Maak deze fouten van de Raad van Bestuur niet minder!

Alle staten vereisen bedrijven om vergaderingen te nemen en te distribueren, en alle staten vereisen dat de raad van bestuur de vergadering bijhoudt. Maar er zijn geen specifieke regels over wat er in de vergaderingen van de plenaire vergadering moet worden opgenomen en hoe deze minuten te nemen. Er zijn zeker fouten die u kunt maken bij het nemen van notulen die het leven van uw raad van bestuur moeilijker maken.

Waarom nemen vergaderingen van de raad van bestuur?

Er zijn eigenlijk verschillende redenen om minuten van uw bedrijfsbijeenkomsten te nemen en op te nemen.

De eerste en belangrijkste reden om minuten van vergaderingen te nemen is om een ​​record te hebben van wat u heeft besloten. Ik heb in boordvergaderingen gezeten, waar niemand enkele maanden geleden een besluit van de raad kon herinneren. Iets schriftelijk voor je bedrijf hebben,

De tweede reden voor de vergadering van de raad van bestuur is voor fiduciaire en aansprakelijkheidsdoeleinden. Bestuursleden hebben vertrouwen. Zij nemen beslissingen over geld geïnvesteerd door bedrijfsmaatschappijen, en ze moeten kunnen bewijzen dat ze verstandig, in het belang van het bedrijf en zonder belangenconflicten, opgetreden hebben. Het hebben van raadvergaderingen helpt de raad te bewijzen dat zij in goede trouw optreden en persoonlijke aansprakelijkheid voor hun acties vermijden.

De derde reden is voor fiscale doeleinden. Een vennootschap is een afzonderlijke entiteit van de individuele aandeelhouders. Om zeker te zijn dat u die scheiding houdt, geven de plenaire notulen een record.

Zonder hen kunnen de IRS of staatsbureaus de fiscale status van het bedrijf negeren. Een bedrijf dat niet laat zien is als een entiteit die gescheiden is van de eigenaars, kan een moeilijke fiscale situatie creëren.

Er is een balans voor bedrijven om ervoor te zorgen dat de leden van de raad hun plicht zijn en beschermd worden tegen lange, doelloze bestuursvergaderingen die tijdslid verspillen.

We zullen dat evenwicht aanpakken in dit artikel.

Nu we de redenen hebben besproken om de vergaderingen van de raadvergadering te nemen, zijn hier enkele fouten die bedrijven maken, en een aantal gedachten over hoe ze ze moeten corrigeren.

Een agenda niet maken en distribueren voor de vergadering

Een andere grote vergissing door bedrijven in hun bestuursvergaderingen stelt geen agenda voor de vergadering en niet de agenda en relevante documenten voor de vergadering uit. De agenda moet specifieke tijdsommen bevatten voor elk item op de agenda. Het hebben van een specifieke agenda laat de vergadering niet alleen soepel, maar laat het bestuur (en iedereen die de notulen later lees) het relatieve belang van elk item op de agenda kennen.

Dat betekent niet dat er iets niet op de agenda kan komen als het belangrijk en dringend is, maar dat kan door de stemming op de agenda worden toegevoegd.En veel dat dringend moet worden behandeld door de leidinggevenden, niet de raad.

Ontbrekende belangrijke onderdelen van de vergadering van de raadvergadering

De sjabloon voor de vergaderingen van de plenaire vergadering zou moeten omvatten:

• De datum, tijd en locatie van de vergadering
• Begin- en eindtijd en tijden toegewezen aan specifieke artikelen op de agenda
• Welk type bestuursvergadering - regelmatig, speciaal of jaarlijks (alle staten vereisen bedrijven jaarlijkse bijeenkomst)
• Wie was aanwezig, waargenomen bestuurders, gasten en personeelsleden en welke bestuursleden niet waren aanwezig is. De namen van iemand die laat of vroeg vertrekt, moet worden genoteerd.
• Specificeer of er een quorum aanwezig is. Een quorum is meestal vereist door de statutaire verordeningen voor eventuele stemmingen. De quorum vereiste is meestal meer dan de helft van de leden. (Voor een raad van negen leden, bijvoorbeeld, moeten vijf leden aanwezig zijn voor een quorum).
• Als presentaties worden gegeven door commissies of anderen, moet u de namen en titels van aanbieders bevatten.

