Geheimen van goed zakelijk schrijven

Op het eerste gezicht lijkt wiskunde en overtuigende communicatie - zakelijk schrijven en vooral spreken in het openbaar - weinig gemeen te hebben. De wiskunde is tenslotte een objectieve wetenschap, terwijl spreken betrekking heeft op stemkwaliteit, verbuiging, oogcontact, persoonlijkheid, lichaamstaal en andere subjectieve componenten.

Echter, onder de oppervlakte lijken ze erg op elkaar.

Bovenal hangt het succes van een mondelinge presentatie af van de precisie van de structuur.

Wiskunde draait helemaal om precisie. Het is daarom niet zo vreemd om te denken dat het toepassen van sommige concepten van de wiskunde op mondelinge presentaties hen aanzienlijk effectiever zou kunnen maken.

Zoals ze zeggen in de filmindustrie, gaan drie sleutelfactoren in op het maken van een succesvolle film: het script, het script en het script. Evenzo gaan drie sleutelfactoren in op het maken van een succesvolle spraak: de structuur, de structuur en de structuur.

Niet overtuigd? Laten we dan beginnen met iets minder radicaals. Ik denk dat we het er allemaal over eens kunnen zijn dat goed spreken gerelateerd is aan goed schrijven. Als u een goede tekst kunt schrijven, bent u goed op weg om een ​​goede mondelinge presentatie voor te bereiden. Daarom, als je je schrijven verbetert, zul je ook je spreken verbeteren.

Om het eenvoudiger te maken, zullen we vanaf nu vooral praten over goed schrijven, omdat in de meeste gevallen dezelfde ideeën rechtstreeks van toepassing zijn op goed spreken.

Weet wat u aan het doen bent voor goede zakelijke aangelegenheden

Veel commerciële bedrijven halen hun potentieel niet - en gaan soms zelfs failliet - omdat ze het bedrijf waarin ze zich bevinden niet correct definiëren . Parfummaatschappijen verkopen bijvoorbeeld geen geurige vloeistoffen, maar eerder liefde, romantiek, verleidelijkheid, zelfrespect, enz. Bio-voedselbedrijven verkopen geen biologische producten, maar eerder eerlijkheid, zuiverheid, natuur, enz. Automobielfabrikanten verkopen geen transport, maar eerder vrijheid, avontuur, spontaniteit, prestige, etc.

Het is een feit dat elke industrie, zelfs elk individueel product, moet bepalen waar het werkelijk om draait - en er zijn duizenden hen!

Schrijvers hebben geluk. Er zijn veel variaties op wat we doen, maar er zijn eigenlijk maar twee basistypen schrijven. Het is belangrijk om dit te herkennen, omdat ze niet alleen heel verschillend zijn, in sommige opzichten zijn ze precies het tegenovergestelde. Dus tenzij we duidelijk herkennen welk soort schrijven we doen - en hoe het verschilt van de andere - zullen we vrijwel zeker ernstige fouten begaan.

Wat zijn de twee typen? En hoe verschillen ze?

Creatief schrijven

Teksten zoals korte verhalen, romans, gedichten, hoorspelen, toneelstukken, televisiescripts, filmscripts, enz.

Het fundamentele doel van creatief schrijven is amuseren en entertainen.

• Expository Writing
• Teksten zoals memo's, rapporten, voorstellen, trainingshandleidingen, nieuwsbrieven, research papers, verkoopbrieven etc.

Het fundamentele doel van het schrijven van uiteenzettingen is het instrueren en informeren.

• Goed zakendoen heeft de juiste instelling nodig
• Omdat de doelstellingen van creatief en verklarend schrijven zo verschillend zijn, moet u voordat u een sleutel aanmaakt, de juiste houding aannemen ten opzichte van het type schrijven dat u aan het doen bent.

Creatieve schrijfhouding

Iedereen

wil lezen wat u gaat schrijven.

Wie wil er immers niet geamuseerd en vermaakt worden? Expository writing attitude

Niemand

wil lezen wat u gaat schrijven.

