5 Manieren om wettelijke problemen bij vrijwilligers te voorkomen

Vrijwilligers zijn geweldig en zelfs essentieel voor uw goede doel. Maar als dingen mis gaan met een vrijwilliger, kan het slecht nieuws voor je organisatie spellen.

Bijvoorbeeld, wat als een vrijwilliger een ongeval heeft, terwijl hij met u dient? Wat als de vrijwilliger de wet breekt of iemand anders doet pijn doen? Uw organisatie kan aansprakelijk zijn.

Hier zijn vijf manieren om het minder waarschijnlijk te maken dat u problemen met uw vrijwilligers ondervindt.

Sommige van deze lijken misschien lastig, maar neem de tijd om ze goed te doen en bescherming van zowel uw organisatie als uw vrijwilligers.

1. Ontwikkel vrijwilligersbeleid en -procedures.
Raadpleeg een advocaat of vrijwilliger om ervoor te zorgen dat deze voldoende zijn. Beleid moet vrijwilligerswerk leggen en problemen zoals discriminatie, intimidatie en ander mogelijk illegaal gedrag aanpakken.

Door expliciet te verbieden slecht gedrag, kan uw organisatie beschermd worden tegen aansprakelijkheid. Zorg er ook voor dat de vrijwilligers bescherming bieden tegen misbruik door de organisatie en haar personeel.

2. Schrijf vacatures voor alle vrijwilligersposities.
Wees expliciet over de verwachtingen voor de vrijwilliger en wat hij of zij kan en niet kan. Spell eventuele risico's voor de vrijwilliger uit en vraag om een ​​ondertekende vrijlating van aansprakelijkheid. Een grondige en beknopte functiebeschrijving kan de organisatie beschermen tegen aansprakelijkheid indien de vrijwilliger verder gaat dan wat hij of zij mag doen.

- 9 ->

Hieronder vindt u een aantal dingen die u in de functiebeschrijvingen moet opnemen:

• het doel van uw nonprofit
• verplichte training voor deze positie
• de verplichtingen die de vrijwilliger
• verwacht de taak
• de plaats waar de vrijwilliger het werk zal uitvoeren

3. Vereist elke vrijwilliger om een ​​aanvraag in te vullen.

Meestal betaalt het een aanvraag.

Maar soms met groepsprojecten die een "veeoproep" voor vrijwilligers betrekken, kunt u eenvoudig de vrijwilligers een vrijstelling invullen die de organisatie vrijblijft van aansprakelijkheid.

De complexiteit van de applicatie hangt af van de positie. Als de vrijwilliger werkt met kwetsbare mensen zoals kinderen of ouderen, moet de bar hoger zijn. Voor menialische taken met weinig risico voor iedereen, zou een kortere applicatie geschikt zijn. Wees voorzichtig met verschillende applicaties voor verschillende banen. Het is niet zin om sommige vrijwilligers te ontmoedigen met een lange vorm als dat niet nodig is.
Hierbij zijn enkele zaken in een aanvraag opgenomen:

• Persoonlijke gegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, persoon om contact te nemen bij ziekte of ongeval, rijbewijs, bewijs van persoonlijke verzekering, enz.
• Kwalificaties, indien nodig voor de baan, zoals speciale vaardigheden, of educatieve vaardigheden.
• Referenties die kunnen aantonen dat het goede karakter of de werkethicum van de aanvrager is. Verwijzingen kunnen afkomstig zijn van een lid van de gemeenschap, een andere non-profit waar de aanvrager vrijwillig heeft, of een werkgever.
• Schriftelijke toestemming om een ​​achtergrondcontrole te doen, essentieel als de vrijwilligers samenwerken met kinderen of andere risicopopulaties
• Geheimhouding van de vertrouwelijkheid, zodat u de informatie kunt verzamelen die u nodig hebt en die op passende wijze deelt.

4. Voer een goede screening uit.

Wees voorzichtig hier. Screening is vooral belangrijk voor vrijwilligers die in contact kunnen komen met kwetsbare mensen, of die moeten rijden tijdens hun vrijwilligerswerk of met andere vormen van gevaarlijk werk.
Welke 31 procent van de non-profitorganisaties voert geen vrijwillige screenings uit volgens één studie. Non-profitorganisaties denken vaak dat ze zelf hun vrijwilligers kunnen politieeren en nalaten om een ​​goede achtergrondcontrole uit te voeren. Maar dat kan de organisatie openstaan ​​voor aansprakelijkheid. Denk aan screening als onderdeel van uw veiligheidsprocedures en risicobeheer.
Het screenen moet altijd respectvol zijn en de privacy van vrijwilligers zoveel mogelijk beschermen. Krijg schriftelijke toestemming voor het screenen voordat u verder gaat.

Ook van tijd tot tijd als voorzorgsmaatregel.
Het screenen kan even simpel zijn als een persoonlijk interview, of kan omvatten:

• criminele achtergrondcontrole
• rijbewijzen en vergunningen
• bevestiging van verzekering
• screening voor gezondheidsvoorschriften of het bewijs van bepaalde vaccinaties
• legitimatiegegevens verifiëren, zoals een onderwijscertificaat of speciale vaardigheidsbeoordelingen

5. Zorg voor een uitstekende training en beheer.
Zet nooit een vrijwilliger los zonder voldoende training. Vrijwilligers waarderen dat ze getraind zijn, zodat ze weten wat te doen en wanneer. Train in groepen of één op één. Ontwikkel schriftelijke materialen die de vrijwilliger kan meenemen en trainen op hun specifieke taken. Wijs de vrijwilliger toe aan een personeelslid voor toezicht.
Trainingen kunnen onder meer: ​​

• gedragscode van je organisatie
• hoe je moet reageren wanneer je de organisatie vertegenwoordigt
• misbruik identificeren en melden
• hoe de vertrouwelijkheid van de organisatie en de mensen die zij dient te handhaven
• wat u specifiek verwacht van de vrijwilliger
• hoe u problemen melden
• wie er verantwoordelijk is voor en hoe u ze kunt bereiken

Uiteindelijk wees bereid om een ​​vrijwilliger te ontslaan als ze een van de regels overtreden moeilijk om mee te gaan, zijn onbetrouwbaar, of op een of ander manier beledigend zijn. Ontwikkel een schriftelijke procedure voor personeel als ze een vrijwilliger moeten laten gaan.
Informeer de vrijwilliger altijd waarom je ze laat gaan, en documenteer het ontslag, net als bij een betaald personeelslid. Na het volgen van een procedure, en het opnemen van de actie, zal u helpen als de vrijwilliger besluit om een ​​klacht in te dienen bij uw topmanagement of op een andere manier om u terug te krijgen.
Vergeet niet om beleid voor uw personeel te hebben die betrekking hebben op de manier waarop zij vrijwilligers behandelen.Beschrijf wat trauma is en hoe te vermijden. Stel een klachtenprocedure op die vrijwilligers kunnen gebruiken om misbruik te melden.

Vrijwilligers willen goed doen en waarderen wanneer een organisatie bereid is om met hen te werken. Zij willen een goed beleid op hun plaats hebben en een goede opleiding en leiding hebben. Om vrijwilligers rond te houden vereist niet alleen dank aan uzelf, maar ook een georganiseerde aanpak die zowel vrijwilligers als uw non-profit beschermt.

Aanbevolen middelen:

Vrijwilligers: Balanceringsrisico en Beloning (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Vrijwilligerscreening - van Energize, een hub van vrijwilligerskennis.