10 E-mail Tips voor het communiceren van voordelen Open inschrijving

Jaarlijks biedt open inschrijving werkgevers de mogelijkheid om voor een korte periode, in het algemeen ongeveer 30 tot 45 dagen, groepsvoordelen aan hun werknemers te bieden. Tijdens dit kritieke venster moeten medewerkers op de hoogte worden gesteld van de werknemersvergoedingen waaraan zij zich kunnen inschrijven, wanneer dit moet gebeuren en waar te registreren. Helaas worstelen veel human resource teams de noodzakelijke informatie aan werknemers, zodat ze kunnen missen.

Email kan een krachtig communicatiemiddel zijn voor het opleiden van medewerkers tijdens open inschrijvingsperiodes, wanneer het recht wordt gebruikt. Omdat het algemeen aanvaard en toegankelijk is als communicatiemiddel, kan dit een goede manier zijn om alle medewerkers te bereiken. Leer 10 deskundige tips voor het communiceren van voordelen tijdens open inschrijving, zodat uw medewerkers dit jaar optimaal profiteren van uw groepsvoordelen.

Tip # 1 - Plan om voordelen te delen voor, tijdens en na open inschrijving

Maanden voor de open inschrijvingsdatum is het belangrijk om een ​​stevig communicatieplan te hebben voor het leveren van de relevante informatie aan medewerkers voor inschrijving, tijdens de actieve inschrijving, en zodra de inschrijving weggooit. Dit kan een reeks e-mails zijn die werknemers aanmoedigen specifieke acties aan te gaan, met links naar de inskrijvingssite en de voordelen van informatie.

Tip # 2 - Een centrale voordelen communicatievertegenwoordiger toewijzen

Responsiviteit is cruciaal tijdens open inschrijving, omdat medewerkers in deze tijd ontelbare vragen hebben.

Zorg ervoor dat u tenminste één persoon toewijst die als aanspreekpunt zal dienen voor alle inkomende e-mails van medewerkers die vragen en zorgen hebben. Dit moet iemand zijn die zeer bekend is met de details van het plan, de tarieven en de deadlines.

Tip # 3 - Gebruik een intern systeem voor het verzamelen van voordelen gerelateerde informatie en analytics

Track uw bedrijf actief aanmeldingen, gedeeltelijke aanmeldingen en andere aspecten van het inschrijfproces?

Als dat niet het geval is, dan kan een intern systeem handig zijn om bovenop het inschrijvingsbeheer over de gehele organisatie te blijven. Gebruik een gratis e-mailserver zoals Outlook om e-mailmeldingen op te stellen voor gegevenswijzigingen.

Tip # 4 - Maak een serie messaging voor wekelijkse contactpunten met medewerkers

Open inschrijving kan makkelijker en productief worden gemaakt wanneer er een constante uitwisseling tussen het HR-team en de medewerkers plaatsvindt. Maak als onderdeel van uw e-mailcommunicatiestrategie een reeks berichten aan die over gezondheids- en wellnessonderwerpen, de kenmerken van batenprogramma's en andere gerelateerde zaken spreken. Verstuur in wekelijkse contactpunten e-mails voor iedereen.

Tip # 5 - Geef managers een wekelijks account van de inschrijvingsaanvragen

Het is altijd een goed ding om volledige invordering van managers te krijgen tijdens de inschrijvingsaanvragen.Waarom? Managers kunnen medewerkers helpen om voorrang te krijgen in hun voordelen voor het komende planjaar, en ze kunnen delen hoe voordelen de doelstellingen van de werknemers ondersteunen. Gebruik een gefocusseerde e-mailcampagne voor managers tijdens de OE-periodes om hen op de hoogte te houden van belangrijke taken en data.

Tip # 6 - Maak voordelen e-mails leuk

De open inschrijvingsperiode hoeft niet stressvol te zijn. In feite kan het een kans zijn om een ​​beetje plezier te hebben.

Ontwikkel e-mails met een aantal leuke spelletjes, zoals trivia-vragen, interessante feiten over het bedrijf, en gratis gezonde snacks.

Tip # 7 - Controleer de juiste grammatica en spelling in e-mails

Zorg ervoor dat grammatica en spelling grondig worden gecontroleerd voordat u e-mails voordelen verzendt. Dit kan ervoor zorgen dat geen typos hun weg naar lezers maken en dat de e-mails goed zin hebben. Typo's kunnen werknemers verwarren en ze lijken onprofessioneel.

Tip # 8 - Gebruik een standaard e-mail sjabloon en laat de HTML

uit. Als u e-mails ontwikkelt voor voordeelcommunicatie, zeggen experts dat het het beste past bij het standaard e-mail sjabloon en houd het eenvoudig. Stray HTML kan interfereren met sommige e-mail leesprogramma's, vooral op mobiele apparaten.

Tip # 9 - Schrijf krachtige onderwerplijnen

E-mails worden alleen gelezen zodra ze geopend zijn.

En dit gebeurt niet als de onderwerpregel de ontvangers niet dwingt. Bij het schrijven van e-mails, focus op het creëren van een e-mailvak die de ontvangers zal intrigeren om de e-mail te openen met krachtwoorden zoals "dringend", "tijdgevoelig" en "aandacht" kunnen dit doel bereiken.

Tip # 10 - Gebruik totale beloningsverklaringen in seizoensgebonden e-mails

Om medewerkers te helpen de volledige waarde van hun personeelsbeloningen te begrijpen, gebruik tenminste één keer in deze kwartaal totale beloningsverklaringen. Dit kan als PDF aan individuele e-mails worden gehecht of een hyperlink kan in de e-mail worden opgenomen om een ​​totale beloningsverklaring op het gemak van de medewerkers uit te voeren.