De meeste mensen houden er niet van om geïnstrueerd en geïnformeerd te worden. Ze zouden waarschijnlijk liever iets anders doen. Het belang van het herkennen en aannemen van de "uiteenzetting van de schrijfhouding" kan niet worden overschat, omdat het de aard van wat u schrijft drastisch kan veranderen. Hier zijn een paar voorbeelden.

A. Corporate image brochure

Ik kreeg ooit de opdracht om een ​​corporate image brochure te schrijven. Twee dingen zijn zeker over deze dure, glanzende boekjes:

Bijna alle bedrijven van elke omvang voelen zich gedwongen om ze te produceren.

Vrijwel niemand leest ze ooit.

• Uitgaande van de houding dat niemand zou willen lezen wat ik ging schrijven, maakte ik een brochure die mensen niet alleen lezen.
• Ze hebben het bedrijf zelfs gebeld om extra exemplaren aan te vragen voor vrienden, klanten en professionele collega's!

B. Stagnatieproduct

Bij een andere gelegenheid kreeg ik de opdracht om een ​​marketingcampagne te ontwikkelen om een ​​product met een stagnerende verkoop nieuw leven in te blazen. Toen ik de verklarende schrijfhouding toepaste, ontdekte ik dat drie van de belangrijkste voordelen van het product niet goed werden benut.

Waarom? De fabrikant was van mening dat alles aan hun product belangrijk was, dus legden ze al jaren systematisch deze drie belangrijkste voordelen onder een lawine van andere informatie die minder interessant is voor potentiële kopers. De nieuwe campagne was sterk gericht op de belangrijkste voordelen; vrijwel alle andere informatie werd naar de achtergrond verplaatst of geëlimineerd. Als gevolg hiervan steeg de omzet in het eerste jaar met zo'n 40%.

Met enige nuances, kan deze zelfde verklarende schrijfhouding ook worden toegepast op spreken.

Essentiële benadering van verklarend schrijven

Omdat creatief schrijven en verklarend schrijven wezenlijk verschillende doelstellingen en attitudes hebben, vereisen ze in wezen verschillende benaderingen.

Creatief schrijven

Speel met taal om plezier te genereren.

Met andere woorden, gebruik je beheersing van de taal om te amuseren en te entertainen.

Expository writing approach

Informatie organiseren om interesse te genereren.

Slim gebruik van taal maakt nooit saaie informatie interessant; u kunt de informatie echter ordenen om hem interessant te maken. Vergeet literaire pyrotechniek. Concentreer je op de inhoud.

We gaan nu creatief schrijven, omdat het meeste van wat we schrijven en zeggen, verklarend is.

Wat bedoelen we met "goed schrijven"?

We zijn nu klaar om terug te gaan naar het idee hoe wiskunde van toepassing is op goed zakelijk schrijven, en bij uitbreiding op goed spreken.

Wanneer iemand een verklarende tekst leest of luistert naar een verklarende toespraak, zullen ze deze waarschijnlijk als goed of niet goed beoordelen. Dit doe je waarschijnlijk zelf. Maar wat bedoelt u eigenlijk als u zegt dat een tekst of een toespraak "goed" is?

Na enig worstelen zullen de meeste mensen meestal genoegen nemen met twee criteria:

duidelijk

en beknopt . Wiskunde is afhankelijk van eenduidige definities; als u niet duidelijk bent over het probleem, is het onwaarschijnlijk dat u de oplossing vindt. Dus we gaan deze criteria in detail bekijken om objectieve definities te maken - en zelfs quasi-wiskundige formules - om te testen of een tekst of een presentatie echt "goed" is. A. Duidelijkheid

Hoe weet u dat een stuk zakelijk schrijven duidelijk is?

Als dit klinkt als een domme vraag, probeer het te beantwoorden. Waarschijnlijk doet u zoiets als dit:

Vraag: Wat maakt deze tekst duidelijk?

Antwoord: het is gemakkelijk te begrijpen.

