Wat behoren tot een personeelsbestand voor werknemers?

Het personeelsbestandbestand is het hoofdwerknemerbestand dat de geschiedenis van de arbeidsrelatie bevat van werkaanvraag via afloopinterview en beëindigingsdocumentatie. Alleen medewerkers van het personeel en de directeur en directeur van de werknemer kunnen toegang hebben tot de informatie in het personeelsbestand van het personeelsbestand, en laat het Human Resources-kantoor nooit verlaten.

Het personeelsbestandbestand wordt over het algemeen opgeslagen in een beveiligde, brandbestendige dossierkast op een afgesloten locatie die toegankelijk is voor medewerkers van het personeel.

De vertrouwelijkheid van de werknemersinformatie in het personeelsbestand is van groot belang.

Van alle door de werknemers bewaarde medewerkersbestanden wordt het personeelpersoneelbestand meestal dagelijks toegankelijk voor informatie door de werkgever, toezichthouder of personeel van het personeel.

Overwegingen over de personeelsbestand inhoud van de medewerkers

De fundamentele principes en vragen om te overwegen bij het indienen van een document in een personeelsbestand van medewerkers zijn deze.

• Zal de werkgever een bepaald document nodig hebben om de beslissingen te rechtvaardigen als de werkgever wordt aangevraagd? Zou de werkgever het document in een rechtbank nodig hebben?
• Kent de medewerker en begrijpt dat het document in zijn of haar personeelsbestand zal worden ingediend? In de meeste gevallen zouden de werkgevers de werknemer moeten ondertekenen om het document te ondertekenen, niet te ondertekenen met de inhoud van het document, maar te erkennen dat zij zich bewust zijn van en het document hebben gelezen.
• Geen verrassingen, adviezen of persoonlijke aantekeningen over de werknemer moeten ooit in een personeelsbestand worden geplaatst. Alleen de feiten, geen speculatieve gedachten, behoren tot een personeelsbestand van een medewerker.

Inhoud van een personeelsbestand van een personeelsbestand

Hieronder volgen aanbevelingen over de documentatie die een werkgever in een personeelsbestand van een medewerker moet houden.

Werkgelegenheidshistorie

• Beroepstoepassing
• Resume
• Documentatie hervatten
• Verificatie verificatie
• Werkverificatie
• Afwijzingsbrief
• Positie functieomschrijving
• Job analyse records
• Jobaanvraagbrief of arbeidsovereenkomst
• Overeenkomst voor arbeidsbemiddeling of overheidsagentschap, indien gebruikt
• Noodcontactgegevens
• Handtekening van de werknemershandboek, bevestigingsformulier met ontvangstbewijs van de personeelshandboek
• Checklist van nieuwe medewerker oriëntatie waarin onderwerpen worden behandeld en door wie
• Verhuizingsovereenkomsten en documentatie
• Elk contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangstbewijs of erkenning tussen de werknemer en de werkgever (zoals een niet-contractuele overeenkomst, een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met betrekking tot een door de onderneming verstrekte overeenkomst) , bijvoorbeeld
• Levensbeschouwingsformulieren, inclusief: verzoeken om overdracht, promotie, interne baanaanvragen, enzovoort.
• Eventuele andere documentatie in verband met de werkgelegenheid.

Werknemersprestatieontwikkeling en -verbetering ement

• Kopieën van prestatiebeoordeling gebruikt of werknemerontwikkelingsplannen
• Werknemers zelfevaluaties
• Records van alle formele counsesses
• Opmerkingen over aanwezigheid of traagheid
• Documentatie voor prestatieverbetering
• Dissiplinaire actie rapporten
• Medewerkers herkenning zoals certificaten, herkenningsbrieven enzovoort
• Medewerkers formele suggesties en aanbevelingen, organisatorische reacties
• Opleidingsrapporten
• Verzoeken voor opleiding
• Competentiesbeoordelingen
• Trainingsklasse of sessie-notificaties of -schema's
• Ondertekende evaluaties
• Rapporten voor trainingsuitgaven
• Klachten van klanten of collega's

Beroepstermijnrecords

• Medewerker ontslagbrief
• Exit interview documentatie
• Cobra notificatie
• Werkgelegenheid eindigende checklist
• Definitieve boekhouding voor alle aspecten van de werkgelegenheid van de werknemer, zoals eindloon, vakantievergoeding, teruggave van bedrijfsgoederen, enzovoort.

Aanvullende documenten met betrekking tot personeelsbestanden zijn beschikbaar.

• Personeelbestandoverzicht
• Toegangsbeleid voor personeelsbestand
• Welke werkgevers mogen geen personeelsregisters bevatten