Een handboek / beleid en procedures handboek maken

Uw medewerkershandboek: De inleiding

Voordat u begint met het schrijven van uw handboek, moet u een waarschuwing noteren:
Zorg ervoor dat u een advocaat heeft op het gebied van de arbeidswetgeving Uw handboek om er zeker van te zijn dat er niets in zit dat je problemen kan veroorzaken. Het betalen van een advocaat om deze beoordeling te leveren kan u redden van het opnemen van iets dat door een lezer misverstand kan worden.

De introductie van uw medewerkershandboek is meer dan een paar woorden over uw bedrijf.

Het laat uw medewerkers het belang van het handboek begrijpen en bevat een gebied waar werknemers kunnen ondertekenen om te erkennen dat zij het handboek hebben gelezen. Hier vindt u meer informatie over wat de introductie sectie bevat:

• De geschiedenis van uw bedrijf
  Beschrijf in het kort uw bedrijf, inclusief hoe het begon en belangrijke gebeurtenissen in de geschiedenis.
• Uw Verklaring van Doel of Missie Verklaring.
  Als u een visie of missie voor uw bedrijf hebt gemaakt, bespreek het hier. Met uw visie kunnen medewerkers zien waar u in gelooft en wordt ze enthousiast over het werken voor uw bedrijf.
• Welkom Brief
  Voeg een welkomstbrief toe, praat direct met medewerkers en laat ze weten hoe belangrijk je denkt dat ze aan de organisatie zijn.
• Verklaring van "Dit is geen contract"
  In uw welkomstbrief of een aparte verklaring, geef een verklaring aan om werknemers te laten weten dat ze geen garanties krijgen:

  "Dit handboek doet geen arbeidsovereenkomst vormen en biedt geen garantie op werkgelegenheid. "

• Een handtekening pagina
  Bevestig dat alle nieuwe medewerkers het handboek moeten ondertekenen om aan te tonen dat zij het document hebben gelezen en begrijpen.

De introductie is een belangrijk onderdeel van uw personeelshandboek. Zorg ervoor dat uw advocaat deze sectie in het bijzonder overziet.

Een personeelshandboek maken

Het eerste hoofdstuk van uw medewerkershandboek bevat medewerkersbeleid.

Dit beleid geeft werknemers informatie over uw verwachtingen van hen.

Medewerkersvoordelen

In het laatste deel van uw Werkgevershandboek worden de voordelen en de tijd beschreven die u aan werknemers geeft:

