Video: Choose Your Future – European Elections 23-26 May 2024
Als u een manager bent, weet u waarschijnlijk al dat u één-op-één ontmoetingen met elk van uw medewerkers moet houden. Dat is heel duidelijk. Maar wat moet je in hemelsnaam in deze samenkomsten doen? Hoe zorg je ervoor dat ze productief en de moeite waard zijn, in plaats van te tellen voor nog een vinkje in je managementlijst?
Hier zijn zeven manieren om optimaal gebruik te maken van uw één-op-één gesprekken met werknemers.
1. Doelvoortgang
Naast de reguliere één-op-één vergaderingen, moet u jaarlijkse prestatiedoelen hanteren. Planning voor prestatieontwikkeling is niet alleen om het succes en de mislukkingen van vorig jaar te bespreken; Het is om dit jaar doelstellingen en doelstellingen vast te stellen. U zal het hele jaar door naar deze doelen verwijzen.
Telkens wanneer u met uw medewerkers ontmoet, kijkt u naar deze doelen en ziet u hoe ze vooruitgang boeken om ze te bereiken. Uw werknemers zullen altijd weten wat van hen wordt verwacht en u zult altijd weten waar ze aan toe zijn ten opzichte van de benodigde vooruitgang.
2. Wijzigingsdoelen
Dit lijkt misschien het tegenovergestelde van het bovenstaande punt, maar de doelen die in december werden gesteld, zijn in juli niet altijd zinvol. Bedrijven reorganiseren, klanten verlaten uw organisatie en nieuwe klanten sluiten zich aan. Werknemers stoppen, en vervangen worden ingehuurd. Projecten worden gedood en nieuwe projecten worden toegevoegd. Met andere woorden, aarzel niet om wijzigingen aan te brengen in de originele plannen.
Als je met de werknemers gaat zitten en naar de doelen kijkt en een doel zinloos is, gooi het dan weg. Geen schuld. Maak erachter en voeg eventueel een nieuwe toe. Nu, als een doel niet langer steek houdt omdat uw werknemer het doel heeft bereikt, feliciteer haar dan en haal het van de lijst.
3. Vraag naar de benodigde ondersteuning
Een één op één vergadering is de ideale tijd om de medewerker te vragen waar ze hulp nodig heeft.
Een gecompliceerd project heeft mogelijk meer mankracht nodig. Ze werkt mogelijk samen met een collega die een pestkop en een eikel is. Ze is er net achter gekomen dat ze zwanger is en tijd nodig heeft voor doktersafspraken. Maar loop zorgvuldig, vraag niet naar behoeften als je ze negeert zodra ze geïdentificeerd zijn.
Neem geen verzoek om hulp op als teken dat uw werknemer niet in staat is om haar werk uit te voeren. Iedereen heeft hulp nodig en het is beter dat je een open, ondersteunende omgeving creëert in plaats van te wachten tot er een ramp is die je je weekendfixatie moet doorbrengen.
4. Carrièreplanning
Terwijl u zich richt op het werk van vandaag, maken uw werknemers zich zorgen over hun toekomst. Hoewel dit niet de focus is van iedereen op één vergadering, is loopbaanplanning een waardevol onderdeel van reguliere vergaderingen. Dit geldt zowel voor uw voordeel als voor uw medewerker.
U wilt weten waar ze wil, en u wilt haar helpen op die weg. Waarom? Omdat het beste wat u voor uw bedrijf kan doen, is de hulp de beste medewerkers behouden. Dat omvat carrieregroei. Er zijn maar weinig mensen die voor altijd in dezelfde baan willen blijven.
Dus, praat over wat uw medewerker moet doen en leer om een promotie te verdienen of voor te bereiden op een overdracht naar een ander type baan.
5. Lof
Iedereen wil horen wanneer ze succesvol zijn. Hoewel de beste tijd om een medewerker te prijzen is, is het op dit moment ("Hey, geweldige presentatie!" Of "Ik heb je net gezien dat je onophoudelijke klanten helpt. Geweldige job!") Beheerders zijn niet overal allemaal tegelijk.
