Video: Week 1 2024
Mensen spenderen zoveel tijd in vergaderingen die de ontmoetingsduur in duurzame resultaten doorbrengen, een prioriteit voor succesvolle organisaties. Acties die vergaderingen succesvol maken, vereisen beheer door de vergaderleider voor, tijdens en na de vergadering.
Als u een van deze vergaderingsbeheermogelijkheden verwaarloost, zullen uw vergaderingen en teams het fruit dat u wenst, niet dragen vanaf het moment dat u belegt. Neem deze twaalf vergaderbeheersingstips om uw deelnemers te begeleiden om verwachte, positieve en constructieve resultaten te bereiken.
Wat moet u doen voor de vergadering om effectieve ontmoetingen te verzekeren?
Acties voor de vergadering vormen de basis voor het bereiken van de ontmoetingsresultaten. U kunt alle benodigde opvolgingen doen, maar zonder een effectief ontmoetingsplan te starten, zullen uw resultaten u teleurstellen. Deze tips helpen u bij het plannen en implementeren van de vergadering.
Plan de vergadering
Effectieve vergaderingen die resultaten opleveren, beginnen met het plannen van vergaderingen. Identificeer eerst of er andere medewerkers nodig zijn om u te helpen de vergadering te plannen. Beslis dan wat u wenst te bereiken door de vergadering te houden. Bepaal doeleinden voor uw vergadering.
De doelen die u instelt, zullen het kader vormen voor een effectief ontmoetingsplan. Zoals Stephen Covey zegt in de Zeven gewoonten van zeer effectieve mensen , "Begin met het einde in gedachten." Uw ontmoetingsdoel bepaalt de vergaderfocus, de vergader agenda en de deelnemers die u nodig hebt om het doel te bereiken.
Zorg dat u een vergadering nodig hebt
Zodra u uw ontmoetingsplan heeft ontwikkeld, zorg ervoor dat een vergadering een geschikt voertuig is voor het bereiken van de gestelde doelen. Om een afspraak te plannen en te houden is duur wanneer u rekening houdt met de tijd van de aanwezigheid van de mensen. Doe daarom inspanningen om te bepalen dat een vergadering de beste kans is om het probleem op te lossen, het proces te verbeteren of een doorlopend plan te maken.
Misschien vindt u dat u de ontmoetingsdoelstellingen kunt bereiken met een e-mailbespreking of door informatie te verspreiden en te vragen via de nieuwsbrief van het bedrijf. Zorg ervoor dat de vergadering nodig is en niet alleen handiger voor u is - u krijgt betere resultaten van uw ontmoetingsgangers wanneer u echt van hun behoeften beschikt.
Zorg voor passende deelname aan de vergadering
Als een vergadering de juiste middelen is om uw doelen te bereiken, controleer dan met de deelnemers die de vergadering moeten bijwonen om te slagen. De benodigde aanwezigen moeten beschikbaar zijn om de vergadering bij te wonen.
Stel de vergadering uit, in plaats van een vergadering zonder kritische medewerkers. Als een afgevaardigde in de plaats van een cruciale beslisser woont, zorg ervoor dat het aangewezen personeelslid bevoegd is om beslissingen te nemen of de vergadering uit te stellen.
Pre-werk voorafgaand aan de vergadering distribueren en beoordelen
Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond die begonnen zijn met de vergaderfaciliteur die een reeks handouts uitstuurde of een Microsoft PowerPoint-dia projecteerde voor discussie? Frustrerend? Zeker weten. De ontmoeting wordt een groep inlezen, nauwelijks productief voor het bereiken van het doel.
Wanneer de vermelde doelen voor het houden van een vergadering beslissingen zijn en vragen beantwoord, is een groepinlezing een schandelijk verspilling van de tijd van mensen.
U kunt vergaderingen meest productief maken en resultaten verzekeren door vooraf voorafgaand aan de werkelijke vergadering te voorzien. Het verstrekken van voorwerk, grafieken, grafieken en leesmateriaal 48 uur voor een vergadering beïnvloedt het succes van de vergadering. Hoe meer voorbereidingstijd je toestaat, de beter voorbereide mensen zijn voor je vergadering.
Documentatie die u helpt bij het bereiken van de ontmoetingsdoelstellingen kan rapporten bevatten; data, grafieken en links naar concurrerende informatie, verkoop maand-tot-datum en productieplannen; Microsoft PowerPoint-dia's die belangrijke discussiepunten illustreren en vergaderingen, notities en follow-up van eerdere of bijbehorende vergaderingen en projecten.
Pre-work, zelfs gewoon links om te volgen om de informatie te lezen, tijdig verdeeld, met de serieuze verwachting dat de deelnemers het pre-werk voor de vergadering zullen lezen, zorgt ervoor dat uw vergadering slaagt.
Tijdens de vergadering om effectieve ontmoetingen te waarborgen
Effectief gebruik van de vergaderingstijd bouwt enthousiasme voor het onderwerp. Het genereert inzet en een gevoel van prestatie van de deelnemers. Mensen voelen deel van iets groter dan hun dagelijkse uitdagingen. Daarom zal een goed gefaciliteerde, actieve vergadering die het podium voor de follow-up opzet, vergaderresultaten opleveren.
Effectieve ontmoetingsfacilitatie
De ontmoetingsleider stelt een positieve, productieve toon voor interactie tussen de deelnemers aan de vergadering. Effectieve vergaderfacilitatie begint met een beoordeling van de doelen, of de verwachte resultaten en de agenda. De facilitator helpt de leden om gefocust en productief te blijven.
Ontmoetingsdesign en de agenda stellen het kader voor de vergadering vast. Een effectieve facilitator, die de deelnemers op de voet houdt, zorgt ervoor dat de verwachte, gewenste resultaten van de vergadering worden bereikt.
