Basisfeiten over het W-2-formulier

Wat is een W-2-formulier?

Een W-2 -formulier is een verklaring die elk jaar door werkgevers voor werknemers moet worden opgesteld, met de totale bruto inkomsten van de werknemer, de inkomsten uit sociale zekerheid, inkomsten voor Medicare en federale en provinciale belastingen die zijn ingehouden werknemer. Het doel van dit formulier is om de werknemer informatie te verstrekken die moet worden opgenomen in zijn of haar inkomstenbelastingformulier. Het geeft ook de Social Security Administration en de IRS informatie om de inkomstenbelastingaangifte van de werknemer te verifiëren.

Wanneer is het W-2-formulier gereed?

BELANGRIJKE VERANDERING: Te beginnen met de jaarlijkse belastingaangiften van 2016 en voor alle volgende jaren, moeten formulieren W-2 en W-3 worden ingediend bij de Social Security Administration (SSA) tegen 31 januari van het volgende jaar. Dus, voor belastingbetalingen in 2017 moet u zich vóór 31 januari 2018 aanmelden. De wijziging is geïmplementeerd om belastingfraude te verminderen. De 2018 jaarlijkse deadlines voor loonbelastingaangifte voor belastingbetalingen in 2017 tonen de exacte deadlines voor het lopende jaar.

Het W-2-formulier moet uiterlijk eind januari aan de werknemers worden verstrekt, met informatie van het vorige kalenderjaar. Deze deadline is niet veranderd. De W-2's moeten een verzendformulier W-3 bevatten, tenzij u online een aanvraag indient bij de SSA. De deadline van 31 januari is van toepassing op zowel gemailde als online indieningen bij de SSA. Indiening na de deadline kan leiden tot boetes wegens te late indiening.

Ja, u moet W-2's indienen bij de Social Security Administration (SSA) tegen dezelfde deadline als wanneer u formulieren aan werknemers verstrekt.

Dit is een goede reden om werknemers hun formulieren vroeg in januari te geven, zodat u fouten kunt vinden en herstellen voordat u ze bij de SSA indient.

Delen van het W-2-formulier

Een W-2-formulier bestaat uit meerdere delen:

• kopie A gaat naar de socialezekerheidsadministratie. Kopie A wordt meestal afgedrukt op een ruimtelijke, laserscanbare rode vorm. Als u een papieren exemplaar aanlevert, moet u alleen het papier gebruiken dat door de SSA is verstrekt.
• Exemplaar 1 is voor de stad, staat of plaats
• Kopie B is voor indiening bij de federale belastingaangifte van de werknemer
• Kopie C is voor de records van de werknemer
• Kopie 2 is een ander exemplaar voor een stad, staat of plaats
• kopie D is bestemd voor de administratie van de werkgever.

Waar kan ik W-2-formulieren downloaden?

U kunt het W-2-formulier niet gewoon van internet kopiëren. Zoals hierboven vermeld, wordt exemplaar A van het formulier op speciaal papier afgedrukt. U moet de "officiële" formulieren gebruiken. U kunt de officiële W-2-formulieren krijgen bij een copyshop, bij sommige belastingsoftware (zoek de versie voor het kleine bedrijf) of bij uw belastingophaler.

Welke informatie heb ik nodig om W-2-formulieren te voltooien?

Informatie over uw bedrijf

Voor elke W-2 moet u informatie over uw bedrijf opnemen:

• Uw Employer ID-nummer
• Uw bedrijfsnaam
• Uw bedrijfsadres
• Uw bedrijfsadres Staatsbelastingidentificatienummer (vraag dit na bij de afdeling inkomsten van uw staat)

Informatie over uw werknemers

Voor elke werknemer heeft u actuele persoonlijke gegevens nodig:

• Socialezekerheidsnummer of ander fiscaal identificatienummer < Naam
• Adres
• Informatie over werknemersinkomsten

Vervolgens hebt u voor vorig jaar informatie nodig over het totale loon en de bronbelasting voor elke werknemer:

Totaalloon, tipinkomen en andere compensatie

• Totale lonen sociale zekerheid (tot maximaal de sociale zekerheid)
• Totale beloning Medicare (zelfde als totale lonen)
• Sociale zekerheidstips en toegewezen tips

Informatie over pensioenplannen In vak 12 u moet voor elke W-2 aangeven of elke werknemer deelneemt aan een pensioenplan of een niet-gekwalificeerd plan wi uw bedrijf, als deze werknemer een wettelijke werknemer is, of als de persoon een ziekengeld van derden heeft ontvangen.

Informatie over speciale voordelen

Vak 13 van de W-2 vereist informatie over aftrekposten voor personeelsbeloningen en andere aftrekken die moeten worden gerapporteerd in de aangifte inkomstenbelasting van de werknemer. De instructies voor formulier W-2 bevatten een naslaggids voor Box 13-codes.

Controlenummer (optioneel)

Misschien wilt u een intern controlenummer toevoegen op elk formulier W-2 als u veel werknemers betaalt. U kunt het nummer zelf genereren of uw loonvoorbereidingssoftware kan dit nummer genereren.

Waar vind ik de informatie voor de W-2?

De informatie voor dit formulier is afkomstig uit uw loonregister, dat voor alle werknemers de jaarlijkse totalen weergeeft voor lonen en inhouding, samen met inhoudingen voor medische plannen, gezondheidsspaarrekeningen en andere items. Je hebt ook een geldig W-4-formulier nodig voor elke medewerker. Het W-4-formulier wordt door de werknemer gebruikt om u zijn adres te geven,

Hoe vul ik het W-2-formulier in?

Dit artikel over het invullen van het W-2-formulier leidt u stap voor stap door het proces.

Hoe verzend ik het W-2-formulier? Kan ik deze formulieren online verzenden?

U stuurt het W-2-formulier eind februari naar de Social Security Administration (SSA). Ja, u kunt deze formulieren online indienen bij de SSA via hun Business Online-service. Als u 250 of meer W-2-formulieren hebt, moet u deze online bij de SSA indienen.

Wat moet ik doen als ik een fout maak op een W-2-formulier?

Controleer voordat u deze formulieren naar werknemers verzendt deze veelvoorkomende fouten. Als u een fout maakt, kunt u het formulier eenvoudig corrigeren en het gecorrigeerde formulier teruggeven aan de werknemer. Als de fout is ontdekt nadat u de formulieren hebt ingediend bij de socialezekerheidsadministratie, volgt hier het proces voor het corrigeren van het formulier. U moet ook het verzendformulier W-3 opnieuw indienen.