecte omgeving te creëren voor het verwerken van de dagelijkse financiën.

Zoek de beste software

De eerste stap bij het opzetten van de ideale online boekhoudomgeving is om te bepalen welk softwareplatform de juiste tools voor het bedrijf heeft. CFO's moeten vertrouwd raken met de meest bruikbare opties en een lijst maken van de platforms die de beste functies bieden. Kleine bedrijven variëren in omvang, omvang en behoeften. Daarom is het belangrijk om vooraf met de bedrijfsleiders te overleggen om precies te bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn om de constante schommelingen van hun financiële gegevens te kunnen aanpakken.

Overwegingen zijn in dit stadium overvloedig, maar alles uit functies en voordelen voor de ondersteunende diensten die door het boekhoudplatform worden aangeboden, moeten worden beoordeeld. Veel bedrijven vereisen veel aanpassingen of kunnen de software nodig hebben om te schalen en meer uitgebreide rapportage op de weg te bieden. De boekhoudkundige behoeften voor zowel vandaag als in de toekomst moeten worden geanalyseerd voordat u de stippellijn ondertekent.

Vereenvoudigde loonrollen

Loonrol wordt steeds moeilijker omdat kleine bedrijven uitbreiden en extra medewerkers aannemen. Tijd tracking informatie moet worden overgedragen aan de loonafdeling afdeling om de rapporten te genereren die nodig zijn om werknemers een correcte compensatie te geven. Online boekhoudhulpmiddelen kunnen de gegevens invoeren in de tracking- en payrollsoftware en vertalen in een formaat dat kan worden gebruikt om cheques rechtstreeks uit het programma te maken.

Dit verhoogt de nauwkeurigheid en zorgt ervoor dat alle medewerkers op tijd worden betaald, elke keer zonder dat de boekhoudkundige dienst uren per week aan de loon moet werken.

Veel toepassingen voor het bijhouden van toepassingen omvatten ook het uitgebreide aanbod aan opties en voordelen die beschikbaar zijn via mobiele connectiviteit. Er zijn tijdopsporingsprogramma's waarmee gebruikers tijd kunnen invoeren vanaf het veld, via mobiele applicatie en zelfs via sms-sms-berichten. CFO's kunnen meerdere goedkeuringsprocedures voor verschillende leden opzetten, waardoor de verbeterde gegevens en details in de ingediende tijd voor de loonlijst worden bevorderd.

Verkoopgegevens beheren

Kleine bedrijven hanteren een constante instroom van verkoopgegevens. Inkomende en uitgaande facturen, betalingen, inkooporders, orderbevestiging en verzendinformatie bevatten allemaal vitale financiële gegevens die een groot deel van de foto vormen als het gaat om cashflow.Als u deze cijfers niet accuraat en tijdig kunt bijhouden, kan dit leiden tot verwarring die het vermogen van een bedrijf om beslissingen te nemen over toekomstige groei verstoort.

Online boekhoudsoftware beheert alle essentiële gegevens zoals het komt, zodat de bedrijfsleiders altijd een duidelijke beeld hebben van precies hoeveel geld er op elk moment beschikbaar is.

Door middel van een snelle, nauwkeurige manier om de status van individuele bestellingen en facturen te bepalen, bespaart deze platforms elke stap langs de verkooptrechter tijd. Sommige software oplossingen bieden de mogelijkheid om facturen automatisch te genereren en naar klanten te sturen om de verkoopafdeling nog meer te betalen.

Betaalbaar en te betalen monitorrekeningen

Het is mogelijk dat een bedrijf winstgevend op papier kan zien, maar in werkelijkheid worstelt of niet. Dit is een veel voorkomend probleem voor bedrijven met inefficiënte boekhoudprocessen die het ware verhaal achter de kasstroom niet tonen. Met behulp van een online tool om de status van zowel de betaalbare rekeningen als de debiteuren te bewaren, wordt verwarring verwijderd en blijkt waar maatregelen moeten worden getroffen om de gezondheid van de financiën van de onderneming te verbeteren.

