Hoe u een bedrijfsvergadering plannen

Congratulations! Uw bedrijf houdt een vergadering voor een groep werknemers geselecteerd uit alle niveaus van het bedrijf. De CEO heeft u de verantwoordelijkheid gegeven van Project Manager voor het evenement. Deze tips en voorbeeldprojectplan tonen een manier waarop een projectmanager het projectplan zou kunnen benaderen voor een bedrijfsvergadering of een soortgelijk complex project.

Het project plannen

Uw eerste stap is het plan te plannen.

U begint het evenement met de belanghebbenden te bespreken. Als dit vorig jaar gebeurd was, wat ging er goed? Wat ging er mis? Wie heeft het project geslaagd en kunnen ze u helpen om valkuilen te vermijden dit jaar? Aangezien de CEO het project aan u heeft toegewezen, wat wil hij / zij uit het evenement? Wanneer zal het evenement zijn? Waar? Wat is het budget?

Zorg voor zoveel mogelijk informatie. Dit zal het skelet zijn waarop u het projectplan bouwt.

Bouw het team

Welke andere middelen heb je nodig om dit project succesvol te maken? Zijn er mensen in andere afdelingen die u kunnen helpen om dit evenement succesvol te maken? Wat moet u doen om er hulp te krijgen? Kun je gewoon vragen of moet je formele goedkeuring krijgen van hun baas? Hoeveel tijd heb je van hen nodig? Welke specifieke vaardigheden heb je nodig om hen te voorzien? Kan iemand anders die vaardigheid geven als de persoon die je wilt niet beschikbaar is?

Aangezien dit een bedrijfsvergadering is, hoe kan HR helpen?

Heb je hulp nodig bij de afdeling Faciliteiten? Hoe zit het met de Marketing afdeling? Heb je hulp nodig in dat gebied?

Plan de agenda

Zodra u weet hoe lang de vergadering zal duren, begint u de tijdblokken in te vullen. Heb je een openingsluidspreker nodig? Wie zal het zijn? Gaat u de deelnemers bij elkaar houden of breekt u ze in kleinere groepen voor een deel van het programma?

Hoeveel andere sprekers heb je nodig? Wie zal de kleinere sessies installeren als je uitbrak?

Gaat het evenement meer dan één dag? Hoe sluit je de eerste dag? Hoe gaat u op dag twee opnieuw openen?

Hoe gaat het op het einde? Heb je een sluitingsrede nodig? Hoe gaat u met de logistiek van mensen die uit het hotel checken als u er een boekt?

Vind de ruimte

Ontdek hoeveel mensen er komen. Bepaal dan hoe groot van een ruimte u nodig hebt. Waar zal het evenement plaatsvinden? Is er een kamer in het kantoor of heb je een grotere ruimte nodig? Wilt de CEO dat de vergadering buiten de site wordt gehouden, zodat mensen zich kunnen concentreren, of wil hij / zij dat op kantoor houden om kosten te minimaliseren?

Welke eigenschappen in uw omgeving kunnen de ruimte bieden die u nodig heeft? Is een hotel in de buurt van het vliegveld een goede keuze om de reistijd te beperken voor mensen die vanuit de stad komen of moet u iets uit de stad vinden die rustiger zal zijn?

Wat kosten de verschillende locaties voor hun faciliteiten? Wat zijn ze inbegrepen en wat moet je kopen en hebben ingebracht? Zullen zij een individu toewijzen waarmee u mee kunt werken? Wat is hun beleid met betrekking tot materiaal en mensen van buitenaf?

Trek het uit

Na het verzamelen van de antwoorden op tenminste de meeste van deze vragen, kun je beginnen met het samenstellen van het projectplan.

Houd er rekening mee dat wat we hier laten zien is de lijst met projecttaken, alleen de WBS-structuur. Het bevat geen van de afhankelijkheden tussen taken of de tijdlijnen. Deze zouden later worden toegevoegd.

