Hoe een Good Hotel RFP te onderscheiden

Het is geen geheim dat hoteliers altijd op zoek zijn naar manieren om planners van vergaderingen en evenementen te identificeren die hotels en andere locaties kunnen selecteren voor vergaderingen, incentivereizen, conferenties en tentoonstellingen.

Veel hotels hebben vertrouwd op online hotel RFP (Request for Proposals) -sites, zoals Conventionplanit. com en sabrehotelrfp. com om hun vergader- en conferentieservicemogelijkheden te promoten. Ze hebben ook hun eigen online RFP-formulieren ontwikkeld.

Veel planners zijn echter terughoudend om hun hotel-RFP's via zoekmachines van derden te verzenden. Veel planners geven hun aanvragen voor hotelbiedingen liever rechtstreeks op naar het hotel en congrescentra.

Welke informatie is opgenomen in een hotel-RFP?

Een geweldig hulpmiddel om planners te helpen bij het ontwikkelen van hun eigen formulieren voor hotelbiedingen en andere event-behoeften, is de event accepted practices-uitwisselingstool van de Convention Industry Council.

Basiselementen voor een hotel-RFP moeten het volgende omvatten:

• Basiscontactinformatie van de aanvrager (naam, titel, organisatie, adres, telefoon, e-mail, enz.)
• Eventdatums (verstrek ten minste twee verschillende opties)
• Kamerblokken nodig (data en aantallen kamers)
• Verzoek om een ​​vergaderruimte (data, grootte van de kamers, hoeveelheden)
• Eisen aan eten en drinken
• Toegankelijkheidseisen
• Verzenden en ontvangstvereisten
• Andere relevante informatie

Profiteren van RFP-hulpmiddelen

Bovendien biedt de Global Business Travel Association (GBTA) haar leden een uitgebreide RFP-tool voor hotels die evenementplanners wellicht overwegen.

Elementen van het GBTA-hotel RFP zijn onder meer: ​​

• Overzicht van de hotelfaciliteiten
• Informatie over het RFP-verzoekeroverzicht
• Gegevens over het contract in de kamer
• Omvang van de totale vergaderruimte van een hotel
• Totaal aantal vergaderruimtes
• Grootte van de grootste balzaal of vergaderruimte van een hotel
• Plafondhoogte voor grootste balzaal of vergaderruimte
• Heeft het hotel een vaste vergaderruimte?
• Hoeveel personen zullen de directiekamer ontvangen?
• Heeft het hotel een speciale tentoonstellingsruimte?
• Wat is de grootte van de expositieruimte?
• Wat is de afstand tot het Area Convention Center?
• Wat is de naam van het congrescentrum?
• Wat is het belastingpercentage voor eten en drinken?
• Wat is het percentage van de banketservice?
• Zijn de kosten van het banket belast?
• Biedt het hotel interne audiovisuele (A / V) services?
• Biedt hotel korting op in-house A / V-services?
• Kan het hotel klanten toestaan ​​om buiten A / V-leveranciers binnen te brengen?
• Hoeveel vergaderruimten bevatten draadloos snel internet?
• Hoe kunnen vergaderruimten videoconferenties bevatten?
• Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van eigen A / V-leveranciers?
• Accepteert het hotel zakelijke vergaderkaarten voor betaling?
• Biedt het hotel vergaderarrangementen?

Daarnaast is het handig om de hotelverkoop te delen met het type evenement dat u host. Dit geeft hen inzicht in de doelstellingen die uw vergadering kan hebben.

Het goede nieuws over het werken met hotels is dat de meeste mensen redelijk ervaren moeten zijn in het samenbrengen van vergelijkbare evenementen en dat een geweldige verkoop- of cateringmanager meer details met u kan delen over manieren om evenementplanners te helpen hun doelen te bereiken.

Gerelateerde artikelen

• Hoe maak je een Killer-evenementplanning Maak Resume
• Beurzen voor evenementenplanners
• Hoe word je een Certified Meeting Professional
• Hoe word je een Certified Event Planner