Vergaderingen Minuten Te Specifiek

Waarschijnlijk de grootste foutborden maken is gedetailleerde informatie over discussies (soms argumenten) en processen nodig. De vergaderingen moeten de resultaten van beslissingen weerspiegelen, niet wie zei wat in de discussie. Laten we zeggen dat uw raad stemt over een voorstel om een ​​nieuwe productlijn te verkopen.

De vergaderingsnotulen zouden moeten zeggen: "Beweging om een ​​nieuwe lijn kruiden toe te voegen. Beweging gedetacheerd en goedgekeurd, met zo enigszins afwijkend." Als de groep een discussie heeft gehad, moet u de lengte van de discussie opnemen en samenvatten, maar u hoeft niet uitgebreid over de discussie te gaan.

Notulen die niet specifiek genoeg zijn

Aan de andere kant van het spectrum zijn enkele minuten niet specifiek genoeg om informatie te verstrekken en de leden uit de problemen te houden. Als de beslissing niet unaniem was, een overzicht van welke leden van de raad gedwongen waren, die zich onthielden (en let op of de onthouding was vanwege een potentiële belangenconflict).

Terwijl u de blow-by-blow niet hoeft op te nemen van elke discussie, of wie zei wat. Maar er moet genoeg informatie zijn in de notulen om de geest van de discussie te weerspiegelen.

Raadvergaderingen te lang

Niemand houdt van lange vergaderingen, maar er zijn een aantal manieren om de vergadering en de notulen te verkorten. U kunt de vergaderingstijd van de raad opslaan door een toestemmingsagenda te maken. In principe is deze agenda een lijst met problemen die snel kunnen worden behandeld zonder discussie. De lijst kan minuten bevatten van de vorige vergadering, financiën en rapporten van commissies of de CEO.

De toestemmingsagenda, en de rapporten en andere informatie, moeten voor de vergadering worden verspreid, zodat de leden de gelegenheid hebben om deze te lezen. Op de vergadering is de toestemmingsagenda onderdeel van het proces van de vergadering. Elk bestuurslid kan een vraag of bezorgdheid raken over de toestemmingsagenda, maar als er geen problemen zijn, kan de gehele toestemmingsagenda op één keer gestemd worden.

Het verkeerde type beslissingen

Een corporate board maakt beslissingen over het algemene beleid.De dagelijkse beslissingen worden genomen door de leidinggevenden van de vennootschap op basis van dat beleid. Soms overschrijdt de raad en probeert beslissingen te nemen die het beste aan het management zijn overgelaten.

De notulen niet goedkeuren

Het is verleidelijk om, in de drukte van bestuursvergaderingen, de notulen te goedkeuren. Maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de notulen zowel de letter en de geest van de vergadering weerspiegelen. Notulen worden beschouwd als "ontwerp" tot goedgekeurd.

Niet bijhouden van vergaderingen

Na al het probleem dat u gaat om goede notulen te houden voor uw bedrijf, vergeet niet om uw bedrijfsvergaderminuties ergens veilig en toegankelijk te houden. Stel een proces op voor het bijhouden van notulen in een corporate records boek, of "in de cloud" in een wachtwoord beveiligd bestand.

Vergeten om de rol van de bedrijfsecretaris te erkennen

De meeste taken die betrekking hebben op bedrijfsminuten komen onder het domein van de secretaris van de vennootschap. Een goede bedrijfsecretaris is een kunst, en deze individuen worden vaak niet genoeg erkend. Zeg "regelmatig" aan deze persoon.

Geen advocaat als adviseur bij uw raad van bestuur inbegrepen

De informatie in dit artikel is niet bedoeld als belasting- of juridisch advies en de auteur is geen advocaat. Of uw bedrijf particulier of publiek is (met beursgenoteerde aandelen), u zou een advocaat moeten hebben die u adviseert over het nemen van bedrijfsminuten en op aanwezigheid van belangrijke raadvergaderingen om ervoor te zorgen dat u en uw bestuur beschermd zijn.