Hoe je jezelf in een e-mail opstelt

Wanneer u een e-mailbericht stuurt om uzelf voor te stellen, is het belangrijk om een ​​professioneel e-mailbericht te sturen dat de lezer betreedt en duidelijk geeft waarom u aan het schrijven bent. De meeste mensen worden overgehadst via e-mail en het is lastig om een ​​e-mailbericht te ontvangen van iemand die ze niet weten geopend, laat staan ​​lezen.

Bekijk deze tips om uw e-mailberichten te openen, te lezen en te reageren, met voorbeelden van formele en informele email introducties.

Hoe je jezelf in een e-mail wilt introduceren

Schrijf een bericht waarin de onderwerpregel wordt geopend. Hoeveel e-mailberichten verliest u zonder ze ooit te openen? Let op wat u in de onderwerpregel opneemt, dus de jouwe heeft de kans om geopend te worden. Wees specifiek.

Adresseer uw bericht aan een persoon. Als u een persoon kunt vinden om te schrijven in plaats van een generisch emailadres, zoals hr @ companyabc. com, u zal persoonlijk kunnen verbinden met personen die u wilt ontmoeten. LinkedIn, bedrijfs websites en sociale media pagina's zijn goede manieren om contactpersonen te vinden.

Gebruik een formele groet. Als u met een specifiek verzoek schrijft, gebruik dan een formele zakelijke begroeting zoals de heer of mevrouw. Voornamen werken ook als u een verbinding hebt met de persoon of u op een meer casual basis schrijft om eerder informatie te verstrekken dan op zoek naar hulp. Hier zijn voorbeelden van e-mail groetjes en hier is de scoop op het kiezen van letter groeten en groeten.

Gebruik uw verbindingen. Bij het schrijven van een inleidende e-mail of LinkedIn-bericht als u iemand gemeen hebt, noemen ze ze. Een verwijzing is een van de beste manieren om advies of hulp te krijgen.

Maak geen vraag. Het is veel beter om een ​​suggestie te maken of om advies te vragen dan het aan iemand moet voorschrijven. Bijvoorbeeld, "Zou je mij feedback kunnen geven op mijn CV, als de tijd het toelaat? "Klinkt veel beter dan" Controleer mijn CV en kom terug naar mij. "Als je beleefd bent en vraagt, kom je verder dan iemand te vertellen wat ze moeten doen.

Houd het kort . De meeste mensen schimmen e-mails en lezen zelden buiten de eerste alinea of ​​zo. Houd je bericht kort - maximaal 2 of 3 paragrafen. Sluit niet meer dan een paar zinnen in elke paragraaf in. Laat een spatie tussen elke paragraaf en een andere ruimte voor uw sluiting en handtekening.

Wees duidelijk over waarom je aan het schrijven bent. Uw e-mailbericht moet duidelijk opgeven wie u bent, waarom u schrijft en wat u van de lezer vraagt. Gebruik de eerste alinea om jezelf voor te stellen, de tweede voor jouw verzoek en de derde om de lezer te bedanken voor zijn of haar overweging.

Gebruik een simpele lettertype. Gebruik een simpele lettertype (zoals Calibri, Times New Roman of Arial) en een lettergrootte die gemakkelijk te lezen is.Een 11 of 12-punts lettergrootte is leesbaar zonder te hoeven schudden. Hier kunt u een lettertypestijl en grootte selecteren.

Kies een professionele sluiting. Uw sluiting is bijna even belangrijk als uw introductie. Beëindig uw e-mail met korte professionele sluiting. Zo maak je een brief af met voorbeelden van goede sluitingen die je wilt gebruiken.

Inclusief een handtekening. Maak het gemakkelijk voor de persoon die je e-mailt om met je in contact te komen. Inclusief een handtekening met uw volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer. Inclusief uw postadres als u een schriftelijk antwoord vraagt ​​of iets aan u heeft verzonden.

Hier kunt u uw e-mail handtekening instellen.

Proeflezer en speltoets. Als je jezelf introduceert, is het belangrijk om je bericht te testen en te spellen voordat je het verzendt. Je hebt maar één kans om een ​​goede indruk te maken, en een typo kan je e-mailberichten laten vallen.

Stuur een testbericht. Zorg ervoor dat je bericht perfect is, stuur het eerst naar jezelf, zodat je dubbel kunt controleren hoe het leest en om het een laatste blik te geven om er zeker van te zijn dat je wilt verzenden.

Bcc: Zelf. Het is altijd een goed idee om Bcc: (blind carbon copy) zelf op het bericht te plaatsen. U zult een record hebben van het verzenden, en u kunt er gemakkelijk naar terugverwijzen voor vervolgcommunicatie.

Voorbeelden van e-mail introducties

Formele Inleiding

Geachte mevrouw Smith,

Mijn naam is Marcus Anderson, en ik schrijf om te vragen voor uw hulp.

Ik waardeer graag uw hulp en advies.

Casual Inleiding

Hallo Voornaam,

Mijn naam is Cynthia, en ik werk voor een technisch recruiting bedrijf genaamd ABCD recruiting. Ik hoop dat je het goed bent! Ik wil je graag meer vertellen over een evenement dat we lanceren.

Inleiding Met een verwijzing

Geachte mevrouw Smith,

Ik ben een vriend van Alisa Markers, en zij heeft me aangemoedigd mijn CV voor u door te sturen. Alisa en ik hebben samen aan verschillende projecten gewerkt, en ze dacht dat je me misschien zou kunnen helpen met mijn werkzoeken.

Email Introducing Someone Else

Beste Jonas,

Hoop dat dit je goed vindt! Ik ben vandaag aan het uitreiken van mijn collega Samantha Billings, die onlangs lid is van ons bedrijf en overnemen voor DBC Company.

Aanbevolen lezing: Richtsnoeren voor het schrijven van een professioneel e-mailbericht | Hoe een e-mailbericht formatteren