Vraag: wat maakt het gemakkelijk te begrijpen?
Antwoord: het is eenvoudig.
Vraag: wat bedoel je met eenvoudig?
Antwoord: het is duidelijk.
Uiteindelijk loop je in een cirkel rond. De tekst is duidelijk omdat het gemakkelijk te begrijpen is … omdat het eenvoudig is … omdat het duidelijk is.
"Wissen", "gemakkelijk te begrijpen" en "eenvoudig" zijn synoniemen. Hoewel synoniemen nuances kunnen hebben, hebben ze geen inhoud, dus je hebt nog steeds je eigen subjectieve waardering. Maar wat u denkt dat duidelijk is, is misschien niet duidelijk voor iemand anders.

Daarom geven we "duidelijk" een objectieve definitie, bijna als een wiskundige formule. Om duidelijkheid te bereiken - ik. e. vrijwel iedereen zal het ermee eens zijn dat het duidelijk is - je moet drie dingen doen.

Benadruk wat van cruciaal belang is.

De nadruk leggen op wat van ondergeschikt belang is.

1. Elimineer wat niet belangrijk is.
2. Samengevat:
3. CL = EDE

Zoals alle wiskundige formules werkt deze alleen als u weet hoe u deze moet toepassen, wat een oordeel vereist. In dit geval moet u eerst beslissen wat van

belangrijk belang

is, i. e. wat zijn de belangrijkste ideeën die u uw lezers wilt laten afnemen van uw tekst? Dit is niet altijd gemakkelijk om te doen. Het is veel eenvoudiger om te zeggen dat alles van het grootste belang is, dus je doet alles wat je hebt.

Maar er is een uitspraak die waarschuwt: als alles belangrijk is, dan is er niets. Met andere woorden, tenzij u eerst het werk doet om te bepalen wat u echt wilt dat uw lezers weten, zullen zij het niet voor u doen. Ze gaan verloren in je tekst en geven het op of komen aan de andere kant uit, niet wetende wat het is dat ze hebben gelezen.

Hoe zit het met het tweede element van de formule, minder benadrukken wat van ondergeschikt belang is

?

Dat klinkt eenvoudig genoeg.U wilt niet dat belangrijke informatie en ideeën verloren gaan in details. Als je duidelijk benadrukt wat van cruciaal belang is - via koppen, cursivering, onderstreping, of gewoon hoe je de informatie organiseert - dan wordt wat er overblijft automatisch minder benadrukt.

Nu is het enige dat overblijft om te elimineren wat geen

is.

Maar hoe onderscheid je wat van ondergeschikt belang is en wat niet belangrijk is? Nogmaals, dit vereist beoordeling, die wordt geholpen door de volgende zeer belangrijke test. Secundair belang

is alles dat een of meer van de belangrijkste ideeën ondersteunt en / of uitwerkt. Als je oordeelt dat een stukje informatie inderdaad één of meerdere kernideeën ondersteunt of uitwerkt, dan houd je het. Zo niet, dan elimineer je het.

B. Beknoptheid Hoe weet u dat een tekst beknopt is?

Als dit opnieuw een domme vraag lijkt, laten we proberen het te beantwoorden.

Vraag: wat maakt deze tekst bondig?

Antwoord: het is kort.

Vraag: wat bedoel je met kort?
Antwoord: het heeft niet te veel woorden.
Vraag: Hoe weet u dat het niet te veel woorden bevat?
Antwoord: Omdat het beknopt is.
Dus opnieuw gaan we in een cirkel rond. De tekst is beknopt omdat het kort is … omdat het niet te veel woorden bevat … omdat het beknopt is.
Nogmaals, we hebben bijna een wiskundige formule om het probleem op te lossen. Om beknoptheid te bereiken, moet uw zakelijke schrijven voldoen aan twee criteria. Het moet zijn zo:

zo lang als nodig

zo kort mogelijk

1. in symbolen:
2. CO = LS

Als u correct hebt voldaan aan de criteria van "duidelijkheid", begrijpt u al "zo lang als nodig". Dit betekent dat alle ideeën van cruciaal belang die u hebt geïdentificeerd, worden behandeld en dat alle ideeën van secundair belang nodig zijn om deze essentiële ideeën te ondersteunen en / of uit te werken.

