Het ABC van een donatie Bevestigingsbrief

Er zijn twee stappen om een ​​donor te bedanken. De eerste heeft te maken met het leggen van een goede relatie met elke donor, en de andere stap heeft een zeer legaal doel.

Eerst en vooral heb je een warme bedankbrief nodig, maar je moet ook wettelijk verplichte informatie opnemen zodat donoren kunnen aantonen dat ze een fiscaal aftrekbare gift aan je goede doel hebben gegeven.

De IRS vereist openbare liefdadigheidsinstellingen (ook bekend als 501 (c) (3) organisaties) om een ​​formele bevestigingsbrief te sturen voor elke donatie van meer dan $ 250.

De donor kan deze brief gebruiken als bewijs van zijn of haar donatie en een belastingvermindering claimen. De meeste liefdadigheidsinstellingen sturen een erkenning voor alle donaties, zelfs voor kleine donaties.

Beide doelen, de donor bedanken en voldoen aan de wettelijke vereisten, kunnen tegelijkertijd of afzonderlijk worden gerealiseerd. De meeste goede doelen slagen erin om binnen één brief aan beide eisen te voldoen.

Wanneer u een donatie voor belastingdoeleinden moet erkennen

De IRS zegt dat de bevestiging "schriftelijk, op het moment van het verzoek of wanneer de betaling is ontvangen, en op een manier die zal onder de aandacht van de donor komen. "(Zie IRS publicatie 1771)

Erkenning van de donatie moet uiterlijk 31 januari ^st van het jaar volgend op het geschenk plaatsvinden. Beste praktijken suggereren echter dat liefdadigheidsinstellingen zo snel mogelijk nadat het geschenk is ontvangen een bevestiging moeten sturen.

Ook sturen de meeste liefdadigheidsinstellingen eind januari een samenvatting van de bijdragen van een donor voor het vorige jaar.

In een tijd van meerkanaals fondsenwervende acties en donaties, verzendt u die samenvatting van het einde van het jaar per post (ongeacht of de oorspronkelijke donatie / storting fysiek of online is), zorgt ervoor dat uw organisatie op gepaste wijze op de hoogte is donor.

Kunt u per e-mail die definitieve samenvatting van de bijdragen van een donor voor het vorige jaar verzenden?

Ja. Er is geen wettelijk voorschrift voor het formulier dat een erkenningsbrief moet aannemen. Het kan bijvoorbeeld een briefkaart, een e-mail of een fysieke brief zijn.

Naar mijn mening is het echter het beste om die samenvatting van het einde van het jaar per brief een fysieke brief te maken. Een e-mailbericht wordt mogelijk niet opgemerkt in een overvolle mailbox of komt zelfs in de spammap van de donor terecht.

Wat u moet opnemen in de bevestiging

• De naam van uw organisatie
• Een verklaring waarin staat dat u een 501c3-belastingvrije organisatie bent
• De datum waarop de donatie is ontvangen
• Het bedrag van de contante bijdrage ( contant geld betekent cheques, creditcard en loonaftrek)
• Een beschrijving (maar geen waarde) van een niet-geldelijke bijdrage. De donor schat de waarde van niet-contante bijdragen bij de melding aan de IRS van zijn belastingaangifte.
• Een verklaring dat de organisatie geen goederen of services heeft verstrekt, indien van toepassing
• Een beschrijving en betrouwbare schatting van de waarde van eventuele goederen of services die de organisatie heeft geleverd in ruil voor de bijdrage.Een voorbeeld kan een diner zijn waarbij een deel van het geld voor de maaltijd betaalt, terwijl de rest een donatie is.
• Een verklaring dat goederen of diensten, indien van toepassing, die de organisatie in ruil voor de bijdrage heeft geleverd, volledig uit immateriële voordelen bestonden, indien van toepassing. Een voorbeeld hiervan is een klein geschenk dat minder dan $ 75 waard is, zoals een mok of draagtas met het logo van de organisatie.

Wat gebeurt er als mijn organisatie geen goede bevestiging geeft?

De IRS heeft belastingaftrek geweigerd aan donoren die geen goede erkenning kunnen geven voor hun donaties aan een goed doel.

De 'Chronicle of Philanthropy' meldde hierover in zijn artikel, IRS Crackdown Puts Focus on Gift Records. In één geval was het oordeel gebaseerd op de bevestiging dat het niet tijdig genoeg was en de vereiste taal ontbeerde.

TIP: Ontwikkel uw bevestigingstaal en laat deze beoordelen door een advocaat die is gespecialiseerd in kwesties met betrekking tot non-profitorganisaties. Gebruik dan consequent dezelfde taal.

Enkele voorbeelden:

Er is geen reden waarom uw organisatie geen warm dankwoord kan geven dat uw donoren zal aanmoedigen u opnieuw en te geven om aan uw verplichting te voldoen om een ​​IRS aanvaardbare erkenning van de schenking te verstrekken .

Hoewel de bevestigingstaal geschikt moet zijn voor elk goed doel, zijn hier twee voorbeelden van uitspraken die aan alle vereisten voldoen.

De eerste kwam aan het einde van een schriftelijke brief die per post werd verzonden; de tweede was onderdeel van een e-mail dank je.

1. "Als een 501c3-liefdadigheidsinstelling vereisen de belastingwetten dat we u op de hoogte brengen dat deze brief de officiële erkenning van uw geschenk is en dat we moeten bevestigen dat u geen goederen of diensten hebt ontvangen met het oog op deze bijdrage; , het volledige bedrag van uw geschenk is fiscaal aftrekbaar. Dank u! "

2." Partners In Health, een 501 (c) (3) organisatie zonder winstoogmerk, heeft geen goederen of diensten geleverd, in zijn geheel of gedeeltelijk aan u in ruil voor deze vrijwillige inbreng in geld.Als u de fiscale aftrekbaarheid van dit geschenk in de VS wilt claimen, bewaart u deze bevestigingsbrief voor uw bestanden. Partners In Health's EIN-nummer is xxxxx. "

Beide van deze voorbeelden werken voor contante donaties. Maar wat als de donatie geen contant geld is, maar eigendom of fysieke goederen van een soort? Gebruik in dat geval een taal die vergelijkbaar is met dit voorbeeld:

"Dank u voor uw bijdrage van een gebruikte koelkast en een gebruikte kachel die [naam van non-profitorganisatie], een 501 (c) (3) organisatie zonder winstoogmerk, ontvangen op [ Datum]. Er werden geen goederen of diensten geleverd in ruil voor uw bijdrage. "

Bronnen:

IRS-publicatie 1771

GrantSpace Knowledge Base

Nationale Raad van non-profitorganisaties