Veel voorkomende advocaten maken het verzenden van e-mails

Advocaten maken, net zoals iedereen, fouten in het gebruik van e-mail. Sommige e-mailfouten worden horrorverhalen, terwijl anderen gewoon beschamend zijn. De volgende zijn negen algemene fouten die advocaten maken bij het schrijven en verzenden van e-mails.

Verzonden vanuit het bureau van (naam invoeren)

Van tijd tot tijd ontvang ik een e-mail van een advocaat die een e-mail stuurt in de naam van zijn bureau. Hier zijn een paar problemen met die aanpak van e-mail.

Ten eerste wordt de naam van de meeste e-mail systemen niet lang weergegeven. De meeste mensen zullen slechts een gedeelte zien van "van het bureau van," en misschien een paar letters van de voornaam van de persoon. Nog belangrijker, het lijkt dwaas en een beetje pretentieus. Een bureau verzendt geen e-mails. Als een advocaat een e-mail stuurt, moet het in zijn of haar naam zijn.

Fancy Effects

Sommige advocaten houden ervan om creatief te worden met het uiterlijk van hun e-mails. De andere dag heb ik een advocaat's handtekeningblok gezien en ik dacht dat ik visuele problemen had. Blijkt dat de wazige letters opzettelijk waren. Bijzondere effecten kunnen onderhoudend lijken, maar alles wat de woorden moeilijk maakt, is een slecht idee. Vooral als het moeilijk is te lezen is de advocaat's naam en e-mailadres.

Nog erger dan de speciale effecten op de brieven is wanneer advocaten hun e-mailberichten met kunstwerk of fancy graphics plassen. Dit maakt het bericht langzamer om te downloaden, langzamer om te openen, en meer moeite om te lezen.

Het doel van een e-mail is informatie te communiceren, niet artistieke vaardigheden. Hou het simpel.

Geen Signature Block

Het is niet zo moeilijk om een ​​automatische handtekening blok in te stellen in de meeste email systemen. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, en de meningen variëren van hoeveel informatie er in een handtekeningblok moet worden opgenomen. Sommige advocaten zetten hun e-mailberichten in mini-commercials die in elke e-mail uitkomen, terwijl anderen een zeer minimalistische benadering volgen met alleen hun naam en e-mailadres of telefoonnummer.

De meeste plaatsen bevatten een of andere vorm van privacyverklaring of wettelijke disclaimer onderaan de footer. Al deze zijn aanvaardbaar gebruik van een e-mail handtekening blok. Wat niet acceptabel is, is het versturen van e-mails die de afzender niet identificeren. De ontvanger van een email hoeft niet te raden wie de e-mail heeft verzonden. Advocaten dienen zich duidelijk te identificeren in elke communicatie die zij uitzenden, en als de advocaat slim is, zal de e-mail ook een privacy verklaring bevatten.

E-mail schrijven terwijl boos

Een van de voordelen van het oude systeem om brieven aan mensen te sturen was dat er een ingebouwde 'afkoel'-periode was tussen wanneer een brief zou worden geschreven en wanneer het daadwerkelijk zou gaan aan de ontvanger.Als de advocaat de brief zelf heeft getypt, zou het waarschijnlijk nog een paar uur op tafel zitten voordat hij naar het postkantoor gaat. Als het werd gedicteerd, zou de advocaat tegen de tijd dat de secretaris klaar was met het opschrijven het mogelijk gemaakt hebben, waardoor hij in de eerste plaats zo boos was.

Deze bescherming bestaat niet in e-mail. Met een e-mail kan de advocaat binnen een paar seconden een boze missief afvuren van wat de woede heeft veroorzaakt. 99. 99% van de tijd zal dit een slecht idee zijn. Niemand vindt het duidelijkst wanneer hij door woede wordt aangedreven. Ga iets anders aan en kom later terug naar het kwetsbare probleem wanneer sommige woede verdwenen is.

Het kan het verschil maken tussen klanten, vrienden en geld te houden of te verliezen.