Proefplan van het projectvergadering van het project

In het plannen van een project met behulp van de basishulpmiddelen van projectmanagement hebben we het denken over projectplanning en het gebruik van projectmanagementvaardigheden tijdens het planningsproces besproken. Hier is hoe een projectplan werkafbraakstructuur (WBS) kan zoeken naar een project om een ​​bedrijfsvergadering te plannen:

1. Voorbereiding van het project

1. Bepaal de begroting
2. Bespreek met de CEO om projectdoelstellingen vast te stellen
3. Neem contact op met voormalig projectmanager voor tips
4. Bepaal de stakeholderslijst
5. Neem contact op met stakeholders voor de input.
6. Bepaal de gewenste datum voor het evenement
7. Bepaal hoeveel sprekers / presentatoren nodig zijn.
8. Bepaal hoeveel ondersteunend personeel nodig is.
9. Bepaal hoeveel werknemers erbij zullen komen
10. Opties plaatsen voor het evenement > 2. Bouw het projectteam

Ontvang een reclame vanuit Marketing

1. Krijg een rep van HR
2. Bekijk of inkoop iemand toestaat om te helpen
3. Vraag Susan om alle details van de luidsprekers te behandelen
4. Krijg rep van Faciliteiten > Schedule project team kick-off vergadering
5. 3. Ontwikkel de agenda
6. 3a Plan Dag 1

Starttijd instellen

Tijd instellen, plaats en personeel regelen voor registratie

1. Lengte van de ochtend sessie instellen
2. Lengte van de toespraken instellen
3. Bereken aantal luidsprekers nodig voor de ochtend sessie
4. Recruteren van de luidsprekers
5. Plan mid-morning break (tijd en lengte)
6. Regel verfrissing van de vergaderzaal tijdens de pauze (water, afval, enz.)
7. Plan lunchpauze (tijd, lengte , locatie, menu, wie betaalt)
8. Plan middag sessie (lengte, aantal luidsprekers)
9. Wervelmiddagsprekers
10. Plan Dag 1 sluiting (tijd, wie, lengte)
11. 3b Plan Dag Twee > Starttijd instellen
12. Lengte van de ochtend sessie instellen

Bereken het aantal luidsprekers nodig voor de ochtend sessie

1. Sprekers afspreken
2. Plan mid-morning break (tijd en lengte)
3. Regel verversing van de vergaderzaal tijdens pauze (water, afval, enz.)
4. Plan lunchpauze (tijd, lengte, locatie, menu, wie betaalt)
5. Plan middag sessie (lengte, aantal sprekers)
6. Recruit middagsprekers
7. PlanSluitingspraak (tijd, wie, lengte)
8. Rangschik uitchecktijd met hotel
9. 4. Plan de ruimte
10. Bepaal het aantal deelnemers
11. Plattegrondregeling (rijen versus tabellen)

Bereken de benodigde ruimte

1. Onderzoek plaatsen die beschikbaar zijn met die hoeveelheid ruimte (kosten, locatie, diensten inbegrepen) > Aantal aantal luidsprekers per dag en totaal
2. Bepaal het aantal en het type ondersteunend personeel dat nodig is
3. Ontdek hoeveel medewerkers / medewerkers / medewerkers kamers nodig hebben
4. Onderhandel kosten en data met beschikbare locaties
5. Teken contract met geselecteerde locatie
6. 5.Publiceer het evenement
7. Alle details finaliseren met de locatie van de gebeurtenis
8. Zorg ervoor dat de deelnemers worden gemeld
9. Meld alle luidsprekers van onderwerp en presentatietijd / dag

Meld alle ondersteunend personeel van taken en verschuivingen

1. Krijg RSVP's van deelnemers
2. Meld eventueel vervangende deelnemers aan
3. 6. Volg op
4. Ontvang speeches van alle speakers
5. Recente laatste toespraken
6. Ontvang naamwoorden voor alle aanwezigen, sprekers, personeel

Koop materialen en cadeaus voor deelnemers

1. Bevestig met gebeurtenisplaats
2. 7. Beoordeel en beoordeel
3. Stuur tevredenheidsonderzoek naar alle deelnemers
4. Stuur een enquete naar alle sprekers
5. Stuur dank aan alle luidsprekers en medewerkers

Sluit een ontmoeting met projectteam

1. Verdere planning > De bovenstaande projectovereenkomst voor werkafbraak (WBS) toont een voorbeeld voor het plannen van een bedrijfsvergadering. Het is gewoon een overzicht. Het projectteam zou nog steeds moeten werken aan deze items en uitbreiden op veel van hen. Daarnaast zouden ze moeten werken op de tijd die nodig is voor elke taak, het relatieve belang van de taken en de interrelaties / afhankelijkheden tussen taken.