7-Fouten loonheffingsfouten

Het einde van het jaar is een drukke tijd, maar u moet tijd nemen voor loonbelastingtaak, inclusief verslagen van eind jaar voor werknemers en onafhankelijke aannemers, en andere gerelateerde loonproblemen. Hier zijn enkele belangrijke jaarlijkse loonrollen en loonbelastingtaken die werkgevers vaak missen:

1. Niet het juiste fiscale jaar gebruiken

De jaarlijkse loonbelastingsverslagen die ik over heb, zijn de W-2 formulieren voor werknemers en 1099-MISC formulieren voor onafhankelijke aannemers.

Het jaar van het rapport is het jaar van de belasting. Dus, terwijl u deze rapporten in januari 2017 kunt voorbereiden, zijn ze voor 2016 lonen en belastingen.

Net als een herinnering:

U dient 2016 W-2 formulieren aan werknemers en 1099-MISC formulieren te verstrekken aan onafhankelijke contractanten per 31 januari 2017.

2. Niet de juiste formulieren gebruiken voor jaarverslagen en verzendformulieren

Als u de W-2 formulieren en 1099-MISC formulieren voorbereidt, zorg er dan voor dat u de juiste versie van het formulier hebt. Naast het juiste fiscale jaar, hierboven vermeld, moet u een speciaal formulier gebruiken. U kunt het formulier niet alleen van het internet kopiëren en gebruiken. Kopie A van de juiste formulieren is afgedrukt in een speciale rode inkt en er zijn meerdere kopieën, die elk naar een specifieke plaats gaan.

Hier is een artikel waarin wordt gesproken over waar u de juiste W-2 formulieren en 1099-MISC formulieren krijgt.

3. Niet verificatieformulieren ontvangen van medewerkers en onafhankelijke aannemers

Voordat u deze W-2 formulieren voor werknemers en 1099-MISC formulieren voor onafhankelijke aannemers uitvoert, moet u een verificatieformulier van elkeen hebben.

• Bij het aanmelden dient u een W-4-formulier te ondertekenen die informatie geeft over de werknemer, inclusief informatie over de federale inkomstenbelasting. Dit formulier moet periodiek worden bijgewerkt om zeker te zijn dat het juist is.
• Het formulier W-9 geeft u informatie over onafhankelijke contractanten, samen met het fiscale identificatienummer. Hier is een artikel over wie een 1099-MISC-formulier moet ontvangen, als u zich afvroeg.

4. Niet inbegrepen belastbare uitkeringen op W-2 formulieren

Wanneer u W-2 formulieren voor werknemers voorbereidt, vergeet niet de belastbare voordelen die moeten worden gemeld. Deze voordelen omvatten werknemerscadeaus en bonussen, en het gebruik van mobiele telefoons door werknemers.

5. Niet overwegen extra Medicare belasting en sociale zekerheid maxima.

Zorg ervoor dat u de juiste bedragen voor Sociale Zekerheid en Medicare heeft gehandhaafd wanneer u uw betaalprocedures controleert.

• Personeelsverzekering stopt voor werknemers wanneer ze het jaarlijkse maximumresultaat bereiken, dat elk jaar verandert. Sociale zekerheid moet nog steeds door werkgevers betaald worden op alle inkomsten voor het jaar, en er is geen werknemer maximum op Medicare onthouding.
• Er is een extra Medicare-belasting nodig op hogere werknemers.Werkgevers zijn verplicht om extra Medicare belasting te houden, boven de 1. 45% Medicare belastingtarief, tegen een tarief van 0. 9% op Medicare lonen van meer dan 200.000 dollar betaald aan een werknemer.

6. Niet formulieren verzenden naar het juiste federale agentschap

Het is verwarrend, ik weet dat ik probeer te onthouden welk federaal agentschap ontvangt welke verslagen van het jaar. Hier zijn de details:

• Vorms voor werknemers, inclusief W-2 formulieren en W-3 formulieren en elektronische transmittals, ga naar de Social Security Administration. Kijk bij de Social Security Business Services Online voor informatie en meld je aan voor online filing.
• Vorms voor niet-werknemers, inclusief 1099-MISC formulieren voor onafhankelijke aannemers en 1096 transmittal formulieren, ga naar de IRS. Hier is een stap-voor-stap gids voor het opstellen en indienen van 1099-MIISC formulieren.

7. Niet in overweging van uw staatsbelastingautoriteit.

Voor staten die inkomstenbelasting hebben, moet u ook voldoen aan de vereisten voor staatsvorm W-4, het onthouden van staatsinkomsten van werknemersbelasting, rapportagebedragen die worden gehandhaafd en de overdracht van bedragen volgens de tijdlijn van uw staat. Controleer de afdeling van uw staat van ontvangsten of belastingsplaatsen voor meer informatie.