Geen tijdige reacties maken

Sommige advocaten voelen dat de oude "5-daagse regel" voor het beantwoorden van zakelijke correspondentie ook van toepassing is op e-mail. Dat doet het niet. Hoe ongemakkelijk het ook is, de realiteit is dat mensen sneller antwoorden op een e-mail verwachten dan ze doen aan een brief die via de mail wordt verzonden. Als een cliënt of een andere advocaat een e-mail stuurt, probeer dan binnen 24 uur te antwoorden, indien mogelijk. Als het een ingewikkelde zaak is die momenteel niet op de juiste manier kan worden gehaald, stuur dan tenminste een bevestiging en laat de persoon weten wanneer een reactie moet worden verwacht. De meeste klanten zullen een vriendelijke boodschap waarderen dat de e-mail is ontvangen en zal in de nabije toekomst worden gereageerd. In het gezicht van de stilte wordt de klant overgegaan om te speculeren of de advocaat zelfs de e-mail heeft, of er een reactie onderweg is of of de cliënt de zorgen eenvoudigweg genegeerd wordt.

Verkeerde ontvanger in het veld Aan

Een van de grote dingen over de automatische afrondingsfunctie op e-mailsystemen is dat advocaten de e-mailadressen van hun klanten of collega's sneller kunnen vinden. Een van de risico's van de auto-complete functie is dat een advocaat die niet voorzichtig is, de e-mail naar de verkeerde persoon zou kunnen sturen. In sommige gevallen zou dit niet meer kunnen zijn dan een kleine verlegenheid, maar in sommige gevallen kan dit een beroep doen op professionele nalatigheid. Niet per ongeluk e-mail vertrouwelijke klantcommunicatie aan tegenovergestelde advocaten of zelfs aan een andere klant.

Met de optie 'Alles beantwoorden'.

Opposerende raad stuurt een e-mail naar u met een voorstel of stelt zijn standpunt in over een probleem. U stuurt de e-mail naar de andere advocaten in uw bedrijf betrokken bij de zaak om het te bespreken. Binnenkort wordt de 'reply all' knop gebruikt, zonder dat iemand erop let dat tegenstrijdige advocaat wordt gekopieerd over de interne discussie bij je bedrijf. Het gebeurt. Als u een e-mail wilt doorsturen voor discussie, verwijder u de informatie van de afzender voordat u het doorstuurt. En wanneer u de optie Alles beantwoorden gebruikt, controleer dan elk e-mailadres in de ontvangerlijst voordat u verzendt.

8. Slordige onderwerp lijnen. Onthoud dat alles wat naar een andere advocaat wordt gestuurd in een e-mail naar iemand anders kan doorgestuurd worden. Denk twee keer voordat u vaklijsten gebruikt, zoals "mijn idiotische klant" of "bestorming van de rechterlijke macht.'Men weet nooit waar een kopie van die e-mail kan landen. Laat ook de vakken leeg, want dat kan een andere advocaat niet opmerken dat er een email is over je case. Een simpele onderwerpregel van "Parkerson case" of "Smith voorgestelde overeenkomst" of welke titel ook relevant is voor de inhoud van de e-mail werkt het best.

En terwijl "idiotische client" de nauwkeurigste beschrijving van de inhoud van de e-mail kan zijn, is het een slechte keuze voor de onderwerpregel

9. Bekijk je toon - en mis niet iemand anders. Wanneer mensen met elkaar van aangezicht tot aangezicht spreken, maken gezichtswijzers en klanktonen meestal de bedoeling van een persoon. stem is meestal genoeg om te kunnen vertellen wanneer iemand sarcastisch, grap of ernstig is. Maar in e-mail is het gevaarlijk makkelijk om een ​​persoon's bedoeling volledig te misleiden. Talrijke vriendschappen zijn beschadigd door een persoon die de bedoeling van een andere persoon in de uitspraken misleest een e-mail. En met advocaten zo vroeger met arguing met ea Al met al, het is makkelijk voor een advocaat om snel aan te nemen dat de andere persoon vijandig of onbeleefd is.

Zoals beschreven onder 'E-mail schrijven terwijl je boos bent', neem een ​​paar minuten af ​​om af te koelen voordat je een reactie op die e-mail verstuurt.

Als u een uur voorbij bent, kunt u zich realiseren dat u het in de eerste plaats volledig misleest. Zorg ervoor dat de afzender geen andere bedoeling heeft dan het oorspronkelijk verscheen. Als het lijkt dat een verklaring op meer dan één manier kan worden gelezen, en een van die manieren niet-offensief is, probeer dan de afzender het voordeel van de twijfel te krijgen alvorens zijn hoofd met een dodelijke email-missief af te snijden.

Zijn er andere advocaat e-mailfouten die de Top 10-lijst zouden moeten hebben gemaakt? Vertel ons daarover in het Forum.