Zorg ervoor dat u uw werknemers looft voor hun prestaties. Houd je ogen en oren open voor meldingen van goed werk. Als een andere persoon zegt, 'Hey, Jane heeft gisteren een geweldige job gedaan', schrijf het neer en breng het met haar op bij jezelf. (Dit is ook een goede documentatie voor uw prestatiegebaseerde salarisaanpassingen.)
6. Corrigeren
Samen met lofprijzen moeten correcties plaatsvinden. Net als lof, het merendeel van deze feedback is effectiever wanneer het in het moment wordt gegeven - indien van toepassing. Tenzij dringend en gevaarlijk is, moet u particuliere correcties bieden.
(Het is oké om een medewerker te schreeuwen om de brandblusser te krijgen om een kassa brand te laten vallen, maar het is niet goed om de medewerker te schreeuwen voor klanten en andere medewerkers omdat haar kassa-lade kort was.) > Een-op-één vergaderingen zijn de tijd om te gaan zitten en verbeteringen en adviezen te bieden.
De correcties die u aanbiedt kunnen variëren van kieskeurige eisen ("we hebben een bedrijfsstandaard voor het gebruik van Times New Roman voor rapporten, verander uw rapporten"), naar persoonlijkheidstreken die problemen veroorzaken ("Ik heb gemerkt dat u kritiek geeft uw collega's. Als u bezorgd bent over een collega, breng ze me alsjeblieft mee en ik zal ze behandelen. Jouw taak is om X, Y en Z te doen. Maak je geen zorgen over Jane's werk.)
Criticisms should always hulp in plaats van straf te bieden - tenminste in het begin. Geen manager mag perfectie verwachten. Er zijn echter enkele acties die "straf" kunnen vereisen. "Als een medewerker chronisch laat is, moet u mogelijk een prestatieverbeteringsplan opstellen. Als een medewerker andere werknemers pesten, moet u wellicht in haar personeelsbestand opschrijven en deze disciplinaire actie begeleiden met intensieve begeleiding.
Met regelmatige one-on-ones kunt u deze situaties bijhouden, zodat niets uit de hand komt. Bijvoorbeeld, je hebt nooit een werkplek-boelie overgenomen omdat je de problemen bij hun eerste bord hebt gecorrigeerd, en als correcties niet werken, documenteer je een sterk geval voor de beëindiging van de dienstverband.
7. Nieuwe opdrachten
Terwijl u niet wacht op een een-op-één vergadering om een werknemer nieuwe taak of doel toe te wijzen, is het vaak de beste plek om een nieuw project te bespreken. Het geeft u de tijd om het hele project en uw medewerker te stellen om vragen te stellen, zodat ze, wanneer zij u kantoor vertrekt, klaar bent om te gaan.
Ze kan ook zorgen en ideeën naar voren brengen die het project wellicht soepeler laten verlopen. Ze moet ook begrijpen hoeveel autoriteit en autonomie ze kan uitoefenen bij haar besluitvorming. Ten slotte moet de medewerker een kritisch pad met u creëren dat de tijdstippen aangeeft waarop u feedback nodig hebt over haar voortgang tijdens uw één op één vergaderingen.
Hoe vaak moet u een een-op-een vergadering houden?
Geen enkel antwoord dekt alle onvoorziene gebeurtenissen. Het hangt af van hoeveel werknemers u heeft, welk type werk u doet, hoeveel ondersteuning uw werknemers nodig hebben en uw planning. Soms is 15 minuten van één op één, één keer per maand, voldoende om alles bij te houden.
Soms heeft u een uur per week nodig om de zeven hierboven beschreven doelen te bereiken. Als u nieuw bent bij de één-op-één-gesprekken, begint u om de andere week een half uur en past u naar behoefte aan. U hoeft niet elke medewerker dezelfde hoeveelheid tijd in te plannen, maar u moet er zeker van zijn dat u de ene werknemer niet bevoordeelt boven de andere.
Wanneer u de gewoonte hebt om regelmatig afspraken te maken met uw directe rapporten, zult u merken dat uw afdeling soepeler werkt. Uw medewerkers weten wat ze moeten doen en u weet wat u moet doen om hen te helpen.
En als je ze nog niet vasthoudt, maak dan periodiek een persoonlijke afspraak met je baas. U zult profiteren van deze face-time met uw baas, net zoals uw werknemers profiteren van de tijd die ze een-op-een met u doorbrengen.