Het opzetten van e-mailherinneringen en waarschuwingen versnelt het verzamelproces op debiteuren en herinnert bedrijfseigenaren en leidinggevenden wanneer de schulden verschuldigd zijn.

Dit maakt het makkelijker om een ​​evenwichtig betalingsschema te creëren dat het bedrijf in het rood houdt, in plaats van het budget te schrappen.

Mobiel gebruik aanmoedigen

Remote access is een groot deel van wat online boekhouding zo effectief maakt. Iedereen van de CFO aan de mobiele werknemers kan toegang krijgen tot de software en essentiële gegevens invoeren vanaf elk apparaat, ongeacht hun huidige locatie. Wanneer iedereen in het bedrijf aan boord komt met de opnemen van verkoop en uitgaven zoals ze gebeuren, zou het een grote toename van de nauwkeurigheid over het algemeen moeten scheppen. Werknemers die zaken doen buiten het kantoor hoeven niet meer te wachten om terug te keren naar hun computers om transactiedata op te nemen. In plaats daarvan kunnen ze alle nummers invoeren met behulp van een app op hun mobiele apparaten die integreert met de belangrijkste boekhoudsoftware en levert de informatie rechtstreeks naar de cloud.

Sync with Banks

Het is te makkelijk om te vergeten een deposito of intrekking in een zakelijk cheque te schrijven en een onaangename verrassing te krijgen wanneer de maandelijkse verklaring komt. Dit probleem kan worden vermeden door online boekhoudsoftware op te zetten om automatisch financiële gegevens te ontvangen op het moment dat banktransacties plaatsvinden. De precieze dollarbedragen worden direct geregistreerd en toegankelijk vanaf het dashboard, een methode die niet alleen de nauwkeurigheid verbetert, maar ook het onnodig maakt om elke maand tijd door te brengen door middel van papieren verklaringen om ervoor te zorgen dat de boeken evenwicht zijn.

Communicatie openhouden

Een betrouwbare online boekhoudoplossing moet de beheerders toelaten om verschillende aanmeldingsrechten te maken, zodat afdelingshoofden, toezichthouders en medewerkers in een bedrijf toegang kunnen krijgen tot en wijzigen van informatie. Monitoring tools laten CFO's controleren of alles goed functioneert en reageren op eventuele vragen met behulp van samenwerkingsopties binnen de applicatie.Dit houdt de vrijheid van informatie vrij tussen alle partijen die betrokken zijn bij de financiele beslissingen van een bedrijf en verwijdert barrières die in de weg staan ​​van een efficiënte werking. Als de behoeften van het bedrijf veranderen, zijn de CFO en de dienstverlener altijd beschikbaar om te helpen bij verbeteringen.

Profiteer van het rapporteren van

Rapporten van financiële gegevens zonder de hulp van software is een lastig proces dat kleine werknemers met elkaar verbindt die elders productief kunnen zijn. De vertraging tussen de gegevensverzameling en de compilatie van deze handmatige rapporten creëert het risico dat de informatie verouderd zou kunnen zijn tegen het moment dat het rapport is afgerond. Online boekhoudplatforms bevatten rapportagehulpmiddelen voor een aantal van de belangrijkste bedrijfsgegevens:

• Geprojecteerde omzet
• Inkomsten en uitgaven
• Kasstroom
• Winst en verlies

Aangezien alle gegevens die in het systeem zijn ingevoerd direct gecorreleerd zijn , elk nieuw rapport weerspiegelt de laatste wijzigingen in de financiën van het bedrijf. Cross-platform synchronisatie is een van de belangrijkste voordelen van online rapportagesystemen, maar het is niet de enige. Omvattende dashboards kunnen gegevens verzamelen, rapporten verbeteren en CFO's toestaan ​​om de belangrijkste prestatie-indicatoren van de onderneming te openen zonder zelfs hun computer op te starten. Mobiele connectiviteit in boekhoudtoepassingen is alomtegenwoordig en stelt gebruikers in staat om niet alleen het bekijken, maar ook bewerken, manipuleren en analyseren van alle belangrijke gegevens, waar en wanneer dat nodig is.

