Leren hoe u kunt profiteren van een projectcontrole

Een projectaudit is normaal gesproken een formele oefening.

Het informele equivalent wordt gewoonlijk een peer review genoemd. Hier kijkt een collega naar uw project en de bijbehorende documentatie en geeft u feedback over waar u wat meer tijd zou moeten doorbrengen.

Projectaudits zijn formeel omdat ze meestal een gedefinieerde reeks vragen hebben en worden uitgevoerd door iemand die dat soort dingen regelmatig doet.

Wie voert audits uit van het project

De persoon die uw projectaudit uitvoert, kan een andere projectmanager zijn (waarschijnlijk iemand met veel ervaring met het uitvoeren van projecten) maar het is waarschijnlijker dat iemand uit het Projectbureau dat regelmatig audits uitvoert.

Het wordt iemand die zichzelf als onpartijdig kan beschouwen, dus het zal niet je lijnmanager of projectsponsor zijn. Het kan zelfs een team van mensen zijn, afhankelijk van de grootte van het project.

Voorbereiden op een projectcontrole

Het eerste en belangrijkste ding om georganiseerd te krijgen, is door kopieën van uw projectdocumentatie te laten controleren door de auditor.

Vraag een projectcoördinator om een ​​pakket documenten samen te stellen (bij voorkeur elektronisch). Je moet al je informatie gemakkelijk toegankelijk hebben, maar zelfs als je dat doet, kan deze stap nog enige tijd duren. Zorg er ten minste voor dat u het projectplan, risicologboek, uitgiftelogboek, budget en planning voor de auditor beschikbaar hebt.

Wie moet erbij betrokken zijn

Dit hangt af van het soort dingen waar de auditor naar wil kijken. Jij, als projectmanager, moet wat tijd met hen doorbrengen. Verwacht dat uw teamleden ook worden ingeschakeld om met de auditor te chatten.

Houd er rekening mee dat hoe langer ze werken aan auditgerelateerde taken, hoe minder tijd ze hebben voor projectwerk, dus moet u misschien sommige activiteiten opnieuw plannen en trager werken tijdens de auditperiode.

Hoe lang een projectcontrole duurt

Er is geen vaste tijdsperiode voor een projectaudit. Bij grote projecten zult u merken dat het veel langer duurt. Bij kleine projecten kan de auditor binnen enkele uren worden voltooid. Zodra u weet dat uw project wordt gecontroleerd, vraagt ​​u uw auditteam hoe lang zij verwachten dat hun werk wordt uitgevoerd.

Waar de audit naar uitziet

Als de audit is aangeroepen vanwege een bepaalde zorg, zoals het niet halen van kwaliteitsdoelen, verwacht dan dat hij dat gebied diep zal onderzoeken.Een routine-audit zal in grote lijnen kijken naar de verschillende gebieden van projectbeheer en de deliverables waar het project aan werkt. Het behandelt de tijd, kosten en kwaliteit van uw project en de betrokkenheid van belanghebbenden.

Het doel van de audit is na te gaan of het project zijn doelstellingen zal bereiken of niet.

Als de auditor van mening is dat op basis van de huidige prestaties het project deze doelstellingen niet zal halen, zal hij of zij aanbevelingen doen voor actie.

Aanbevelingen hangen af ​​van wat is gevonden

De aanbevelingen in de controleverklaring hangen af ​​van wat ze hebben gevonden. Verwacht dat ze positief zijn en zo geformuleerd dat je ze gemakkelijk kunt adopteren. Ze moeten praktisch zijn.

Aan de ene kant kan de auditor aanbevelen dat uw project wordt afgesloten, hoewel dit alleen zou gebeuren als zij van mening waren dat er geen enkele kans bestond dat een project vanaf dit moment enige waarde voor de organisatie zou opleveren.

Bekijk uw projectaudit als een positieve ervaring. Het moet u vroegtijdig waarschuwen voor tekenen dat uw project in de problemen zit en het is een kans om met een ervaren projectprofessional samen te werken.

Als u hun aanbevelingen implementeert, moet u, uw team en uw project succesvoller worden en dat kan alleen maar goed zijn.