Belangrijkste componenten van communicatie op de werkplek

Communicatie deelt informatie tussen twee of meer personen, de handeling van het doorgeven van informatie. Communicatie heeft zoveel componenten, en het is niet mogelijk om op de werkplek efficiënt te communiceren.

Effectieve communicatie vereist dat alle componenten van een communicatie perfect samenwerken voor "gedeelde betekenis", mijn favoriete definitie van communicatie. Het is van bijzonder belang wanneer vragen worden gesteld en beantwoord.

Componenten in de communicatie

Er zijn vijf componenten voor elke communicatie en een zesde die de algemene omgeving is van de werkplek waarin de communicatie plaatsvindt. De communicatiecomponenten zijn:

• Het individu dat het bericht verzendt. De afzender moet het bericht duidelijk en voldoende gedetailleerd presenteren zodat de ontvanger zin heeft met de afzender.
• De context voor het bericht. De context is hoe het bericht wordt geleverd door de afzender van het bericht. Context omvat non-verbale communicatie, zoals gebaren, lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en elementen zoals toonbeeld. Het merendeel van de context voor een bericht is alleen beschikbaar als de ontvanger de afzender kan zien en horen. E-mail- en IM-emoticons zijn bijvoorbeeld een slechte substitutie, omdat de afzender hen zonder input van de ontvanger formuleert.
  Een ander deel van de context is de emoties die betrokken zijn bij de communicatiekring. Is de afzender boos? Is de ontvanger onverschillig aan de inhoud van de communicatie of minachtend van de afzender? Normale menselijke emoties beïnvloeden of een bericht succesvol is gedeeld.

• De persoon die het bericht ontvangt. De ontvanger moet zorgvuldig en voorzichtig luisteren, vragen stellen voor de duidelijkheid en parafraseert om vast te stellen dat de ontvanger betekenis heeft met de afzender. Als de ontvanger de afzender vertrouwt, worden de kansen voor effectieve communicatie verhoogd.
• De leveringsmethode die u kiest. De leveringsmethode moet worden geselecteerd op basis van het medium die het meest effectief is om de betekenis van het bericht over te dragen. Aangezien communicatiemethoden zoveel verschillen sinds het begin van computers en mobiele apparaten, zijn beslissingen over de leveringsmethode complexer geworden. De aflevermethode moet voldoen aan de communicatiebehoeften van zowel de afzender als de ontvanger.
  Communicatiemethoden omvatten verbale communicatie, instant messaging (IM), email, letters, tekens, posters, video's, screenshots, telefoons, notities, formulieren, schriftelijke documenten en meer. Deze methoden zullen verder worden uitgebreid en de verwachtingen van de medewerkers voor directe communicatie over alles wat te maken hebben met hun werk zal blijven groeien.
  Inpersoonskommunikatie is in belangrijke mate verhoogd, met name voor organisatorische informatie die mogelijk kan veranderen, medewerkers herkennen, of ter plaatse vragen kunnen maken.Persoonlijke communicatie wordt ook gepresenteerd omdat medewerkers toegang hebben tot de component, context.

• De inhoud van het bericht. De inhoud van het bericht moet duidelijk en gedetailleerd worden beschreven en omschreven om het begrip van de ontvanger te verkrijgen. Als de berichtinhoud resoneert en verbindt, op een bepaald niveau, met de alvast geloven van de ontvanger, is het het meest effectief.

Hoe vragen goede vragen communicatie verbeteren

James O. Pyle en Maryann Karinch voegen het volgende toe om effectieve communicatie te ondersteunen.

Van menselijke hulpbronnen naar klantenservice vervuilen slechte vragen bijna elke werkplek. Slechte vragen leiden vaak tot onvolledige of misleidende antwoorden en kunnen rapport ondermijnen. Aan de andere kant zijn goede vragen een waardevol instrument van efficiëntie, competentie en rapportage.

Er zijn zes soorten goede vragen: direct, controle, herhalen, aanhoudend, samenvatting en niet-relevant. Om ze kort te beschrijven:

• Direct: U stelt een eenvoudige vraag in met een basisvraag.
• Control: U weet het antwoord alweer wanneer u het vraagt. Het is een manier om uit te vinden of de persoon liegt, oninformeerd of niet aandachtig is.
• Herhaal: U vraagt ​​twee verschillende vragen die na dezelfde informatie zijn.
• Aanhoudend: U vraagt ​​dezelfde vraag op verschillende manieren om alle facetten van de gewenste informatie te verkennen.
• Samenvatting: U stelt een vraag aan die bedoeld is om de bron de mogelijkheid te geven het antwoord te herhalen.
• Niet relevant: Het gaat niet om het onderwerp waarover u wilt weten, maar het is waarschijnlijk niet waar de persoon over gaat. Het dient als doel om te zien wat de waarheid "eruit ziet" en de persoon te openen voor u. Het kan ook in de context van de vragenuitwisseling aansluiten.

Details over de 6 soorten goede vragen

Direct

Directe vragen zijn de beste: Een vraagtekst, een werkwoord, en een zelfstandig naamwoord of voornaamwoord.