• Bijwonen en punctualiteit
  Inclusief een rubriek waarin wordt aangegeven dat medewerkers elke dag op het werk moeten worden tijd. Definieer "buitensporige" afwezigheid en "gewone" latenheid.
• Pauze, lunchtijden, personeelslocatie
  Mogelijke medewerkers op elk moment pauzes of zijn er specifieke pauzes? Hoe zit het met lunch? Beschrijf de protocollen voor gebruik van de personeelszaal.
• Computersoftware en documenten
  Maak werknemers bewust van de auteursrechtelijke wetgeving met betrekking tot documenten.Welke documenten mogen niet worden gekopieerd? Welke exemplaren kunnen van software worden gemaakt? Waar zijn de software licenties en wat zeggen ze?
• Vertrouwelijkheid; geschenken
  Overheidsbeleid met betrekking tot zaken en proprietary procedures. Medewerkers mogen geen cadeaus van klanten nemen, behalve zeer kleine tokens.
• Discipline / beëindiging
  Beschrijf procedures voor discipline, inclusief waarschuwingen, schriftelijk en mondeling. Inclusief een beroepsproces, zelfs voor een klein kantoor, zodat werknemers het gevoel hebben dat ze ergens heen gaan. Beschrijf omstandigheden waaronder werkgelegenheid kan worden beëindigd. Hoeveel bericht is er gegeven? Hoe wordt de opgelopen vakantie betaald?
• Drugs en alcoholgebruik; rookbeleid
  Meld dat het gebruik van drugs of alcohol op bedrijfsplaatsen de oorzaak is van onmiddellijk ontslag. Laat u roken op bedrijfsplaatsen?
• EEOC verklaring
  U mag om welke redenen ook niet discrimineren tegen iemand; U kunt ook overleggen voor religieuze overwegingen en beleid ten aanzien van aanvragers en werknemers met een handicap.
• Equal Pay
  U evalueert uw werknemerspremie afhankelijk van het niveau van de positie en de prestatie, niet op externe factoren zoals seks.
• Evaluaties
  Vertel medewerkers hoe en wanneer u performance reviews uitvoert.
• Werknemerstatus (voltijds versus deeltijd; proeftijd).
  Beschrijf de wekelijkse uren die nodig zijn voor voltijdse dienstverband (32? 35? 40?). Hebben voltijdse werknemers voordelen (zoals ziektekostenverzekering) die deeltijders niet doen? Betalen part-timers betaalde vakantie?
• Schending
  Meld dat uw bedrijf het niet tolerateert, hetzij tussen medewerkers of klanten. Bespreek hoe klachten over klachten worden behandeld.
• Huurbeleid
  Beschrijf hoe u een positie, zowel intern als extern, adverteren en uw interviewproces.
• Kantoorjurkcode
  U kunt wellicht een algemene verklaring opgeven over het naleven van kledingbeleid, inclusief haar, make-up, sieraden. Als werknemers specifieke uniforms moeten dragen, wie betaalt hiervoor? Wie betaalt schoonmaak? Foutieve of beledigende taal kan "gewoonweg" zijn voor beëindiging.
• Oriëntatie / opleiding van nieuwe medewerkers
  Beschrijf het programma van uw bedrijf van training en oriëntatie op de werkbaan. Wordt de oriëntatietijd betaald?
• Betalingsperiodes / tijdschriften / paychecks / overuren
  Hoe vaak worden werknemers betaald? (Elke twee weken of twee keer per maand zijn typisch.) Benadrukken dat tijdschema's / tijdkaarten moeten worden gehandhaafd door alle werknemers; wanneer moeten ze worden ingeschakeld? Vermeld dat paychecks informatie bevatten over aftrekkingen, jaarlijkse informatie. Staat wanneer werknemers in aanmerking komen voor overwerk.
• Parkeren voor werknemers
  Beschrijf uw parkeerplaats en eventuele beperkingen op het gebruik ervan. Hebben werknemers een parkeerkaart nodig om de partijen te betreden? Hoe worden de partijen gecontroleerd?
• Persoonlijke telefoongesprekken en bezoekers
  Beschrijf uw beleid voor bezoekers en persoonlijke telefoongesprekken.
• Proeftijd
  Het is een goed idee om een ​​periode van tijd in te vullen, meestal niet meer dan 90 dagen, waarin een nieuwe werknemer wordt geëvalueerd en de dienstverband is "tijdelijk" of "naar de wil."U kunt de betaling na deze proeftijd aanpassen, om een ​​nieuwe medewerker te stimuleren. Gewoonlijk krijgen proeftijdsmedewerkers geen voordelen, maar betaalt u proeftijdsmedewerkers voor betaalde vakanties die binnen de proeftijdstermijn vallen?
• Bedden
  Verzoek dat een werknemer die wil ontslag geven u minstens twee weken kennis geven.
• Weerdagen
  Beschrijf hoe en hoe Wanneer u de medewerkers wilt op de hoogte stellen als het bedrijf gesloten is voor slecht weer. Inclusief een verklaring over hoe u de werknemer afloopt wanneer het bedrijf open blijft.
• Wachttijden
  Moeten werknemers een bepaalde tijd wachten om voordelen te ontvangen ?
  Betaalde tijd (vakanties, persoonlijke dagen, ziekte)
• Deze afdeling wordt op verschillende manieren behandeld. Er is geen federale wet die vereist is u betaalt een n werknemer voor vrije tijd, met inbegrip van vakanties, vakanties, persoonlijke tijd of ziek tijd, hoewel "time off" hoog op de lijst van verwachtingen door werknemers ligt. Werknemers hebben de mogelijkheid om vrije tijd te betalen zonder te betalen. Eventuele betaalde tijd heeft direct invloed op uw productiviteit en klantenservice. Een manier om dit aan te pakken is om een ​​algehele "pay-off" -uitkering te verschaffen die in de loop van de tijd tot maximaal "x" uur ophoopt. De betaalde tijd kan voor elk doel gebruikt worden. Deze procedure beloont werknemers die elke dag op de baan zijn, waardoor ze de gelegenheid krijgen om vakantie of af en toe persoonlijke dagen te nemen. Vereist dat de medewerkers van tevoren, met uitzondering van ziekten, van plan zijn om de PTO goed te plannen.
  
  Wanneer u dit gedeelte hebt voltooid, bent u bijna klaar om het aan medewerkers te laten zien. Maar voordat u dat doet, neem het aan uw advocaat of een advocaat die een deskundige in arbeidsrecht is voor herziening.

