Vendor Management Scorecard Basisbeginselen

Het maken of kopen van een scorekaart voor leveranciers is een essentieel onderdeel van effectief Supplier Relationship Management (SRM). Een scorekaart voor leveranciers is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de prestaties en effectiviteit te meten van leveranciers en leveranciers die goederen of services aan het bedrijf leveren.

Het proces voor leveranciersrelaties begint meestal met het maken van een RFP / RFQ of ander document waarop leveranciers reageren, zodat het bedrijf de mogelijkheden en bronnen van de leverancier objectief kan evalueren.

Wanneer de beste leverancier voor de taak is geselecteerd, begint een contractonderhandelingsproces waarin alle prestatierichtlijnen en verwachtingen worden uiteengezet waaraan een leverancier zich wettelijk moet houden.

Nadat de voorwaarden van het contract door de koper en de verkoper zijn goedgekeurd, wordt een bindende overeenkomst gesloten waarin de wederzijdse verwachtingen worden samengevat, met name wat betreft frequente monitoring en meting van de prestaties van de leverancier. Regelmatige en frequente communicatie is noodzakelijk om te zorgen voor een succesvol proces voor leveranciersbeheer

Zoals uiteengezet in de Best Practice Guide van Vendor Management, is een van de belangrijkste prestatiecriteria een proces om de prestaties van de leverancier te controleren. Om dit te doen, is het noodzakelijk om een scorecard voor leveranciersbeheer te hebben.

Ongeacht de bedrijfsgrootte moet een scorekaart voor leverancierslijsten voldoen aan de volgende criteria:

De scorecard moet de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) meten waaraan de leverancier zich moet houden. Een gemakkelijke manier om deze lijst te ontwikkelen, is om de contractvoorwaarden van de verkoper te gebruiken als de lijst met gemeten items. Met andere woorden, voortbouwen op de moeite die werd gedaan om de voorwaarden van het contract te ontwikkelen om een lijst te maken van de belangrijkste items om te meten met de scorecard.

De scorecard moet gemakkelijk te gebruiken zijn voor alle werknemers die met deze tool moeten werken. Het maakt niet uit hoe uitgebreid de lijst met prestatie-indicatoren is als de tool te omslachtig en gebruikersonvriendelijk is. Hoewel de scorecard compleet is in de definitie van wat moet worden gemeten, als het niet intuïtief is, zal niemand het gebruiken - wat het doel van het hebben van een scorecard verslaat.
De scorecard moet een bijbehorende tijdlijn en een reeks mijlpalen hebben die synchroon lopen met de prestatie-indicatoren. Dat wil zeggen, prestaties zijn een functie van zowel tijd als kwaliteit. De twee sluiten elkaar niet uit en de scorecard moet zowel tijd als kwaliteit zijn.
De scorecard zou geen verrassing moeten zijn dat een bedrijf plotseling besluit om met een leverancier te gebruiken als ze vinden dat de leverancier te weinig presteert. In het ideale geval is de leverancier ervan op de hoogte gebracht dat hun prestaties gedurende de looptijd van het contract worden bewaakt en gemeten.De meting zal gebaseerd zijn op consistente en regelmatig geplande audits of evaluaties die door beide partijen zijn overeengekomen. Dit bewustzijn moet worden gecreëerd tijdens de contractonderhandelingsfase van de leveranciersrelatie.
De gegevens die door de scorecard worden verzameld en geanalyseerd, moeten worden gebruikt om contact op te nemen met de leverancier. Wat hebben we aan accurate gegevens over de prestaties van de leverancier als het bedrijf geen actie onderneemt met de leverancier op basis van de conclusies over de prestaties van de leverancier die de scorecard zichtbaar heeft gemaakt en inzicht heeft verschaft.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf is misschien een eenvoudige scorecard-spreadsheet voor leverancierbeheer, zoals deze, voldoende voor dit doel.

Voor grotere bedrijven zijn er veel commercieel verkrijgbare scorecards voor leveranciers beschikbaar. Hier is een overzicht van de Top Vendor Management-tools.