Video: Hoe productief ben jij? 7 stappen om nog beter te werken! 2024
Een van de meest voorkomende uitdagingen voor kleine ondernemers is het evenwicht tussen de noodzaak om veel te bereiken in wat nooit genoeg tijd lijkt. We zijn een vaak overschreven bos, en de meeste van ons kunnen profiteren van wat extra tijd, of in ieder geval meer productief gebruik van de tijd die we hebben.
Wat het tijdsbestek betreft, is het vaak moeilijk om uit te zoeken hoe je tijd meer productief kunt gebruiken. Een goede plek om te beginnen is email management; dit is een gebied dat de lijst van tijdmoordenaars voor veel kleine ondernemers bovenstelt.
Omdat e-mail een voortdurende communicatie vormt en we niet volledig in de gaten hebben van de inkomende stroom, moeten we werken aan het verbeteren van onze productiviteit in hoe we ontvangen, organiseren, beantwoorden en zelfs denk aan e-mail. De onderstaande tips helpen u bij het creëren van een systeem voor het beheren van uw e-mail op een manier die productiviteit ondersteunt in plaats van er weg te eten.
1. Schakel meldingen uit.
Email komt altijd in de tijd van de dag en nacht, dus het is van vitaal belang dat u controleert hoe de stroom van inkomende berichten past in uw dag. Schakel nieuwe meldingen aan op zowel uw computer als smartphone om voortdurende afleiding en storingen op uw schema te voorkomen, en controleer voor mail wanneer het handig is voor u.
2. Besluit hoe u uw inbox kunt gebruiken.
Er zijn veel verschillende filosofieën bij het beheren van uw mailbox. U kunt uw inbox als catchall gebruiken, beperken tot alleen hoogwaardige berichten of een werktaaklijst maken.
De sleutel is om één doel voor uw inbox te kiezen en er mee te houden.
3. Maak e-mail whitelists en blacklists.
De meeste e-mailclients en e-mailproviders stellen gebruikers in staat om lijsten van veilige adressen te maken om ervoor te zorgen dat deze berichten doorkomen, terwijl u blacklisten of blokkeert, wat u spamadressen beschouwt. Neem de tijd om deze lijsten vaak bij te werken om uw inkomende email schoon te houden.
4. Stel een timer en batch proces in.
Sommige kleine ondernemers profiteren van tijdvakken op hun dag alleen voor e-mail. Als dit voor u werkt, stel u een bepaalde hoeveelheid tijd in de dag om berichten te reageren, actiepunten naar uw taaklijst te verplaatsen, junk te verwijderen en een kort overzicht te krijgen van wat uw aandacht nu nodig heeft.
5. Gebruik regels om het proces te automatiseren.
Om het e-mailbeheerproces nog verder te stroomlijnen, gebruik regels in uw e-mailclient die uw berichten sorteren, flageren, verplaatsen en organiseren. Hoewel het enige tijd zal duren om regels op te stellen die de manier waarop u e-mail gebruikt, zodra u ze hebt gemaakt, kunt u een aanzienlijk deel van uw e-mailverwerkingstijd afsnijden.
6. Krijg een start van je smartphone.
Veel kleine ondernemers hebben smartphones, zodat ze in contact blijven en op het werk, ook als ze buiten kantoor zijn.Als u regelmatig e-mail op uw mobiel apparaat controleert, kunt u een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen door berichten te lezen en te beginnen terwijl u mobiel bent. Zelfs als u gewoon een gewoonte maakt om junk en berichten te verwijderen die u niet hoeft te opslaan, kunt u profiteren van een gestroomlijnde inbox als u terug naar het kantoor komt.
7. Als u het niet leest, kunt u zich uitschrijven!
E-mail nieuwsbrieven en andere e-mailmarketingberichten kunnen een goede manier zijn om contact te houden met klanten, collega's, partners en andere bedrijven die u geïnteresseerd bent, maar deze berichten kunnen snel opvallen.
Als u geen specifieke herhalende mailing in meerdere problemen hebt gelezen, stop dan uw abonnement. Het beperken van e-mail nieuwsbrieven en andere geautomatiseerde berichten aan alleen diegene die u regelmatig leest, kan een makkelijke manier zijn om het bulk in uw postvak te verminderen.
Voor nog meer hulpmiddelen om u meer productief te maken in uw kleine onderneming, verken deze lijst met 101 productiviteitsprogramma's.