• Vacations.

• Beschrijf vakantiecriteria; hoe lang moet een werknemer werken om recht te hebben op vakantie? Hoe wordt de lengte bepaald? Hoe worden vakanties betaald? Wat gebeurt er als iemand vertrekt; ontvangt hij / zij voor ongebruikte vakantie tijd? De meeste werkgevers laten werknemers niet toe om loon te ontvangen in plaats van vakantie, om verschillende redenen. Sta niet toe dat een werknemer overnachting naar het volgende jaar doorbrengt; iedereen zou elk jaar vakantie moeten nemen. Wanneer moeten werknemers hun vakantieplannen aankondigen? Wie krijgt prioriteit bij het plannen?
  
  Holidays.
• Geen federale wetgeving vereist vakantievergoeding; Als het kantoor is gesloten, hoeft u deze keer niet te betalen. Welke betaalde vakanties biedt u? Lijst specifieke vakanties voor elk jaar. U kunt beslissen om de feestdagen van jaar tot jaar te veranderen, maar meestal moet u hetzelfde nummer handhaven. Moeten werknemers de dag vóór en de dag na een vakantie werken om vakantievergoeding te ontvangen? U hoeft geen deeltijdwerkers te betalen voor feestdagen, ook als voltijdse werknemers ze ontvangen. Als u besluit om het kantoor op een bepaalde dag te sluiten en geen werknemers te betalen, dient u vooraf op de hoogte te zijn.
  
  Zieke tijd / Persoonlijke dagen
• De meeste kleine kantoren vinden het een grote last om werknemers te betalen voor extra tijd, zowel in termen van personeelsbestand als financiele kosten. U kunt de werknemers een beperkt aantal betaald persoonlijke / zieke dagen per jaar geven, omdat ze weten dat ze hen waarschijnlijk zullen nemen, of ze ze nodig hebben of niet. U kunt deze dagen collectief aangeven als "persoonlijke" dagen, inclusief ziekte dagen; Laat mensen niet liegen om ziek te zijn om een ​​vrije dag te krijgen. Laat werknemers niet toe om deze dagen naar een ander jaar door te geven; gebruik ze of verlies ze Kan werknemers ½ dagen of een bepaald aantal uren, in plaats van een volle dag, nemen? Parttime werknemers zijn meestal niet in aanmerking voor ziekte. Beschrijf de procedure voor het aanvragen van persoonlijke / zieke dagen.
  
  Juridische plicht
• U moet werknemers ontslag geven als een medewerker een dagvaarding ontvangt voor de jurisprudentie. Hoe gaat het met u? Zal je ze tijdens deze tijd betalen? Zal je ervoor zorgen dat ze hun jurisprudentie betalen of mogen ze het houden? Wanneer moeten ze terug aan het werk rapporteren ("wanneer de rechter niet in de zitting is" is gebruikelijk)? Zorg ervoor dat u het scenario "worst case" in dit gedeelte overweegt.
  
  Bladeren van afwezigheid
• Hoewel u geen onbetaald verlof hoeft te leveren, kunt u deze bepaling overwegen, met name voor waardevolle werknemers. Wat is de maximale tijd dat iemand onbetaald verlof kan nemen en nog steeds zeker zijn van een positie bij zijn / haar terugkeer naar het werk? Als u verzekering geeft, kan de persoon deze verzekering voortzetten als hij / zij de premies betaalt? Wat gebeurt er als de medewerker terugkomt; ontvangt hij / zij de voormalige positie?
  
  Militair verlof
• De Wet op de Uniformed Services Employment and Reemployment Rights 1994 vereist dat werkgevers een redelijke inspanning doen om de vaardigheden van werknemers die terugkeren op militaire plicht, te heropleiden of te verbeteren. Hoe zit het met werknemers die naar het zomerkamp gaan of naar andere kortlopende militaire verplichtingen? Hoe zal hun terugkeer worden behandeld?
  Wanneer u dit gedeelte hebt voltooid, bent u bijna klaar om het aan medewerkers te laten zien. Maar voordat u dat doet, neem het aan uw advocaat of een advocaat die een deskundige in arbeidsrecht is voor herziening.

Disclaimer:

Ik ben geen advocaat en ik geef geen juridisch advies. Dit artikel wordt ter informatie verstrekt en mag niet worden gebruikt. Raadpleeg een advocaat voor dit document en alle documenten van dit type.