Wat is onkostenvergoeding op de werkplek?

Onkostenvergoeding is een methode om werknemers terug te betalen wanneer zij hun eigen geld uitgeven aan bedrijfsgerelateerde uitgaven. Deze kosten komen meestal voor wanneer een werknemer op zakenreis is, maar kan zich ook voordoen in andere werkgerelateerde situaties.

Reiskosten kunnen zijn: logies, vluchten, vervoer over land, tips voor piccolo's, maaltijden en andere incidentele kosten die een medewerker tijdens het rijden kan ervaren.

Andere bedrijfskosten kunnen zaken omvatten als het nemen van klanten of toekomstige werknemers voor de lunch, het kopen van boeken of ander educatief materiaal dat de werkgever dekt of het besturen van kosten voor het recycleren van bedrijfseigendommen.

Typen uitgaven die door een organisatie worden vergoed, vindt u in het zakelijke reis-, entertainment- en algemene vergoedingsbeleid van het bedrijf in het werknemershandboek. Zorg dat u bekend bent met het beleid van uw bedrijf, want uw werkgever kan op een langere reis zo kostbaar zijn als een stomerij en lidmaatschap van een sportschool.

Klantenentertainment op zakenreizen is een andere terugbetaalbare uitgave, maar ken het beleid van uw bedrijf zodat u de bestedingslimieten niet overschrijdt. U wilt gastvrijheid en beleefdheid tonen zonder het budget van uw werkgever voor dergelijke uitgaven te overschrijden.

Populair zijn nu bedrijfskredietkaarten die worden toevertrouwd aan mensen van hogere functies en aan andere werknemers die vaak voor zaken moeten reizen.

In plaats van kosten te betalen met hun eigen geld, brengen werknemers alles behalve incidentele posten en tips in rekening op de creditcard van het bedrijf.

Dit is een handige benadering van kostenvergoeding voor de werknemer, aangezien de creditcardrekeningen de exacte kosten documenteren zonder dat de medewerker bonnen moet opslaan en reiskostenrapporten moet invullen.

Een onkostenvergoedingsverslag invullen

In het geval van het gebruik van de creditcard van de onderneming en het betalen van contanten, zullen werknemers waarschijnlijk een onkostenvergoedingsrapport moeten invullen bij terugkeer van de reis. Met de bedrijfscreditcard zullen ze minder dan voor de hand liggende kosten die op de creditcardrekening staan ​​moeten uitleggen (veel eenvoudiger dan een nieuw onkostenrapport volledig in te vullen). Ze brengen ook het bedrijf in rekening voor de extra incidentele kosten waarvoor ze hebben betaald met hun eigen geld of creditcard.

Wanneer een medewerker contant betaalt, moet hij elke uitgave waarvoor vergoeding wordt gevraagd, vermelden en zo nodig rechtvaardigen. Deze worden beoordeeld door de boekhouding, evenals de verklaringen van de creditcardmaatschappij. Een ongerechtvaardigde uitgave, of een uitgave die wordt uitgesloten door het bedrijfsbeleid, wordt niet vergoed - vandaar de noodzaak om het beleid van uw bedrijf met betrekking tot zakenreizen te kennen.

De meeste bedrijven stellen een datum vast waarop onkostenvergoedingsrapporten moeten worden ingediend om ervoor te zorgen dat werknemers worden vergoed en voor een juiste boekhouding. Medewerkers moeten deze regels zorgvuldig volgen, omdat sommige organisaties geen kosten vergoeden die na de deadline worden ingeleverd. Ken de regels van uw bedrijf.

Een andere methode om zakelijke reiskosten voor werknemers te betalen, is per dag.

Een ongebruikelijke readervraag met betrekking tot onkostenvergoeding

Een lezer vroeg: "Onze externe verkoopvertegenwoordigers hebben grote territoria (meerdere staten) en reizen routinematig, en hebben vaak een overnachting nodig.Het werd via de boekhoudafdeling onder mijn aandacht gebracht, dat een verkoper op een dergelijke reis een huisdier had meegenomen en de hoteltoeslag in rekening had gebracht op de creditcard van het bedrijf. Ze beweerde dat het hotel de kosten niet zou scheiden en dat ze van plan was het bedrijf te vergoeden.

"I ben verbluft en zoek naar suggesties over hoe om te gaan met deze situatie. Mijn HR-instinct zegt me dat ik deze werknemer moet schrijven voor misbruik van bedrijfsgelden, maar ik krijg weerstand van het verkoopmanagement die wil dat ik een specifiek huisdierenbeleid maak.

"Ons gebruik van de bedrijfscreditcard vermeldt duidelijk:" Deze kaart dient ALLEEN te worden gebruikt voor BEDRIJFSKOSTEN.

Persoonlijk gebruik van de kaart kan leiden tot verlies van de kaart of beëindiging. verantwoordelijk zijn voor ongeautoriseerde afschrijvingen. "Heeft u in het verleden over zo'n onderwerp geschreven?"

HR-reactie: Dit is wat u moet overwegen. Heeft de werknemer boekhouding gevoerd en het probleem uitgelegd dat het hotel niet in staat was de kosten van het huisdier te scheiden? Of werd ze betrapt door een zorgvuldige beoordeling van haar uitgaven in de boekhouding?

Ten eerste is het moeilijk te geloven dat het hotel niet in staat was de kosten van het huisdier te scheiden. Ten tweede, als het hotel niet in staat was om de kosten voor het huisdier te scheiden, hoe wist ze dan wat ze moest terugbetalen aan de boekhouding?

Als ze van plan was de rekening van het huisdier alleen te betalen als ze werd gepakt en niet vrijwillig heeft aangeboden te betalen, verdient ze, gezien je beleid, disciplinaire maatregelen. Dit zou ook afhangen van hoe u in het verleden soortgelijke situaties hebt aangepakt. Hebben andere werknemers het bedrijf vergoed voor verschillende uitgaven en geen disciplinaire maatregelen ontvangen?

Vaak zie je in een situatie dat er beleid is aan de ene kant en hoe het is geïmplementeerd en toegepast aan de andere kant. U wilt dit individu niet anders behandelen dan andere werknemers in het verleden zijn behandeld.

Disciplinaire maatregelen zijn niet op orde als andere werknemers het bedrijf in het verleden eenvoudig hebben terugbetaald voor soortgelijke uitgaven. Vergeet niet dat ik geen advocaat ben, dus dit is slechts een mening van een HR-collega.

Het maken van een reisbeleid voor huisdieren is niet aan te bevelen, omdat dit een voorbeeld is van het feit dat het bedrijf het persoonlijke leven van een werknemer verstoort en overhaalt. Als de werknemers willen betalen voor hun huisdier om met hen te reizen, is dat niet de zorg van het bedrijf.

Zolang het huisdier geen invloed heeft op de kosten van verblijf waar zij verblijven of hun vermogen om deel te nemen aan de zakelijke doeleinden van de reis, zijn het niet de zaken van de werkgever. De werknemer moet natuurlijk de extra kosten betalen die het reizende huisdier veroorzaakt.

Uw reisbeleid is enigszins verwarrend en zou versterking kunnen gebruiken in het gedeelte over "verantwoordelijk voor ongeautoriseerde afschrijvingen" wanneer het beleid al heeft verklaard dat alleen bedrijfskosten zijn toegestaan.

Meer: 10 tips om de kosten van zakenreizen te verlagen | Moeten werknemers kamers delen?

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.