Wat u moet weten Voordat u uw evenementmenu kiest

Als het gaat om het plezier van de gasten van een evenement, zijn eten en drinken bijna net zo belangrijk voor een evenement als het doel van het evenement zelf. Als eventplanner bent u waarschijnlijk verantwoordelijk voor het werken met de cateringprofessional om het eten te plannen tot aan het selecteren van elk menu-item voor uw groep.

Het evenementenmenu plannen

Of u nu met een privécateraar of de cateringmanager op de evenemententerrein zelf werkt, het is altijd handig om rekening te houden met verschillende factoren voordat u het menu gaat bouwen.

Het eerste om te onthouden is dat de menu-opties die ze presenteren bijna altijd 100% flexibel zijn. En hoewel de meeste cateraars u toestaan ​​om het menu en het aantal koppen ongeveer drie weken voorafgaand aan het evenement te bevestigen, raad ik u aan om het menu veel eerder in het planningsproces te bevestigen. Dit is wat u moet weten voordat u begint.

Menu's voor ontbijt, lunch en diner

Het menu moet verschillende voorverpakte maaltijdopties en à la carte selecties bevatten die zijn ontwikkeld door de chef-kok of cateraar. De benadering van de verschillende maaltijden van de dag - ontbijt, lunch en diner - zijn over het algemeen uniek. Houd rekening met het volgende:

• Ontbijt: Als het om het ontbijt gaat, zijn pakketmenu's meestal kosteneffectiever en eenvoudiger te selecteren, inclusief continentale opties, warme buffetten en ontbijtstations. Als je het ontbijt aanbiedt voorafgaand aan het officiële programma, kies dan de optie die het beste past bij het schema van je evenement.

• Lunch: De meeste cateraars bieden verschillende lunchbuffetopties, "werklunch" -keuzes (zoals à-la-cartesandwiches en geschikte zijkanten), en zelfs lunchboxen. Nogmaals, de beste keuze van het type maaltijd zal volledig afhankelijk zijn van het programma van uw programma, dus bedenk hoeveel tijd de gasten zullen moeten eten.
• Diner: U hebt altijd de keuze uit een verpakt dinerbuffet of geplateerde diners, en beide bieden een keuze uit drie tot vijf gangen. Hier vindt u items die de persoonlijke voorkeuren van de chef-kok weerspiegelen en is meestal ook een tijd om het eten te laten schijnen.

Break Foods en ontvangstmenu's

Als het gaat om het plannen van het eten tijdens een evenement, is de planning niet altijd beperkt tot drie vierkante maaltijden. Veel meerdaagse conferenties vereisen cateringplanning buiten het ontbijt, de lunch en het diner, misschien tijdens geplande pauzes of ontbijt- en cocktailrecepties. De chef-kok of cateraar kan u verschillende meer voorverpakte maaltijdopties en à-la-carteselecties aanbieden:

• Pauze-items: Als uw budget het kan veroorloven, zijn thema-breaks altijd interessanter dan standaard drankjes en snacks.
• Recepties: De meeste cateraars bieden à-la-carteopties voor gekoelde en warme hors d'oeuvres en gehoste bar-ontvangstpakketten (in rekening gebracht per uur of per consumptie). Ze bieden ook koude en warme schotels en dessertstations.

The Big Dinner Question: Buffet or Plated?

Ongeacht de maaltijd in overweging, ben ik tegengekomen dat het managementteam dat een evenement host, het verkeerde formaat heeft aangevraagd voor het serveren van een maaltijd.

De volgende tijdoverwegingen moeten dienen als een goede richtlijn om te bepalen hoe de maaltijd het beste kan worden geserveerd:

• Verguld: Vergulde maaltijden hebben ten minste 1,5 uur, zo niet 2 uur, van de agendatijd nodig om naar behoren te worden bewaard serveren en de kamer schoonmaken. Verzorgde maaltijdservice wordt het meest gebruikt voor diners en ontspannen senior executive meetings.
• Buffet: Probeer maximaal 1 uur agenda-tijd toe te staan ​​voor elke buffetmaaltijd. Buffetten zijn een geweldig formaat voor ontbijt en lunch.
• Passende items: Hoewel het een goede optie is voor hors d'oeuvres, wordt het serveren van porties meestal alleen tijdens recepties gebruikt.

Overwegingen bij speciale behoeften

Ten slotte, maar daarom niet minder belangrijk, houden de overwegingen van de menuplanning rekening met speciale dieetbehoeften. Het is van cruciaal belang om uw cateringsmanager op te nemen en te informeren over speciale verzoeken en behoeften van uw gasten, inclusief, maar niet beperkt tot:

• Voedselallergieën
• Religieuze vereisten
• Overige dieetbeperkingen

De enige manier om te weten over dergelijke speciale behoeften is om te vragen, en de enige manier om te plannen voor hen is om ze zo snel mogelijk te bespreken met uw catering professional.

Een banketevent bestellen

De banketeventorder is het formele artikel dat alle elementen van uw cateringbehoeften beschrijft zodra u alle overwegingen en planningsstappen hierboven hebt doorlopen. Het vereist uw handtekening (als de evenementenplanner), dus bekijk dit document zorgvuldig, want zowel u als de cateraar zullen er later naar verwijzen. Het bevat de volgende beslissingen, verzoeken en vereisten:

• Eten en Drinken
• Zalen instellen
• Audiovisueel
• Entertainment en inrichting
• Kosten

Weetjes over etenswaar en drankbudget

Zorg er bij het opstellen van uw cateringbudget voor dat u rekening houdt met de volgende kosten:

• Minimums van de catering: De meeste maaltijden vereisen een minimale head count en worden per persoon berekend.
• Arbeidsprijs: een minimumheffing toegepast op het instellen van uw evenement; echter vaak onderhandelbaar en kwijtgescholden als het evenement voldoet aan minimumvergoedingen.
• Chef-prijs: Wordt in rekening gebracht als uw evenement een carving-station gebruikt.
• Barmangeld: Wordt in rekening gebracht als uw evenement bartenderservices vereist.
• Kamerhuur: Vaak verhandelbaar en kwijtgescholden als het evenement aan minimumvergoedingen voldoet.
• Servicekosten en omzetbelasting: Anticipeer op 20% of percentage geïdentificeerd als servicekosten en lokale belastingen.