Merk op dat hier niets wordt gezegd over het aantal woorden, omdat het niet relevant is. Als het 500 woorden kost om 'zo lang als nodig' te zijn, moeten er 500 woorden worden gebruikt. Als het 1500 woorden kost, dan is dit ook in orde.

Het belangrijke punt is dat alles wat in de tekst zou moeten staan ​​daar volledig is.

Wat wordt vervolgens bedoeld met "zo kort mogelijk"? Nogmaals, dit heeft niets te maken met het aantal woorden. Het is nutteloos om aan het begin te zeggen: "Ik moet niet meer dan 300 woorden over dit onderwerp schrijven", omdat 500 woorden mogelijk het minimum zijn dat nodig is.

"Zo kort mogelijk" betekent zo dicht mogelijk bij u blijven. Maar niet omdat mensen de voorkeur geven aan korte teksten; in het kort hebben de termen 'lang' en 'kort' geen betekenis.

Het belangrijke punt is dat alle woorden die verder gaan dan het minimum de neiging hebben om de helderheid te verminderen.

We moeten hier niet stijf over zijn. Als "zo lang als nodig is" in 500 woorden kan worden gedaan en u 520 gebruikt, is dit waarschijnlijk een kwestie van individuele stijl. Het doet geen kwaad. Als je echter 650 woorden gebruikt, is het vrijwel zeker dat de tekst niet helemaal duidelijk is - en dat de lezer verward, verveeld of verloren raakt.

Kortom, beknoptheid betekent zeggen wat gezegd moet worden in het minimale aantal woorden. Beknoptheid:

Helpt duidelijkheid door ervoor te zorgen dat informatie optimaal wordt gestructureerd.

Lezers interesseren door maximale informatie in minimale tijd te bieden.

• Goed zakendoen moet ook vaak de lezer overtuigen.
• C. Dichtheid

Dichtheid is een minder bekend concept dan duidelijkheid en beknoptheid, maar is even belangrijk voor goed schrijven van bedrijven. In wiskundige vorm bestaat de dichtheid uit:

Precieze informatie

Logisch gekoppeld

1. Met andere woorden:
2. D = PL

Belang van nauwkeurige informatie Stel dat u een ruimte binnengaat waar er twee zijn andere mensen en zeggen: "Het is erg heet vandaag." Een van die mensen komt uit Helsinki; in zijn hoofd interpreteert hij "heet" om ongeveer 23 ° C te betekenen. De andere komt uit Khartoum; voor hem betekent "heet" 45 ° C.

Je begint vrij slecht omdat iedereen een heel ander beeld heeft van wat je wilt zeggen. Maar stel dat je zegt: "Het is erg heet vandaag, de temperatuur is 28 ° C." Nu is er geen ruimte voor verwarring. Ze weten allebei vrij duidelijk dat het 28 ° C buiten is en dat je dit als erg heet beschouwt.

Het gebruik van zo veel mogelijk nauwkeurige informatie bij zakelijk schrijven geeft de schrijver twee belangrijke voordelen:

1) Mind Control

Laten we ons niet schamen voor de term 'mind control', want dit is precies wat de goede verklarende tekst is schrijver wil bereiken. Hij heeft voor de geest van de lezer nodig om alleen te gaan waar hij het regisseert en nergens anders heen.

Omdat ze op onbekende manieren kunnen worden geïnterpreteerd, zijn onduidelijke termen (zogenaamde "wezelwoorden") zoals "heet", "koud", "groot", "klein", "goed", "slecht", enz. ., laat de lezer zijn geest ontsnappen aan de controle van de schrijver. Een incidentele afloop is niet kritisch; te veel wezelwoorden in een tekst leiden echter onvermijdelijk tot verwarring, verveling en desinteresse voor de lezer.

