Tariefstructuren voor Evenementenplanning Bedrijven

Of u nu een evenementenplanning voor sociale evenementen, bedrijfsevenementen of een combinatie van beide begint, iedereen die hun eigen zaken overwegen, moet zeker zorgen maken over een eerlijk tarief voor diensten. Het is belangrijk om te weten hoe te betalen voor diensten.

Het antwoord is helaas niet eenvoudig. Verscheidene factoren gaan over het bepalen van het tarief, met inbegrip van de planning van bedrijfskosten, salarissen en winsten.

De realiteit is dat de tarieven variëren op basis van waar u uw bedrijf bezig houdt, typen projecten die u aanneemt en wat de markt bereid is te betalen.

Het hangt ook af van uw doelgroep. Dat wil zeggen dat uw klant of prospect een doelbudget in het achterhoofd heeft en uw diensten moeten concurrerend zijn binnen die parameters.

- 9 -> Manieren van Evenementplanners Structure Their Fees

Als u een parttime of zelfs voltijds bedrijf wilt starten, zijn er ongeveer vijf manieren om uw evenementskosten te structureren en uw kosten te vermelden.

Percentage kosten

• Percentage kosten
• Percentage kosten plus uurtarief
• Aanmeldbare tarieven
• Voor de volgende uitleg en voorbeelden, laten we aannemen dat u wilt verdien gemiddeld 75 dollar per uur voor uw diensten.

Tarieven op basis van een flat project rate

Veel klanten geven de voorkeur aan hoeveel een project kost, inclusief alle kosten. Als eventplanner, om dit te bieden, moet u een vaste vergoeding vaststellen en bepalen welke diensten voor dat bedrag worden gedekt.

Dit zorgt ervoor dat u direct aan u, de planner, verantwoordelijk bent voor het beheer van een budget, en vereist dat u een verscheidenheid aan scenario's verwacht waarin omstandigheden kunnen veranderen. In dit scenario kan de opdrachtgever rechtstreeks met de evenementenplanner overeenkomen om alle logistiek, catering, locatie, verblijfskosten, enz. Te coördineren.

Flatprojectkosten worden meestal gebruikt voor verpakte gebeurtenissen, zoals die welke bij sportmarketingprogramma's zijn gevonden, en kan per persoon worden berekend met veel bepalingen en voorbehoud.

Stel bijvoorbeeld dat u wordt aangeworven om een ​​15-daagse historische stadsrit te organiseren. Uw klant wil dat u een vaste vergoeding voor vervoer, een privégids, lunch en eventuele toegangsprijzen aan plaatsen vermeldt; zij vraagt ​​echter ook dat u een verdeling op hoog niveau van elk kostposter geeft.

In dit scenario moet u de kosten van alle diensten, inclusief uw tijd, onderhandelen / berekenen en een gecombineerd totaal voor uitgaven opgeven. Het is de verantwoordelijkheid / risico van de eventplanner om de vereiste deposito's te identificeren, voor alle diensten te betalen en verantwoordelijkheid te dragen voor alle serviceovereenkomsten.

Tarieven op basis van een percentage uitgaven

Gemiddeld moeten de meest gekwalificeerde eventplanners zich comfortabel voelen bij het opladen van 15-20% van de totale kosten van een evenement als onderdeel van hun vergoeding.Afhankelijk van de complexiteit van het programma en de hoeveelheid tijd die nodig is om een ​​evenement te plannen en uit te voeren, is dit soms voldoende om de volledige kosten en winstgevendheid van een planner te dekken.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een privé-diner in een exclusief restaurant organiseert voor 40 gasten met gemiddeld $ 175 per persoon.

Laten we schatten dat u in totaal 15 uur nodig hebt om met uw klant te kunnen samenkomen, plannen, bijwonen en voltooien van alle opvolgingen op dit evenement. Als u een tarief van 18% van de totale uitgaven in rekening brengt, verdient u slechts iets meer dan uw gerichte uurtarief van $ 75 per uur:

$ 175 x 40 gasten = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260

15 uur x $ 75 / uur = $ 1, 125

Als de opdrachtgever rechtstreeks met u voor alle diensten gaat, dan bedraagt ​​de totale kostenrekening voor de klant een totaal van $ 8, 260.
Tarieven op basis van de tarief per uur

Sommige klanten verkiezen de evenementenplanner om een ​​uurtarief voor diensten aan te geven en het totaal aantal uren te berekenen om een ​​bepaald clientprogramma te beheren en uit te voeren. Het lijkt misschien op het platte projecttarief, maar het maakt de flexibiliteit van beide partijen mogelijk om zich aan te passen aan veranderingen die nodig kunnen zijn onderweg.

Veel zakelijke evenementenplanners zullen per uur rekenen op diensten. Hiermee kan een klant weten hoe veel het kost om uw diensten te huren en hem / haar in staat te stellen een redelijk budget te berekenen. Dikwijls is de reden hiervoor omdat de klant een beter omgaan met eventuele onverwachte uitgaven.

Altijd onthouden om zorgvuldige parameters om de verwachtingen te definiëren, zodat beide partijen erover eens zijn welke diensten worden geleverd. Als eventplanner moet u een verwijzing naar facturering opnemen voor alle redelijke bedrijfskosten die kunnen worden opgelopen.

Sommige eventplanners kunnen de exploitatiekosten zoals verzendkosten, autoverhuur en andere overige kostenposten met maximaal 15-20% opmerken terwijl anderen dat niet doen; als u dat doet, moet u dergelijke markeringen bekendmaken en vooraf met u uw klanten afspreken met uw klant.

