10 Dingen die u moet onthouden voor uw projectimplementatie

U hebt al die tijd met uw team gewerkt en een fantastisch product geleverd. Nu is het tijd om dat live te zetten en de gebruikers eigenaar te laten worden van het eindresultaat. Ben je klaar? U komt nadat u dit hebt gelezen.

1. Projectimplementatie begint met een plan

Wat u ook implementeert, u hebt een plan nodig om het project over te zetten van 'project' naar 'business as usual'. Hopelijk is dit al gedocumenteerd, of op zijn minst geschetst.

Het is het deel van het project dat valt tussen Projectlevering en Projectsluiting over de levenscyclus van het project.

Als u geen gedetailleerd plan hebt, is dit het moment om uit te zoeken hoe dit deel van het project precies zal gaan. De rest van dit artikel zal u helpen.

2. Betrek het Operations-team

Begin nu met die betrokkenheid als u het bedrijf niet zoals gebruikelijk hebt of operationele teams volledig betrokken zijn. Ze gaan de output in de toekomst bezitten. Als je een kantoor hebt gebouwd, gaan ze erin werken. Als je een smartphone-app hebt ontworpen, gaan ze deze verkopen en omgaan met klachten van klanten.

Ze moeten klaar zijn om te ontvangen wat het ook is dat uw project hen te bieden heeft.

Bonus Tip: Bouw vertrouwen op bij de juiste mensen in het begin van het project en het zal op dit punt worden terugbetaald.

3. Trainingsmateriaal voorbereiden

Het zou geweldig zijn als uw project iets zo intuïtief zou opleveren dat niemand training nodig had om het te gebruiken, maar dat is zelden het geval met de complexe projecten waar we vandaag aan werken.

Als het een kleine verbetering is voor een bestaand systeem, kunt u wegkomen met een korte e-mail voor gebruikers en een screenshot van wat er er anders uit zal zien als ze morgen inloggen.

Alles meer dan dat en je zult een serieus trainingsmateriaal moeten samenstellen om ze te helpen er grip op te krijgen.

Bonustip: zorg dat er mensen in de rij staan ​​om de training te geven. Als je de route van de 'live' training (of zelfs online zelfstudie training) afloopt - je hebt nog steeds iemand nodig om de materialen op te nemen), moet je hun beschikbaarheid controleren. Idealiter zou je zelf geen training moeten geven als de projectmanager.

4. Plan voldoende tijd voor training

Training, dat is een middag, toch? We kunnen tijdens een lunchpauze gezondheids- en veiligheidstrainingen voorzien voor het nieuwe personeel, OK?

No! Praat met sommige mensen in uw HR-teams en ontdek hoe lang het echt duurt om kwaliteitstrainingen te geven. Voeg daarbij het feit dat je misschien meerdere keren face-to-face cursussen moet hebben om mensen in verschillende diensten of op het werk te laten werken of die betrokken zijn bij iets dat zo kritiek is dat ze op die dag niet aan training kunnen deelnemen, en je kunt zie hoe snel de trainingstijd wordt uitgebreid.

Je hebt hoe lang je nodig hebt. Beknibbel op training en u krijgt niet de return on investment van het gebruik in uw eindresultaat. Eenvoudig.

5. Communiceer, Communiceer, Communiceer

Weet iedereen wat er gaat gebeuren als het dag wordt? Stel zo nodig een aftelplan op dat documenteert wie wat doet voor elk uur. We hebben deze met succes gebruikt bij grote software-implementaties waarbij er meerdere stappen zijn en teams betrokken zijn bij het operationeel maken van de nieuwe technologie.

Het infrastructuurteam moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat de hardware gereed is en de laatste controles heeft doorlopen. Vervolgens heeft het platformteam de omgeving voorbereid en de nodige back-ups gemaakt. Een applicatieteam voert de installatie uit en vervolgens is er gegevensmigratie waarvoor de gebruiker zich moet afmelden. Je kunt zien hoe veel bewegende delen problemen kunnen veroorzaken als er geen duidelijke stapsgewijze benadering is voor het runnen van de grote dag.

6. Uw documentatie opruimen

Uw projectdocumenten zullen de basis vormen van waar mensen naar kijken in de toekomst om erachter te komen wat ze moeten weten over wat er is gebeurd.

Zorg ervoor dat u alle projectgerelateerde documentatie, inclusief uw projectlogboeken, en eventuele projectrapporten die de geschiedenis en belangrijke beslissingen weergeven, archiveert en opruimt. In de toekomst moeten mensen hier mogelijk naar verwijzen.

7. Doe de Verandermanagement

Of werk met iemand die het gaat doen, als u bekwame afdelingsleiders of een manager bedrijfsverandering heeft.

Het beheren van wijzigingen in projecten is een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat u de zakelijke voordelen krijgt die u verwacht. Het kan helpen bij het integreren van de nieuwe processen of producten en voorkomt dat mensen teruggaan naar de oude manier van werken.

8. Controleer de Kennistransfer

OK, dus u laat de IT-servicedesk geen examen doen over uw project of iets anders, maar besteedt wat tijd en moeite aan controle om te controleren of ze echt hebben genomen aan boord van de kennis die u hebt overgedragen naar hen.

Je kunt dit doen door de eerste week van live te blijven of ze betrokken te laten worden bij het werken met projecten, of ze zelfs de volledige implementatie laten uitvoeren.

Wees erbij als ze je nodig hebben en praat met het management van die teams om te controleren of iedereen zelfverzekerd is voordat je weggaat.

9. Vergeet de gegevens niet

Of u nu iets nieuws implementeert of iets opwaardeert, er zullen op de een of andere manier organisatorische gegevens bij betrokken zijn. Als u gegevens van de ene plaats of het ene systeem naar het andere moet verplaatsen, plant u dat dan (en hoe u gaat controleren of alles goed is gedaan). Als u nieuwe gegevensbronnen maakt, of dat nu een nieuwe kantoorlocatie of een nieuw softwareproduct zijn, zorg er dan voor dat deze gegevens zoals gepland in de belangrijkste systemen van het bedrijf kunnen worden ingevoerd.

In veel gevallen bevindt de laatste test zich in de live-omgeving. Laat het technisch team en de data-analisten stand-by staan ​​voor het geval dingen niet helemaal werken zoals je had gehoopt.

10. Plan je exit

Je wilt niet voor eeuwig deel uitmaken van dit project, dus je moet weten dat je gracieus kunt afsluiten.Het is de bedoeling dat u deze overbodig maakt, zodat u gemakkelijk over kunt stappen naar een nieuw project. Als het business as usual-team eenmaal zelfstandig kan zijn, zou u niet langer nodig moeten zijn. Plan om dat zo snel mogelijk te laten gebeuren!