2) Vertrouwen van lezers

Het gebruik van nauwkeurige informatie genereert vertrouwen, belangrijk voor zakelijk schrijven omdat het de lezer vertelt dat de schrijver echt weet waar hij het over heeft.

Vertrouwen van lezers is belangrijk in elke vorm van tekst, maar het is cruciaal in argumentatie. Als je een punt probeert te winnen, is het laatste wat je wilt dat de lezer je gegevens uitdaagt, maar dit is de eerste reactie die onnauwkeurig schrijven zal uitlokken. Nauwkeurig schrijven zorgt ervoor dat de discussie gaat over de implicaties van de informatie, i. e. welke conclusies moeten worden getrokken, niet of de hele zaak terug moet voor verder onderzoek.

Belang van logische koppeling

Precieze gegevens (feiten) op zichzelf zijn onvoldoende voor zakelijk schrijven. Om zinvol te zijn, moeten gegevens worden georganiseerd om informatie te creëren, i. e. help de lezer om het te begrijpen.

Er zijn twee belangrijke tests die moeten worden toegepast bij het converteren van gegevens naar informatie:

1. Relevantie

Is een bepaald gegeven echt nodig? Zoals we hebben gezien, beschadigen onnodige gegevens het begrip en uiteindelijk het vertrouwen ondermijnen.Daarom moeten alle gegevens die niet helpen of die het vertrouwen bevorderen, worden geëlimineerd.

2. Misvattingen

De logische link tussen gegevens moet expliciet worden gemaakt om te voorkomen dat de lezer tot valse conclusies komt. Een specifieke situatie kan bijvoorbeeld verward zijn met een algemene situatie; erkenning voor een prestatie lijkt misschien te behoren tot slechts één persoon wanneer deze echt tot een groep behoort; een bedrijfsbeleid lijkt misschien alleen van toepassing te zijn in zeer specifieke omstandigheden in plaats van in alle omstandigheden, enzovoort.

Om ervoor te zorgen dat een logische link duidelijk is, plaatst u de twee gegevensstaven zo dicht mogelijk bij elkaar in uw zakelijke schrijven, bij voorkeur vlak naast elkaar.

Wanneer gegevens op grote schaal worden gescheiden, wordt hun logische relatie gemaskeerd en is het onwaarschijnlijk dat de lezer verbinding maakt.

Wat wil je? Wat willen uw lezers?

Ik vraag regelmatig aan niet-professionele schrijvers wat ze denken wanneer ze aan het toetsenbord gaan zitten om hun tekst samen te stellen. Het antwoord is meestal zoiets als: "Hoe wil ik mijn materiaal presenteren?" "Welke toon en stijl moet ik gebruiken?" "In welke volgorde moet ik mijn belangrijkste ideeën plaatsen?" Enzovoort.

Als u echter begint met de juiste houding voor zakelijk schrijven, dat niemand wil lezen wat u schrijft, is uw eerste taak geen van deze. Voordat je verder gaat, moet je

redenen vinden waarom mensen hun tijd moeten besteden aan het lezen van wat je schrijft

. Over het algemeen kun je mensen niet dwingen te lezen wat ze niet willen, zelfs als ze daarvoor betaald worden. U produceert bijvoorbeeld een rapport waarin kansen worden gedefinieerd voor hogere omzet en winst. Als het echter niet goed is geschreven, is het onwaarschijnlijk dat zelfs mensen die het moeten lezen als onderdeel van hun werk, er hun volledige aandacht aan zullen besteden. Aan de andere kant, als ze onmiddellijk hun eigenbelang zien in het lezen van wat je hebt geschreven, zullen ze dat graag en met volle aandacht doen. Sterker nog, je kon ze waarschijnlijk niet stoppen om het te lezen!

Er zijn verschillende methoden om zo'n sterke leeslust te genereren, afhankelijk van het type lezer en het type informatie. Wat ook het meest geschikte apparaat is, het cruciale is om de noodzaak te erkennen om het te gebruiken. Totdat aan deze behoefte is voldaan, is niets anders van enig belang.