Een incentivereizen of executive retreatagenda schrijven

Eventplanners zijn de opdracht om een ​​beknopte, maar informele agenda voor de vergaderingen en evenementen die zij organiseren te organiseren, inclusief agenda's voor weeklange corporate retraites. Of de agenda is voor een dag van vergaderingen voor filial managers of vier dagen teambuildoefeningen voor nieuwe huur, de basiselementen blijven hetzelfde.

Tips voor het schrijven van de agenda

Een agenda voor een evenement schrijven, met name een evenement met meerdere dagen, is soms uitdagend omdat de agenda (of in het kort overzicht) kort moet zijn, terwijl alle nodige informatie wordt verstrekt.

Immers, de meeste deelnemers zullen bekend zijn met de aangeboden programma's en willen niet om een ​​uitgebreid document vliegen om uit te vinden waar ze moeten zijn en wanneer. Het is jouw taak als evenementplanner om het leven van de aanwezigen zo gemakkelijk mogelijk te maken.

De basiselementen van een agenda moeten de volgende informatie bevatten:

• Naam en locatie van het evenement.
• Dag en exacte tijd van elke gebeurtenis / activiteit tot het kwartier.
• Het soort evenement, zoals creatieve hersensorende sessie versus een strategische doelstelling sessie tegen paneelbespreking met teamleiders
• Belangrijke informatie over het evenement, zoals hoe je een ontmoeting wilt aantrekken als het een lunch is, diner of cocktailpartytje (dwz zaken casual vs. black-tie)
• Tip: Laat de deelnemers altijd weten waar ze aanvullende informatie kunnen vinden, zoals de website van de gastorganisatie.

Voorbeeldformaat Agendaformaat

De meeste agenda-indelingen hebben een koptekst in het midden van de pagina met één of drie regels tekst met de naam van het evenement, de naam van de organisatie die de evenement en de datum waarop het evenement begint.

De agenda wordt dan georganiseerd in twee kolommen: de linkerkantkolom bevat data en tijden. Aan de rechterkant staat de naam van het evenement en details over de activiteit.

Uw agenda moet makkelijk volgen en als het een eendag evenement is, probeer alles op één pagina te krijgen. Denk eraan dat de algemene reisroute één van de verschillende zaken is die u met andere formele uitnodigingsmaterialen wilt voorbereiden, zoals elektronische en gedrukte uitnodigingen.

Omdat deelnemers meerdere stukken van communicatiemateriaal van je ontvangen, zullen er veel kansen zijn om diepgaande informatie in een ander document te verstrekken.