Maak een professioneel out of-office voice-bericht

Het is zomer! Tijd om kwaliteitstijd door te brengen met familie en vrienden en op vakantie gaan. Dit betekent dat spraakberichten en e-mails moeten worden aangepast om de status van het kantoor te weerspiegelen. Het is van cruciaal belang dat een professioneel voicemailbericht en een automatisch antwoord van de buitenkant van de mail worden aangemaakt om klanten en collega's te waarschuwen dat we een pauze nemen van het bedrijf.

Nog belangrijker, het is nodig om informatie te verstrekken over hoe u iemand in het bedrijf kunt contacteren terwijl u weg bent.

Het zou zeer frustrerend zijn voor een klant om weg te draaien en niet te weten hoe u contact kunt opnemen. Het maakt niet uit of je positie in verkoop, service of zelfs productontwikkeling is. Alle klantenoproepen zijn belangrijk en moeten professioneel bijgehouden worden.

De inhoud van de e-mailwaarschuwende klanten en collega's die via e-mail met u communiceren, moeten consistent zijn met de inhoud van het spraakbericht dat de bellers zal begroeten. Als u Outlook 2010 gebruikt en via een Microsoft Exchange-server is aangesloten, klikt u eerst op het tabblad Bestand en klikt u op het pictogram Automatische antwoorden.

Hiermee start het proces van het maken van een tijdelijke e-mail die wordt verzonden naar iedereen die een email heeft verzonden terwijl u buiten kantoor bent. Het automatische antwoord wordt verstuurd omdat u dit tijdelijke bericht hebt ingeschakeld. Een stap voor stap lijst met instructies voor het maken van deze e-mail kunt u hier bekijken: Out of Office email voor Outlook Exchange

Als u niet via een Microsoft Exchange-server is aangesloten, is het proces iets anders omdat er geen automatische antwoorden zijn pictogram op deze typen e-mailaccounts. Een stap voor stap gids om dit zelfde type e-mail te creëren voor gebruikers die niet-uitwisselen zijn, kunnen hier worden bekeken: Out of Office voor alle anderen

De volgende stap is om de inhoud van de e-mail te maken die wordt verzonden naar iedereen die u e-mail stuurt terwijl u weg bent van het kantoor. Met deze email moet u vertellen hoe lang u buiten kantoor bent, hoe u kunt bereiken tijdens uw afwezigheid (indien van toepassing) en wie in het bedrijf in plaats van u wilt contacteren als u niet wilt bereiken tijdens uw tijd weg van de kantoor.

Voorbeeld:

Hallo,

Bedankt voor uw email. Ik ben momenteel niet meer op kantoor en zal op maandag 1 december terugkomen. Ik heb beperkte toegang tot e-mail tijdens deze tijd, dus mijn antwoord is misschien iets vertraagd. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt, stuur alstublieft een email naar mijn assistent, Barbara Colson. Haar e-mailadres is bcolson @ xyz. com.

Gelukkige vakantie!

Shahira

Microsoft biedt sjablonen en andere voorbeelden die u hier kunt vinden: Out of Office sjablonen en voorbeelden.Vergeet niet om dit tijdelijke bericht uit te schakelen wanneer u naar het kantoor terugkeert, anders zal iedereen die u mailt nadat u terug bent op kantoor, hetzelfde bericht ontvangen.

Nu u de uitgaande e-mail hebt gemaakt, is het gemakkelijk om een ​​soortgelijk, consistent uitgaande stembericht te maken die alle bellers begroet. Gebruik dezelfde woorden uit de e-mail, referentie die in contact komt met je afwezigheid en staat wanneer je terugkomt.

Voor het spraakbericht moet u het telefoonnummer van de persoon in plaats van hun e-mailadres opgeven.

Voorbeeld:

Hallo,

Je hebt het bureau van Shahira Raineri bereikt. Gelieve dit hele bericht te luisteren. Ik zal buiten kantoor zijn tot maandag 5 januari. Als u onmiddellijke hulp nodig hebt, bel dan mijn assistent, Barb Colson. Haar telefoonnummer is 212-555-xxxx.

Ik kijk ernaar uit om met je te praten als ik terugkom. Bedankt.