• Wie ben jij?
• Wat is er gebeurd tijdens het feest?
• Wanneer ben je op kantoor aangekomen?
• Waar zijn de auto sleutels?
• Waarom heb je de vergadering vroeg vertrokken?
• Hoeveel betaalde u voor die iPad?

Control

Wanneer zeg je: "Ik ga opzettelijk geen directe vraag stellen? "Als u de waarheid of nauwkeurigheid van een reactie controleert, gebruik dan een controlevraag en zoek consistentie.

Beheersvragen zijn opzettelijke vragen die je het antwoord kent, dus ze gaan niet over de ontdekking van informatie. Ze gaan over de ontdekking van gedrag, spraakpatronen en niveau van waarheid of nauwkeurigheid. Misschien is het iets waar je eerder over gepraat hebt met de persoon.

Als u weet dat iemand in uw human resources team een ​​werknemer vervreemde omdat de werknemer een email heeft gestuurd om over de persoon te klagen, kunt u een controlevraag stellen, zoals: "Hoe is het vandaag in de prestatiebeoordeling met Pamela geweest? 'U heeft al de informatie; u wilt gewoon weten hoe uw HR-persoon de vraag beantwoordt.

Herhaal

U wilt op dezelfde manier op twee verschillende manieren komen. Bijvoorbeeld, als u gevraagd hebt, "Hoeveel mensen zijn er op de sales force? "De persoon met wie je praat, kan reageren:" Er zijn 22 in het veld. 'Later, als je met hem iets anders spreekt - gebieden waar het bedrijf bijvoorbeeld vastzet, kan je vragen,' Hoeveel verkoopregio's heb je? "

Hij kan reageren," 22 ", wat een manier is om het aantal personeel op de verkoopmedewerker te bevestigen. Het is niet een absolute test, maar het geeft waarde en geloofwaardigheid aan wat hij eerder zei. Zij zijn twee verschillende vragen die de verstrekte informatie kruisen.

Bij het gebruik van herhaalde vragen kunt u ook discrepanties ontdekken. Als uw bron in dit voorbeeld reageert dat er 28 verkoopregio's zijn, zou u wat verduidelijking willen hebben. Misschien is er een perfecte reden - de sales force heeft normaal gesproken een aanvulling op 28, maar er is in de afgelopen jaren zo veel omzet geweest dat ze zes kort zijn - maar de reactie leidt tot twijfel aan het feit dat er een mismatch is tussen het aantal van het personeel en het aantal verkoopgebieden. Die mismatch moet leiden tot verdere ondervraging om het probleem op te lossen.

Aanhoudend

In elke uitwisseling waarin meer dan één antwoord op een vraag mag worden gegeven, gebruik dan aanhoudende vragen om een ​​volledig antwoord te krijgen. Net als herhaalde vragen zijn aanhoudende vragen ook handig als u vermoedt dat de persoon niet waarheid is.

"Waar ben je op vakantie geweest naar Californië? "Zou het antwoord kunnen ontlokken," Disneyland. "Hoewel het mogelijk is dat Disneyland de enige plaats is, is het logisch om die vraag te volgen met," Waar anders? "

Door deze vraag te herhalen en rechtstreeks naar vragen over Disneyland te gaan, betekent dat je de kans mist om een ​​compleet beeld te krijgen van de reis van Californië van je vriend, tenzij die informatie op een andere tijdstip lekt.

Samenvatting

Samenvattende vragen gaan er niet om de waarheid vast te stellen, zo veel als het terugvoeren naar de bron, wat ze heeft gezegd, zodat ze de gelegenheid heeft om te denken: "Heb ik eigenlijk gezegd wat ik meende te zeggen? "

U verkoopt auto's van alle soorten, van twee-deur hatchbacks tot full-size luxe modellen. Een jong stel komt naar de showroom en vraagt ​​om een ​​van de luxe modellen te testen.

"Wat wil je de auto voor het grootste deel van de tijd gebruiken? " je vraagt.

"Pendelen heen en weer naar het werk. We werken in hetzelfde gebouw, "zegt ze.

"Waarvoor wil je nog de auto? "

" Reizen in de weekenden om mijn ouders te zien. Dat soort dingen. 'Ze pauzeert en voegt eraan toe,' Ze leven honderd mijl weg. "

" Waarom denk je dat de luxe auto de beste keuze is? "

Ze ruilen een blik. Hij zegt: "We vinden het beter dan de anderen. "

" Wat is je favoriete kleur, "vraag je, kijk recht tegen haar.

“Red. '

' Dus laat me zien of ik dit recht heb. Ik hoor je zeggen dat je een rode, full-size auto in de luxeklasse wilt.Hoe goed past deze beschrijving aan wat u wilt? "(U hebt in dit geval uw samenvattende vraag ingevuld met relevante informatie.)

Ze ruilen een andere blik. Hij zei: 'We denken dat een meer gedempte kleur beter kan zijn. "

" Hoe zit het met het luxe model, denk je dat het het beste is voor jou? "(Nogmaals, dit is een manier om samen te vatten en te verifiëren wat je hebt gehoord. Je wilt erachter komen of ze zo enthousiast zijn met het uiterlijk van de dure auto, dat ze niets anders willen overwegen of als de eerste antwoord was een verkwikkende feit vermommen.)

