Veel voorkomende fouten bij het invullen van formulier W-2

Veel voorkomende fouten in het formulier V-2

Om gewaarschuwd te zijn, is voorverarmd. Voordat u W-2 formulieren naar medewerkers verstuurt en deze formulieren verzendt bij de Social Security Administration (samen met transmittal formulier W-3), controleer deze algemene fouten om problemen te vermijden.

Filing W-2 Forms Late

Vanaf het fiscale jaar 2016 is de indieningsdatum voor W-2 formulieren (en 1099 formulieren) tot 31 januari verplaatst. Dus uw 2017 W-2 formulieren voor werknemers moeten moet uiterlijk op 31 januari 2018 bij de Sociale Zekerheidsstudie worden ingediend.

Er zijn straffen voor late indiening. Lees meer over de nieuwe deadlines voor W-2 en 1099 formulieren.

Het W-2 formulier van het verkeerde jaar gebruiken

Gebruik het W-2 formulier voor het jaar waarin de inkomsten belastbaar zijn, niet het jaar waarin u het formulier invult. Bijvoorbeeld, voor werknemersloon in 2015, gebruik dan het 2016 W-2 formulier; dit formulier zal worden gegeven aan medewerkers en ingediend bij de Social Security Administration in 2017.

Ontbrekende deadlines. U dient W-2 formulieren uiterlijk eind januari aan werknemers te verstrekken en u dient deze formulieren uiterlijk eind februari aan de Social Security Administration in te dienen. De deadlines veranderen elk jaar, afhankelijk van wanneer de datum op de kalender valt. Als de deadline op een weekend of vakantie is, wordt de datum verplaatst naar de volgende werkdag. Hier zijn de exacte deadlines voor de loonbelastingen voor het lopende jaar.

Het goedgekeurde W-2 formulier niet gebruiken

U kunt het W-2 formulier niet downloaden, kopiëren en gebruiken.

Het rood op A is een speciale inkt. U moet de goedgekeurde formulieren krijgen, van een kantoorbedrijf, de IRS, of van een softwarebedrijf. Lees meer over waar u goedgekeurde W-2 formulieren kunt krijgen.

Het onttrekken van de sociale zekerheid niet onderbreken

Sociale zekerheid onthouding moet per jaar met het maximaal belastbare loon voor sociale zekerheid worden gestopt.

(Dit maximum verandert in de meeste jaren om de kosten van levensonderhoud te weerspiegelen.) Hoewel dit niet specifiek een W-2-fout is, is het gebruikelijk en zal u ervoor zorgen dat de sociale zekerheidslonen voor een werknemer worden overschreven. U dient dan de overmaat aan de werknemer terug te geven en corrigeert zowel de W-2 als Vorm 941, het kwartaalloon- en belastingverslag voor elk kwartaal dat het overschot weerspiegelt. Als de werknemer bijvoorbeeld in september het maximum heeft bereikt voor sociale zekerheid, moet u het formulier 941 wijzigen voor het derde kwartaal.

Verzenden van W-2 formulieren aan de IRS

Sociale Verzekeringsformulieren moeten uiterlijk eind januari aan de werknemers worden toegezonden en uiterlijk eind februari bij de Social Security Administration ingediend worden, samen met het verzendformulier W-3, welke verzamelt alle informatie van alle W-2's.

Het ontbreken van een IRS-afwijzing voor niet-e-fling

Werkgevers die 250 of meer W-2 formulieren indienen, moeten een vrijstelling krijgen als ze geen e-mail willen.Lees meer over hoe u een vrijstelling kunt krijgen van het indienen van W-2 formulieren elektronisch (PDF).

Foutieve formulierfouten op formulier W-2

De meest voorkomende formulierfouten op W-2-formulieren bevatten:

• Decimale en centuele cijfers niet opnemen
• Geen zwarte inkt gebruiken te licht)
• Invoer te groot of te klein maken. De IRS suggereert dat u 12 pt gebruikt. Courier type font voor het afdrukken van W-2s.
• Misvormende werknemersnaam. Werknemer voornaam en midden begin gaat in het eerste vakje, de werknemer achternaam gaat in de tweede doos en elk achtervoegsel (zoals "Jr.") gaat in de derde doos.

Met behulp van financiële software kan u veel van deze fouten voorkomen op W-2 formulieren, vooral formulierfouten, en uw software kan u waarschuwen als u het maximumloonbedrag voor de sociale zekerheid bereikt. Bekijk dit artikel op 2012 boekhoudsoftwareprogramma's van Rosemary Peavler, Gids voor Business Finance, gericht op programma's die payrollfuncties omvatten.

Een W-2 formulier corrigeren

U moet per eind januari elk jaar een W-2 formulier (voor het voorafgaande kalenderjaar) aan elke medewerker voorleggen, maar u hoeft deze formulieren niet in te dienen aan de Social Security Administration (SSA) tot eind februari. Deze vertraging biedt tijd om fouten te corrigeren.

Als u de fout kunt corrigeren alvorens u met SSA in te dienen, maak u de correctie en stuur het gecorrigeerde formulier in.

Als u de fout vindt nadat u bij de SSA hebt ingediend, moet u een gecorrigeerde W-2 samen met een gecorrigeerd transmittal formulier W-3c indienen.

Lees meer informatie over het maken van correcties in een W-2 formulier, nadat u het heeft ingediend bij Social Security Administration.