Leren hoe je je eerste grote evenement plannen

Congratulations! Jouw baas heeft je gewoon genomineerd om de bedrijfsopleidingsconferentie van het bedrijf te coördineren. Het is een geweldige kans om je vaardigheden te laten zien, en eventueel een verhoging in het proces verdienen. Er is maar één probleem: je hebt nooit eerder een evenement gepland! Geen zorgen. Veel anderen hebben zich in dezelfde problemen bevonden, en je zal slagen omdat je georganiseerd en bepaald bent.

Net zoals elk bedrijfsproject, is de eerste stap om alle informatie te organiseren en de meest urgente zaken te identificeren.

Voordat u begint met het kiezen van een locatie of een spreker aan te spreken, moet u de basisparameters van uw evenement kennen. Het is bijna onmogelijk om details en kosten te bespreken met een derde totdat u meer van de specificaties hebt uitgehaald. Hier zijn de belangrijkste details die u moet definiëren voordat u contact opneemt met externe verkopers.

Datum

Alles draait rond de datum van uw speciale gebeurtenis. Ideaal gezien wil je drie potentiële data in acht nemen, zodat u de beschikbaarheid en prijzen over de hele linie kunt vergelijken. Probeer verschillende dagen van de week op te nemen voor maximale flexibiliteit.

Tijdframe

Zelfs een uurverschil kan uw planning beïnvloeden, zodat u specifiek moet worden over uw verwachte tijdsbestek. Bijvoorbeeld, vanaf 10 uur in plaats van 8 uur, betekent dat u mogelijk geen ontbijtbudget nodig heeft.

Bijwonenummers

Het is een detail dat vaak te breed wordt geschat voor productieve onderhandelingen. Word realistisch met je aanwezigheidsprojecties. Bespreek vooraf wie u uitnodigt en uw projecties samen op een spreadsheet plaatst. Bijwoning en budget zijn rechtstreeks gecorreleerd, dus niet raadselachtig raden over het aantal mensen dat u denkt te gaan bijwonen.

Breakout Sessions

U mag alleen een banketzaal hebben als u een diner aanbiedt, maar een full-scale conferentie zal waarschijnlijk extra uitbraakkamers en een tentoonstellingsruimte vereisen. Nogmaals, u kunt de kosten niet meten tot u de hoeveelheid ruimte bepaalt die u nodig heeft. Voor conferenties is het de beste aanpak om in uw allereerste ontmoeting een mock route te plannen. Ideeën delen en samen op papier samenwerken, zullen u helpen bij de volgende planningsbesluiten.

Budget tegen kostprijs

Het lijkt misschien onpraktisch om op een budget te werken voordat u de locatie- en cateringkosten kent, maar op deze manier werkt u een benchmark voor het meten van alle verkopersvoorstellen. Begin met uw inkomstenbronnen. Hoeveel moet u betalen voor aanwezigheid? Zult u sponsors oproepen om kosten te compenseren? Wat zullen exposanten betalen om deel te nemen? Inkomsten zullen uiteindelijk uw budget dicteren, dus het is alleen zin om ze eerst te beschermen.

Marketing

Nadat u uw inkomstenbronnen hebt geïdentificeerd, is de volgende stap om uw marketingplan te schetsen. Wat is de beste manier om uw inkomstengeneratoren te bereiken en te betrekken? Misschien heb je een lijst met potentiële deelnemers als werkgever of lidmaatschapsorganisatie. Dat zou uiteraard handig zijn, maar hoe zit het met sponsors en exposanten?

Als u meer dan 20 exposanten wilt aantrekken, moet u ze kunnen bereiken. Gerichte marketingcampagnes kosten geld, en dat snijdt in uw inkomsten.

Vervoer en onderdak

Het uitvoeren van een lokale conferentie elimineert typisch enige zorgen over vervoer. U hoeft echter nog steeds niet te betalen voor sprekers, exposanten en speciale gasten. Sommige hotels bieden kortingen op vergaderruimte als u voldoende kamernachten reserveert. De enige manier om hierbij te profiteren is door vooraf te weten te komen aan uw accommodatiebehoeften. Ga terug door uw aanwezigheidsgegevens en projecteer hoeveel gasten van buiten uw gebied zijn.

Nu klinkt dit allemaal waarschijnlijk als veel informatie om voor te verzamelen, en dat is. Maar houd er rekening mee dat dit de details betreft die alles in het planningsproces beïnvloeden.

U kunt aanvankelijk aangetrokken worden tot de meer 'glamoureuze' taken, zoals bezoeken aan de site en menu planning. Vergeet niet dat hun tijd zal komen. Vooralsnog concentreren u zich op de feiten, zodat u later de beste beslissingen kunt nemen.