Alle programma's integreren

Online boekhouding is het meest voordelig wanneer gekoppeld aan de andere toepassingen die een bedrijf gebruikt om de bewerkingen te beheren. Het verzamelen van tijdsporen, loonrollen, voorraadbeheer en andere software met behulp van een veilig integratieplatform vereenvoudigt de gegevensstroom en zorgt ervoor dat de informatie die door het online boekhoudprogramma toegankelijk is altijd correct is.

Net als bij automatisering maakt integratie een betere efficiëntie mogelijk en kan een bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid geld besparen door de tijd te spenderen om de gegevens te verspillen die eerder over de afdelingen verspreid waren. Integratie elimineert ook veel herhalende data entry taken, vermindert de foutfactor en stelt bedrijven in staat om rapporten te optimaliseren om de grootste hoeveelheid detail te bevatten.

Een cruciaal onderdeel van integratie van het accountantsplatform begrijpt eerst wat het gewenste resultaat is voor het aanpassen van systemen. Door te weten wat de boekhoudkundige vereisten zijn, kunnen CFO's de relevantie van de vele kenmerken en voordelen van verschillende programma's nauwkeuriger evalueren om ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk aan de behoeften van de onderneming voldoen. Bijvoorbeeld, kosten van banen vereisen dat meerdere systemen elkaar met elkaar spreken over payroll, time tracking en algemene grootboek systemen. Als werkkosten een belangrijk rapportage-rapportage vormen, dan is of de tijdopsporingsapplicatie zijn gegevens synchroniseert met de payroll processing services, een specifieke en belangrijke overweging is.

De werkomgeving aanpassen

Bedrijven die integratieoplossingen bieden, omvatten vaak aanpassingen als onderdeel van hun diensten.CFO's kunnen hiervan profiteren om een ​​centraal platform te creëren dat speciaal is aangepast aan de behoeften van elke onderneming. Elk bedrijf vereist een bepaalde setup in termen van workflow, data entry formulieren en verbindingen tussen software applicaties. Het platform zelf moet makkelijk genoeg zijn voor iedereen om te gebruiken zonder uitgebreide training te vergen. Online boekhouding kan naadloos worden geïntegreerd in deze omgeving, zodat het een regelmatig instrument wordt in het beheer van de gegevensstroom.

Houd er rekening mee dat aanpassingen mogelijk de ingreep van opgeleide IT-diensten nodig hebben om de connectiviteit op te zetten, ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden gesynchroniseerd en de rapporten nauwkeurig zijn. Deze steun moet worden begrotingsdrempel bij het overwegen van de kosten van het implementeren van nieuwe boekhoudkundige oplossingen en online boekhouddiensten, omdat het uiteindelijk niet alleen nodig is tijdens de installatie maar tijdens de tijd van verandering, tijdens de groei en wanneer het boekhoudkundige team nieuwe informatie en rapportage nodig heeft. Bedrijven benaderen dit op verschillende manieren.

Kleine bedrijven met een beperkt budget en een fractie financieel directeur bij het boekhoudkundig bedrijf kunnen liever een relatie houden met een eenmanszaak die flexibel en onbeperkt kan worden, indien nodig. Tenzij de behoeften uitgebreid zijn, zou de verwerking van uren gewerkt worden, de kans op kleine bedrijfsbegrotingen groter dan een maandelijks behoud. Omgekeerd kunnen grotere bedrijven of bedrijven met gecompliceerde boekhoudkundige behoeften meer profiteren van het houden van een IT-bedrijf op behouders om hun lopende behoeften te behouden. In beperkte situaties zijn sommige bedrijven het best geschikt door een intern IT-ondersteunend persoon op het personeel te hebben. Dit is meestal het meest geschikt voor bedrijven met een IT-persoon die al op personeel is die aanvullende systeemverantwoordelijkheden kan aannemen.

Door CFO's, zakenbezitters en medewerkers een gedeelde omgeving te geven om financiën bij te houden en te beheren, behandelt online boekhouding veel van de kwesties van nauwkeurigheid en communicatie die slechte fouten kunnen veroorzaken. Correcte implementatie creëert een platform dat de manier waarop bedrijven omgaan met financiën omzetten en de ideale omgeving voor productiviteit en groei bieden.