Een Time Management Systeem dat echt werkt

Veel mensen maken een fout in het bijhouden van tijd voor tijdbeheer. Zij houden religieus bij aan alles wat zij elke dag, voor weken of zelfs maanden, doen.

En dan stoppen ze met het doen omdat ze geen positieve veranderingen hebben gerealiseerd. Natuurlijk hebben ze een paar gebeurtenissen verwijderd en sommige anderen geprioritreerd. Maar ze hebben er niets aan gedaan; ze hebben het gewoon herrangschikt. Aan het einde van hun dag zijn ze nog steeds gefrustreerd en gefrustreerd.

Maar bijhouden hoe je je tijd doorbrengt, is niet tijdbeheer. Tijdbeheer gaat over wijzigingen in de manier waarop u uw tijd doorbrengt.

Voor een effectief tijdbeheer moet u een tijdbeheer systeem toepassen dat u helpt om te zien waar veranderingen kunnen en moeten worden gemaakt … wat betekent dat de eerste stap van tijdbeheer is om te analyseren hoe u uw tijd daadwerkelijk doorbrengt zodat u kunt Bepaal welke veranderingen u wilt maken.

Categoriseren voor effectief tijdbeheer

Hoe beheert u eigenlijk tijd? Het geheim zit in de categorieën. Kijk naar je agenda voor morgen. Het is waarschijnlijk al vol met evenementen en activiteiten die je hoopt te bereiken. Als u werkt of daarna, vul je de lege ruimtes in met details over wat je eigenlijk hebt gedaan.

Op het einde van de dag, kijk naar de lijst en label elke taak en / of gebeurtenis met een van de volgende categorieën. Hoeveel tijd tijdens je werkdag heb je eigenlijk uitgegeven:

1) Branden uitsteken. Een onverwacht telefoongesprek. Een rapport dat nodig is voor een vergadering die gisteren gedrukt zou moeten zijn. Een ontbrekend bestand dat op uw bureau moet staan. Hoeveel van je dag is er daadwerkelijk in crisismodus besteed? Voor de meeste mensen is dit een negatieve categorie die hun energie afvoert en de productiviteit ervan verstoort.

- 9 -> Help bij het organiseren van bestanden

Een documentbeheer systeem instellen

Uw bestandssysteem beheren

10 Tips voor het organiseren van elektronische bestanden

2) Behandeling van onderbrekingen.

Telefoongesprekken en mensen die op uw kantoor vallen, zullen waarschijnlijk de lijst overslaan wanneer u gebeurtenissen toewijzen aan deze categorie. Nogmaals, voor de meeste mensen, is dit een negatieve categorie omdat het de productiviteit beïnvloedt (en soms doodt).

Hantering van onderbrekingen

Behandelen van inkomende telefoongesprekken

Tijdschema blijven bijwerken

Een succesvol thuisbasis uitvoeren met kinderen

3) Doen geplande taken.

Dit is het meest positieve gebruik van tijd tijdens uw werkdag. Je bent in controle en bereikt wat je bedoeld hebt om te bereiken. Geplande taken kunnen telefoongesprekken, vergaderingen met personeel bevatten, zelfs e-mail beantwoorden - als dit taken is die u op uw agenda hebt geplaatst. 4) Ononderbroken werken.

Misschien werkt u niet aan een taak die u had gepland, maar u krijgt iets te bereiken, en voor de meeste mensen is dit een zeer productieve, positieve werkmodus. 5) Ononderbroken downtime.

Die keren tijdens de werkdag die gebruikt worden om opnieuw te energien en te hergroeperen. Lunch of mid-morning break kunnen tellen als ze ononderbroken zijn. Als u het geluk hebt om te werken met een bedrijf dat op locatie werk-uitrustingen of dutjes biedt (Fortune), zou dat ook tellen. Iedereen heeft een bepaalde hoeveelheid ononderbroken downtime nodig die in hun dag is gebouwd om productief te zijn tijdens hun werktijd.

Een week van je verleden is de sleutel tot de toekomst

Nu je de categorieën van dit tijdbeheer systeem begrijpt, is het tijd om ze te gebruiken om je 'typische' werkweek te analyseren. Met behulp van elk kalendersysteem dat u gebruikt voor het aanmelden afspraken en activiteiten in uw dagelijks leven, ga terug en kies een recent typische week. Ga door de inzendingen van elke werkdag en categoriseer ze volgens de bovenstaande tijdbeheercategorieën als u dat nog niet hebt gedaan. Als u een lopend totaal aan de onderkant van elke dag houdt, kunt u gemakkelijk zien hoe u uw werktijd elke dag heeft doorgebracht.

Nu heb je de gegevens die je nodig hebt om wijzigingen aan te brengen in de manier waarop je je tijd doorbrengt op het werk. Spendeert u te veel tijd uit branden? Dan moet u de organisatorische of fysieke veranderingen aanbrengen om deze constante crises te voorkomen of uit te stellen. Maak bijvoorbeeld uw bureau schoon en reorganiseer, zodat u de bestanden die u nodig hebt gemakkelijk kunt vinden en een routine vastleggen om de bestanden die u nodig hebt voor de volgende dag op uw bureau te plaatsen voordat u vertrekt voor de dag.

Krijgt u niet genoeg ononderbroken downtime tijdens uw werkdag? Dan moet je tijd voor je plannen. Bijvoorbeeld, stop met lunch op uw bureau en verlaat het gebouw fysiek voor uw gestelde lunchtijd.

Door mijn werkcategorieën van tijdbeheer toe te passen en de veranderingen aan te brengen die u nodig hebt om meer van uw tijd door te brengen tijdens uw werkdag in de positieve categorieën en minder tijd in de negatieve categorieën, zult u echt effectief kunnen Beheer uw tijd - en bereik het echte doel van tijdbeheer, om beter te voelen.