8 Geldbesparende tips voor zakelijke evenementenplanners

Corporate events zijn leuk om te plannen, en brainstormen van ideeën en locaties brengt een creativiteitsniveau die veel corporate eventplanners geniet. Helaas, deze ideeën kunnen stoppen met hun sporen zodra de begrotingsnummers binnenkomen en de realisatie stelt dat uw evenementenbudget niet voldoet aan de visie van het evenement.

Creativiteit stopt echter niet bij het evenementenplanningsproces. Het is ook nodig om een ​​succesvol evenement op een beperkt budget te plannen.

Hier zijn een aantal geldbesparende tips voor zakelijke evenementenplanners:

1. Ken uw budget

Voordat u begint met het plannen van uw bedrijfsevenement, bepaal uw budget. Geen zin om uw tijd te spenderen om ideeën en potentiële locaties samen te stellen die u niet kunt veroorloven. Bepaal toegewezen kosten voor:

- Catering

• Entertainment
• Locatie
• Gastenluidsprekers
• Decoraties
• Overige incidenten
• Als u dit weet voordat u begint met planning, helpen wij u om binnen uw grenzen te blijven.

2. Vergeet niet deze budgetposten

Bij het plannen van een bedrijfsevenement, zorg ervoor dat u kosten voor de volgende items omvat:

Afdrukken voor handouts, presentaties

• Kosten voor signage en banners
• Marketing- en promotiekosten < On-site registratiediensten
• 3. Accepteer uw budget

Heb champagne smaak op een bierbudget? Niet wanhoop Bespaar jezelf de frustratie van het plannen van een groot budget evenement met een klein evenement budget. Accepteer het budget dat u heeft. In plaats van gefrustreerd te worden door het gebrek aan middelen, word creatief.

Er zijn tal van manieren voor zakelijke evenementenplanners om succesvolle, gedenkwaardige evenementen met beperkte middelen te plannen.

4. Flexibel zijn bij het onderhandelen van uw locatie

Indien mogelijk, wees flexibel bij het onderhandelen met een locatie. Overweeg een aantal potentiële data voor uw bedrijfsevenement en vraag of het hotel tijdens dit tijdschema openingen heeft.

Hotels bieden vaak gereserveerde prijzen aan om een ​​opening rond uw doeldatum te vullen en u kunt betere tarieven onderhandelen als u hun piekvraagstijden kunt omzeilen.

Bovendien, als er meerdere locaties zijn in de omgeving die aan uw wensen voldoet, gebruik dit tot uw voordeel. Wanneer u voor uw bedrijf concurreren, kunnen locaties over prijs onderhandelen en andere faciliteiten in de omgeving onderdrukken om uw bedrijf te winnen.

5. Vermijd afgemeten maaltijden

Als u eten bij uw bedrijfsevenement betaalt, is het veel kosteneffectiever om buffet stijl te serveren versus een sit-down maaltijd. Buffetten elimineren niet alleen de kosten van obers en tafelservice, maar u kunt ook het geld dat op het voedsel zelf wordt uitgegeven, verminderen.

Als u wilt dat gasten elkaar vermengen en elkaar ontmoeten, overweeg dan het bedienen van vingervoedsel en verminder de hoeveelheid ruimte om te zitten en eten.Als de gasten staan ​​en kleine borden hebben, eten ze minder en spenderen ze meer tijd in gesprek.

Volledig open bars kunnen een hapje uit uw evenementenbegroting halen, dus overweeg het om de bar te beperken tot bier, wijn, frisdrank en sap.

6. Boek Gasten Sprekers Vroeg

Net als vliegtickets en hotelkamers, spreken de luidsprekerprijzen de dichterbij die u bij de verloving krijgt. Boek vroeg om de beste prijs te krijgen.

Doe een beetje onderzoek en zie of er een passend gastspreker is die op dat moment al in je omgeving staat. Zij kunnen een verlaagd tarief aanbieden en u kunt op transport- en verblijfskosten besparen.

7. Overweeg om sponsors te gebruiken

In de wereld van vandaag zijn er sponsoren overal, van arena's en concertzalen tot sportieve evenementen zelf. Overweeg het gebruik van sponsors om de kosten van uw evenement te compenseren. Bedrijven die nauw verbonden zijn met uw bedrijf of industrie kunnen de gelegenheid verwelkomen om hun naam te promoten voor uw publiek. Zorg ervoor dat het goed aansluit bij uw bedrijf en de klantenkring bij uw bedrijfsfeest, en verken wat zij zullen bieden in ruil voor de blootstelling.

8. Wees voorzichtig bij het bijhouden van uw kosten

Bij bedrijfsevenementenplannen heeft u waarschijnlijk een team van meerdere mensen die verantwoordelijk zijn voor individuele taken.

Hou al die personen nauwlettend in de gaten over hun uitgaven. Communiceer duidelijk uw budget richtlijnen en wees voorzichtig in de kosten van het volgen. Vraag om regelmatige rapportage van de gemaakte aankopen en stel richtsnoeren vast voor welke uitgaven u voorafgaand aan het maken van de uitgaven moet hebben goedgekeurd. Dit is een gebied van bedrijfsevenementenplanning, waar het de controle is van cruciaal belang om uw uitgaven te houden binnen uw evenementenbudget.