Gebruik de Pre-Work in the Meeting
Gebruik of verwijs de pre-werk en andere informatie die vóór de vergadering tijdens de vergadering is verstrekt. U versterkt de noodzaak voor deelnemers om de benodigde tijd voor te besteden om materiaal te beoordelen die integraal is voor het bereiken van de gewenste resultaten.
Uw deelnemers zullen voorbereiden voor het bijwonen van uw vergaderingen en uw resultaten zullen getuigen van solide voorbereiding en leiderschap. Niemand wil onvoorbereid zijn, ongeinteresseerd zijn of niet bijdragen in de ogen van een teamgenoot.
Verplicht elke deelnemer in acties
Elke werkgroep heeft verschillende persoonlijkheden die voor vergaderingen verschijnen. Je hebt rustige collega's en mensen die elk platform proberen te domineren. Of u de vergadering wilt vergemakkelijken of bijwonen, moet elke deelnemer betrekken bij het bereiken van de ontmoetingsdoelstellingen.
Dit zorgt ervoor dat elke deelnemer in het onderwerp van de vergadering en in de follow-up geïnvesteerd wordt. Je krijgt meer resultaten met het hele team trekken dan met één dominante personeelspersoon die iedereen probeert te duwen op de heuvel.
Creëer een effectief ontmoetingsplan
Maak tijdens de vergadering een vervolgplan met actiepunten. Effectieve plannen omvatten het volgende.
- de naam van de persoon die zich inzet voor het vervullen van het actie item,
- de vervaldatum van het actie item en
- een afspraak over wat de voltooiing vormt van het actie item.
- Bespreek real-life scenario's en belemmeringen voor succes die teamleden kunnen ervaren als ze proberen de items te bereiken die de vereiste resultaten zullen opleveren. Zet een tijd voor uw volgende vergadering, indien nodig, terwijl de deelnemers aanwezig zijn.
Na de vergadering om effectieve ontmoetingen te waarborgen
Acties en planning voor en tijdens de vergadering spelen een grote rol om u te helpen verwachten, positieve en constructieve resultaten te bereiken. Uw acties na de vergadering zijn even belangrijk. Opvolging op de volgende geplande vergadering is nooit genoeg om te investeren om resultaten te garanderen.
Publiceren van vergaderingen
Begin door uw minuten en actieplan binnen 24 uur te publiceren. Mensen zullen het meest effectief bijdragen aan resultaten als ze meteen op actiepunten beginnen. Ze hebben nog steeds een nieuw geheugen van de vergadering, de discussie en de reden voor de gekozen richting.
Ze blijven enthousiast en klaar om te beginnen. Een vertraging in de verdeling van de minuten zal je resultaten pijn doen, omdat de meeste mensen wachten tot de minuten binnenkomen voordat ze hun verplichtingen aanpakken.
Effectieve ontmoeting Follow-up
Het houden van deadlines en follow-up houdt u in staat om resultaten van uw vergaderingen te bereiken. De deadline is vastgesteld tijdens de vergadering. Na de vergadering moet elke persoon met een actie-item ook een plan maken voor hun persoonlijke verwezenlijking van hun inzet.
Of ze de stappen in hun planner schrijven, de taken delegeren aan een ander personeelspersoon, of gewoon de taak afronden, het individu is verantwoordelijk voor de follow-up.
Zo is de vergaderplanner. U kunt de uitkomstresultaten verbeteren door op te volgen met elke persoon die een actiepunt heeft tussen de vergaderingen. Je doel is om de voortgang te controleren en ervoor te zorgen dat taken aan de gang zijn. Vergeet niet dat wat je vraagt over bereikt wordt.
Verantwoording voor follow-up tijdens de volgende vergadering
Heeft u ooit in een vervolgvergadering gezeten die bestaat uit elke deelnemer die de groep vertelt waarom ze hun inzet niet kunnen nakomen? Het resultaat is betreurenswaardig. Het vaststellen van de norm of aangepaste aansprakelijkheid voor resultaten begint vroeg in uw vergadercyclus.
De follow-up van de facilitator tussen de vergaderingen helpt, maar de groep moet ervoor zorgen dat de toezeggingen onaanvaardbaar blijven. Meld over vorderingen en resultaten op de volgende vergadering en verwacht dat alles zal zijn bereikt.Alternatief, controleer de voortgang op de volgende vergadering en als er een echte wegblokkering is om te vorderen, bepaal dan hoe u verder gaat.
Debrief het ontmoetingsproces voor voortdurende verbetering
De praktijk om elke bijeenkomst te debriefen is een krachtig instrument voor continue verbetering. Deelnemers draaien om wat effectief of ineffectief was over het huidige ontmoetingsproces. Zij bespreken ook de vooruitgang die zij voelen aan de groep over het onderwerp waarvoor de vergadering plaatsvond.
Doorlopende verbeteringen naar een ander niveau, succesvolle teams ontwerpen hun hele project en het proces om te bepalen hoe effectief ze erin geslaagd om resultaten te creëren. Toekomstige vergaderingen weerspiegelen de evaluatie. Vergaderingen evolueren als een nog efficiënter instrument om organisatieresultaten te creëren.
Conclusie
Resultaten zijn haalbaar en voorspelbaar vanuit goed geplande en geïmplementeerde vergaderingen. Volg deze twaalf aanbevelingen om ervoor te zorgen dat de aanwezige deelnemers verwachten, positieve en constructieve resultaten bereiken vanaf het moment dat zij in vergaderingen investeren. Uw organisatie beloont uw prestatie en uw collega's zullen van u houden wanneer u deze effectieve ontmoetings tips gebruikt.