Vastgoed makelaar en agent e-mail procedures

Als je net als ik bent, gebruik je je e-mailbox als een to-do list, en je probeert het schoon te houden. Of misschien zit je de andere kant met een buigende postvak. U moet zich bewust zijn van het belang van e-mail in de zakelijke wereld van vandaag en hoe u mogelijk wordt verzocht om e-mails van jaren in het verleden te produceren.

De regering heeft e-mailregels. :

In de federale gerechtelijke stappen kunnen e-mails waarschijnlijk en waarschijnlijk worden afgeleverd in een pre-trial ontdekking.

Aangezien een groot aantal activiteiten van een vastgoedmakelaar op een of andere manier wordt geregeld door federale regels, zoals EPA en Fair Housing, kunt u niet negeren dat u in een federale rechtbank kan eindigen en moeten e-mail records opstellen.

Wees niet een virtuele shredder!:

Het zou een zeer ongemakkelijke situatie zijn om een ​​federale rechter te ontmoeten die vermoedt dat u of uw agent opzettelijk e-mails die betrekking hebben op de transactie, opzettelijk hebben verwijderd.

Geloof niet dat het excuus "Mijn backup-systeem de bestanden overschreven heeft" zal u uit de haak halen. De aard van de meeste back-upsystemen is om uiteindelijk de oudste gegevens te wissen na bepaalde perioden of een bepaald aantal back-ups.

U hebt een schriftelijk beleid nodig:

Bescherm uzelf en de makelaardij door het ontwikkelen van een schriftelijk e-mail retentiebeleid dat duidelijk de procedures voor het indienen van e-mails in verband met transacties vermeldt. Zorg ervoor dat u specificeert dat dit alle e-mails bevat, inkomende en uitgaande.

Zoals bij uw procedures handleiding en alle documenten van dit type, hebben alle nieuwe agents ondertekend dat ze deze e-mailprocedures hebben gelezen, begrijpen en zich houden. Periodiek document vergaderingen waar u deze procedures herhaalt en instructeert hoe u aan de eisen voldoet.

Gedrukt is goed - Digitaal is beter:

U kunt alleen opgeven dat elke e-mail wordt afgedrukt en in het transactiebestand geplaatst. Als dat religieus is, moet het ergste geval een paar honderd pagina's voor de presentatie bij de rechtbank kopiëren.

Een betere aanpak zou zijn om ook de e-mails in een of ander digitaal formaat te archiveren, of dat nu op een externe harde schijf, cd of dvd is. Met de lage kosten van cd's en dvd's is het een uitstekende procedure om de bestanden over te brengen en de disc in het transactieregister te plaatsen.

Een bijvoordeel is dat de oproep van de klant een kopie van hun HUD-verklaring wenst. Het is makkelijk om alleen de disc te pop en e-mailen.

Archiefagent e-mails:

Hoewel Outlook de dominante email oplossing is, heb je agenten die Eudora, gratis online systemen en anderen gebruiken. Met verschillende kennisniveaus en al deze systemen is het nodig om de e-mails in een langetermijn herstelbaar formaat en locatie te krijgen.

Een methode zou zijn om alle transactie-e-mails door te geven of te kopiëren naar een transactie-e-mailadres. Met SmithToJones @ YourDomain. com, de agent kan inkomende en "Cc / Bcc" uitgaande e-mails doorsturen naar dat transactieadres. Nu zijn ze op een locatie waar de makelaars passende archiveringsacties kunnen nemen.

Digitale bestandsformaat van onroerend goed E-mail is belangrijk:

Niet in de rechtbank opdagen met een cd van e-mails in een formaat dat niet kan worden gelezen. Met softwarewijzigingen en besturingssystemen veranderen regelmatig, archiveer e-mails in een algemeen geaccepteerd formaat dat op een later tijdstip zou moeten zijn.

Verreweg het meest geaccepteerde formaat is Adobe Acrobat. pdf (staat voor "draagbaar documentformaat"). Adobe nieuwe versies hebben altijd oudere versiebestanden kunnen lezen, zodat u in de toekomst geen nutteloos archief mag achterlaten.

Ik gebruik Gmail voor zaken en gecombineerd met Evernote en een PDF-bestand. Ik heb alle transactie-e-mails in een enkel document na het afsluiten.

Hoe alles anders doet en wat uw bedrijf doet:

Als makelaars en bedrijfseigenaren met agenten hebben wij de verantwoordelijkheid voor de manier waarop zij hun activiteiten uitvoeren.

Het maakt niet uit of we alleen de beste en meest nauwgezette agenten kiezen. Iedereen maakt fouten. Laat geen vergissing u grote boetes kosten, of zelfs uw bedrijf, omdat uw makelaars geen e-mails kunnen maken die verband houden met een transactie.

Methoden en procedures om e-mailarchieven te verwerken zijn niet duur en het zal niet veel moeite doen om de procedures te ontwikkelen die nodig zijn om deze belangrijke functie onder controle te krijgen.