Als het gaat om uurlijkse evenementenplanningsprijzen, is het ook belangrijk om te bepalen hoe vaak u voor uw tijd kunt rekenen.

Stel bijvoorbeeld dat een klant u in oktober huurt om een ​​eendaags seminar in maart te organiseren. Uw diensten worden gecontracteerd tot bron en onderhandelen voor de locatie, horeca, A / V, en dragen bij tot het creëren van content voor een beperkt aantal communicatieartikelen (bijv. Uitnodigingen, agenda, evaluatieformulieren, enz.).

Uw cliënt huurt u ook aan ter plaatse beheer. U stelt een overeenkomst aan die u op verschillende tijdstippen voor geïdentificeerde diensten zal factureren, en facturen voor alle diensten die op een wekelijkse, twee wekelijkse of maandelijkse basis tot op datum zijn uitgevoerd.

Onder deze overeenkomst dienen u en uw klant zowel een gedetailleerde werkopgave uit te werken die de verwachte verantwoordelijkheden van beide partijen bevat. Vervolgens kunt u een totaal budget van zoveel uur plus een redelijke uitgave schatten (wees duidelijk op wat deze gegevens kunnen bevatten).

Tarieven Gebaseerd op Percentage Uitgaven Plus Flatfee / Uurprijs

Soms wordt u aangeworven om een ​​evenement te organiseren, en om welke reden dan ook, heeft de klant de voorkeur aan een tarief op basis van een percentage uitgaven. Dit is echter niet genoeg om de kosten van uw totale tijd en diensten te dekken. In deze situaties is het redelijk om uw kosten te presenteren tegen een gecombineerde prijs in twee verschillende categorieën.

Bijvoorbeeld, een cliënt huurt u om evenementen in verband met een conferentie te organiseren. Uw opdracht is om twee prive-diners en een golfuitje te organiseren, elk met 50 gasten. De totale kosten voor deze gecombineerde gebeurtenissen lopen ongeveer $ 20.000, maar het kost ongeveer 60 uur van uw tijd en de complexiteit van dit project kan een hogere winstmarge rechtvaardigen. Als u dat in gedachten houdt, komt u mogelijk tot uw definitieve vaste prijs + uurtarief met de volgende berekeningen:

Percentage kosten Uitgaven:

$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Uurbedrag Schatting: < 60 uur x $ 75 / uur = $ 4, 500
Per uurstekort:

$ 900
Als u in het voorbeeld hierboven een tekort krijgt, kunt u 15 uur aanmelden om de logistiek te beheren van meerdere externe verkopers. Uw citaat kan dan het volgende weerspiegelen:

Subtotale gebeurtenisuitgaven: $ 23, 600

Flatfee:

$ 1, 125 (gebaseerd op 15 uur bij $ 75 / uur) In dit scenario, U moet zorgvuldig bepalen dat u uw uren geschat hebt (een rekening om niet-standaard bedrijfskosten, zoals persoonlijke reizen) te dekken. Zoals verwacht, zijn er weinig klanten tevreden om later kostenverhogingen te zien, tenzij er sprake is van verantwoordbare redenen.
Tarieven op basis van aanmeldbare tarieven Een andere manier waarop eventplanners de kosten voor diensten kunnen verzamelen, is door het beveiligen van gebeurtenisruimte door locaties die een commissieve tarief aanbieden. Dit zijn kosten die doorgaans aan reisagenten worden verleend voor het boeken van tickets, hotelkamers en andere vormen van vervoer.

Bijvoorbeeld, veel hotels kunnen een commissieve tarief uitbreiden tot maximaal 10% voor de kamers en andere kosten.

Hoewel sommige evenementplanners omzetbare tarieven als een bron van inkomsten voor zichzelf zullen omarmen, kunnen savvier klanten het gevoel van loyaliteiten van de gebeurtenisplanner betwisten als er commissieve tarieven zijn. Om die reden zullen veel geurige planners de planningskeuzes beperken die een commissieplicht omvatten of onderhandelingen doen over niet-commissieprijzen voor hun programma's en die bron van besparingen direct doorgeven aan de klant van de klant.

Voorts kunnen sommige klanten zich ervan bewust zijn dat de inbetaalbare tarieven bestaan ​​en verwacht niet dat hun externe consultants rekening houden met een van de andere geïdentificeerde factuurmethodes die we hebben beschreven en nog steeds een commissieve tarief betalen. In het algemeen wordt het door veel gebeurtenisplanners niet als een goede vorm beschouwd om deze opbrengststroom zo in hoofdzaak te verdubbelen.

Als u inbetaaltarieven accepteert, kunt u uw klantenvergoedingen niet betalen voor uw diensten met behulp van alternatieve factureringsmethoden.

Er zijn scenario's wanneer de opbrengstprijzen het meest zin hebben, zoals een kleinere non-profitorganisatie of vereniging die uw diensten kan huren voor een lidmaatschap of een vergadering en het grootste gedeelte van de vergoedingen worden rechtstreeks door de aanwezigen betaald, in plaats van de organisatie .

Een ander scenario kan zijn als uw cliënt klantencadeaus van u aanschaft, en u kunt ook promotionele artikelen distributiediensten aanbieden. In dat geval onderhandelt u simpelweg voor de promotieartikelen en vraagt ​​u niet per uur voor uw diensten, tenzij uw klant op de hoogte is van alle kosten voorop.