Leren Wat een projectmijlpaal is

Een van de bepalende kenmerken van een project is dat ze een vaste tijdsperiode duren. Dat kan van een paar weken tot meerdere jaren zijn, en in sommige gevallen voor grootschalige bouwprojecten of openbare werken, tientallen jaren.

Om de voortgang onderweg bij te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste deliverables volgens de tijdlijn worden behaald, gebruiken projectmanagers mijlpalen.

De definitie van een projectmijlpaal is een taak met een duur van nul, wat een prestatie in het project betekent.

Ze worden gebruikt als een manier om voorwaartse beweging en vooruitgang te tonen en mensen te laten zien wat er gaande is, zelfs als ze geen gedetailleerde kennis hebben van de taken die nodig zijn om er te komen. In dat opzicht zijn ze erg nuttig voor communicatie met belanghebbenden en het stellen van verwachtingen.

Wanneer projectmijlpalen gebruiken

Mijlpalen in projectbeheer worden gebruikt om te markeren:

• Het begin van belangrijke werkfasen
• Het einde van belangrijke werkfasen
• Om de deadline voor iets
• te markeren Om te laten zien wanneer een belangrijke beslissing wordt genomen.

En andere vaste tijdstippen die specifiek moeten worden opgeroepen omdat mijlpalen een uitstekende manier zijn om uw project te volgen.

Hoe vaak mijlpalen in uw plan worden gezet

Ik kreeg advies over een training om ongeveer een keer per maand mijlpalen in je plan te zetten. Dit is prima en een goede vuistregel, maar je moet je professionele oordeel gebruiken. Sommige maanden kunnen heel wat activiteit hebben met belangrijke vergaderingen die als mijlpalen worden gemarkeerd, beslissingen worden genomen en de afsluiting van de ene fase en de start van een andere.

In andere maanden bent u mogelijk gefocust op uitvoering en is er heel weinig of geen punt waarop u een mijlpaal kunt ophangen.

Dat gezegd hebbende, is het voor rapportagedoeleinden nuttig om een ​​reden te creëren om minimaal één keer per rapportagecyclus een mijlpaal te behalen, en we zullen wat meer over mijlpalen en communicatie vertellen.

Hoe mijlpalen worden weergegeven op uw Gantt-diagram

Mijlpalen zijn een van de componenten van een Gantt-diagram en worden op de kaart weergegeven als een diamant. Ze worden niet weergegeven als een normale taak omdat ze een duur van nul hebben: met andere woorden, ze nemen geen tijd in beslag. Voor de planning van een Gantt-diagram gebeuren ze gewoon!

Als u geen Gantt-diagrammen gebruikt, kunt u nog steeds mijlpalen gebruiken. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-diagrammen: je kunt nog steeds mijlpalen in je plan opnemen met deze.

Als u persoonlijk georganiseerd wilt blijven en uw projectbeheersoftware niet volledig is geïntegreerd in uw agenda, kunt u de sleuteldata kopiëren en in uw agenda plakken. Afhankelijk van hoe je het leuk vindt om te werken, kan dit een handige tip zijn om je te herinneren aan wat er moet komen!

Mijlpalen benoemen

Mijlpalen moeten een duidelijke beschrijving van uw projectplanning hebben, maar niet een die impliceert dat ze een taak zijn. Ze moeten dus niet 'Overeenkomst krijgen om in fase 2 te komen' worden genoemd, maar 'fase 2 start'. Als je de inspanning wilt weerspiegelen om overeenstemming te bereiken om over te gaan naar fase 2, voeg dan een taak toe net voordat dat zegt.

Mijlpalen moeten het tijdstip beschrijven dat ze vertegenwoordigen:

• Testfase voltooid
• PID goedgekeurd
• Contract ondertekend
• Personeelsvergadering stadhuis

Veel projectmanagers kiezen hun mijlpalen voor gemak van verwijzing ook. Als u een work breakdown-structuur gebruikt, kunt u de nummering daarvan gebruiken. Anders is het goed om M1, M2 enzovoort te gebruiken om duidelijk te maken waarnaar je verwijst. Een duidelijke naamgevingsstructuur wordt belangrijker naarmate u meer mijlpalen behaalt, dus bedenk hoe u dit gaat doen als uw project meerdere maanden loopt.

Mijlen ondertekenen Afgetekend

Mijlpalen maken deel uit van uw projectplanning, dus als uw planning baseline is, moet u overwegen uw mijlpalen af ​​te melden.

Als u de datums van uw mijlpalen wilt wijzigen, moet u uw standaardwijzigingscontroleprocedure gebruiken om uw plan aan te passen. Dit kan net zo gemakkelijk zijn als het kletsen met uw projectsponsor en hen laten weten waarom de datums moeten worden gewijzigd, of zo formeel als het samenstellen van een nieuw aanbevolen schema en het naar een planningcomité brengen dat het geratificeerd heeft. Het is het beste om uit te werken wat uw mijlpaalafmeldingsproces is, indien van toepassing, voordat u het moet gebruiken, zodat u geen tijd verliest wanneer u een wijziging moet aanbrengen.

Mijlpalen gebruiken voor communicatie

Mijlpalen zijn handig voor communicatie en rapportage omdat ze de minimale controlepunten in het plan vertegenwoordigen. Met andere woorden, als je alle andere taken hebt uitgevoerd, kun je nog steeds zien wat er gebeurde en het project verder laten gaan met alleen de mijlpalen.

U moet de mijlpalen eruit kunnen halen en deze in een dashboard of projectrapport kunnen plaatsen. Ze moeten het verhaal van het project voldoende gedetailleerd vertellen om te voldoen aan de mensen aan wie je rapporteert, normaal gesproken je projectsponsor of een andere uitvoerende groep zoals de stuurgroep (of het projectbord). Elke maand, of op de rapportagefrequentie die u gebruikt, kunt u laten zien welke mijlpalen zijn behaald.

Rapporteren tegen mijlpalen is vrij eenvoudig en wordt vaak gedaan als een tabel. U somt de mijlpaalbeschrijving op, de datum waarop deze moest worden uitgevoerd en vervolgens de nieuwe voorspelde datum. Wanneer de mijlpaal is behaald en kan worden gemarkeerd als voltooid, voegt u die datum ook toe. Hopelijk is dit hetzelfde als de voorspelde datum, maar projecten werken niet altijd zo.

Een tabel als deze maakt het duidelijk wat is voltooid en wat uitstekend is. U kunt het antwoord op de vraag plannen: "Waarom hebben we die mijlpaal niet bereikt? "Voordat je gaat en je sponsor ontmoet of het rapport verzendt!

Wanneer uw projectplan erg lang is en u veel mijlpalen hebt, zult u het eenvoudiger vinden om voltooide mijlpalen in elke rapportagecyclus in te leveren. Rapporteer alleen de mijlpalen die aanstaande of voltooid zijn in die maand: begin volgende maand alles wat vorige maand is voltooid, zodat u niet voortdurend de lengte van het rapport toevoegt door mensen over werk te vertellen waarvan zij al weten dat het klaar is.

Mijlpalen zijn een erg nuttige tool voor projectbeheer voor planning, planning en rapportage en ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Doe wat in je volgende projectplan, volg het tegen hen en je zult merken dat je leert welke frequentie het beste werkt voor jou.

Zoals met alles in projectbeheer, kunt u deze flexibel gebruiken om het gewenste resultaat te leveren. Gebruik deze tips en richtlijnen om uw eigen beslissingen te nemen.