"Mijn vader zegt dat dit de veiligste auto op de weg is. "

Het antwoord op de samenvattende vraag vertelt dat ze het misschien leuk vinden, maar niet vanwege hoe het eruit ziet. U leest tussen de lijnen. Ze zijn net begonnen in hun leven samen. Haar vader heeft ze waarschijnlijk naar de dealer gestuurd om "de veiligste auto op de weg te kopen", waarmee hij hen zal helpen kopen. U besluit om door te gaan met de verkoop, omdat u weet dat de aanbetaling en de leningaanvraag u waarschijnlijk de rest van het verhaal zal geven.

Sommige mensen zijn misschien niet comfortabel om een ​​samenvatting van de vragen te stellen, zoals die in deze verkoop ontmoeting zijn ingevuld, omdat ze niet simpel of onoplettend willen kijken. Als u de vraag precies op dezelfde manier stelt als u het de eerste keer vroeg, dan hebben ze een goede conclusie.

U wilt ook niet dezelfde vraag twee keer op rij vragen, ook als u de formulering verandert. Door de afstand tussen de eerste keer in te stellen, stelt u de vraag en de tweede in en verhelpt de vraag een beetje. U komt gewoon tegen als iemand die echt geïnteresseerd is in wat de andere persoon moet zeggen.

Niet-relevant

U kunt ontdekken dat de persoon die uw vragen beantwoordt lijkt uit te drukken; een niet-relevante vraag zou de spanning kunnen verminderen. Of misschien heb je tijd nodig om te denken of te verwijzen naar je notities, dus gebruik je de vraag om je een beetje ruimte en tijd te kopen.

Bij het stellen van puntige vragen, zoals: "Welk project heeft u in het verleden ondernomen die mislukt? "En" Hoe heb je het probleem opgelost? "Je kan gemakkelijk een jobkandidaat voelen alsof hij in het midden van een slagveldondervraging zit.

De kandidaat zou kunnen zeggen: "Ik heb geprobeerd het probleem aan te pakken door de afdeling rond een gemeenschappelijk doel te ronden - hoe ik mijn kleine team van mijn zoon krijgt om zich te concentreren op het raken van de bal. "

U kunt de kandidaat een pauze geven door te vragen:" Hoe lang heb je een kleine competitie geoefend? 'Voordat je terugkeert naar de bespreking van zijn opschroef en hoe hij het probeerde te repareren.

Tot slot zijn er twee manieren om vragen te verwoesten die beginnen met alle benodigde componenten en uiteindelijk niet meer dan goed vallen.

1. Toevoeging van te veel kwalificatoren of andere woorden en zinnen die afleiden aan de vraag. Bijvoorbeeld, "Wat heb je voor het ontbijt gehad in het diner waar de vinyltafels kraken zijn en bedekt met tape? "
2. Niet wachten op een antwoord is ook gebruikelijk.U vraagt: "Wat is uw favoriete maaltijd? 'De persoon denkt een moment in plaats van onmiddellijk te reageren. Je klopt in, "Roast beef? " Silence is een effectief vrageninstrument.

   Verlies niet de ontdekking, de informatie, de leads als gevolg van het openen van je mond als je je oren moet openen. Onthoud de regel "twee oren, één mond" om het meeste uit vragen te krijgen.

   De omgeving en communicatie

   De bovenstaande communicatiecomponenten bevorderen gedeelde betekenis wanneer ze samen werken om een ​​bericht effectief te leveren. De werkomgeving waarin deze componenten plaatsvinden hebben ook invloed op de communicatie en of de communicatie is ontvangen.

   Wanneer u geldige vragen vraagt, bouwt u rapport op en vertrouwt u erop. Vragen vormen een ander deel van de basis voor communicatie op het werkplek dat betekenis betekent

   In een werkomgeving die open communicatie, betrokkenheid van medewerkers en gemeenschappelijke doelstellingen, communicatie vaker en effectiever benadrukt. Maar de verwachting voor significante communicatie stelt de bar hoger op deze beste werkplekken. Dus, zelfs in hoge moraal, werknemersgerichte werkomgevingen klachten werknemers dat ze niet weten wat er aan de hand is.

   Door alle componenten en de algemene omgeving van een individuele werkplek blijft de communicatie uitdagend. De eeuwenoude vragen over wie moet weten wat en wanneer moeten ze weten, wordt nooit volledig beantwoord aan zowat iedereen's voldoening.

   Medewerkers klachten over te veel informatie, niet genoeg informatie, en zelfs informatie overbelasting, blijven doorgaan op werkplekken. U zult het communicatieprobleem nooit genezen, maar met inzet en nadenken kunt u de effectiviteit van uw interpersoonlijke communicatie en uw communicatie op de werkplek vergroten.

   Meer in verband met effectieve communicatie op de werkplek

   • Feedback ontvangen met genade en waardigheid
   • Uw emotionele intelligentie ontwikkelen
   • Een moeilijk gesprek voeren
   • Feedback